BUSCARV en dos o más columnas de criterios

Si alguna vez intentó utilizar una función BUSCARV con dos o más columnas de criterios, rápidamente descubrió que simplemente no fue creada para ese propósito. Afortunadamente, existe otra función que puede funcionar como alternativa a BUSCARV dependiendo de lo que quieras devolver.

Índice
  1. Video
  2. Objetivo de búsqueda de varias columnas
  3. Suma condicional para búsquedas
  4. Usando BUSCARV con el método SUMIFS
  5. Usando BUSCARV con el método CONCATENAR
  6. GRATIS: Desafío de velocidad de Excel
  7. Conclusión
  8. Archivo de muestra

Video

Objetivo de búsqueda de varias columnas

Primero, confirmemos nuestro objetivo mirando un libro de trabajo de muestra. Hemos exportado cierta información de nuestro sistema de contabilidad y básicamente resume los totales de transacciones del mes por clase y por cuenta. A continuación se muestra una muestra de la exportación:

20140109a

A partir de estos datos exportados, nos gustaría recuperar montos seleccionados según las columnas de clase y cuenta. Queremos recuperar las cantidades y colocarlas en nuestro pequeño informe, que se muestra a continuación:

20140109b

Si está familiarizado con la función BUSCARV, le resultará natural intentar crear el informe con esta función porque, después de todo, se trata de una tarea de búsqueda. Y las tareas de búsqueda se resuelven mejor con funciones de búsqueda tradicionales… ¿verdad? Bueno, eso depende. Depende de lo que estés intentando recuperar.

Suma condicional para búsquedas

Si está intentando recuperar un valor numérico, como una cantidad, es posible que una función de búsqueda tradicional no sea su mejor opción. Este es el por qué. A partir de Excel 2007, Microsoft incluyó la función de suma condicional SUMIFS. Esta función de suma de múltiples condiciones está diseñada para sumar una columna de números e incluir solo filas que cumplen una o más condiciones. ¿Ya empiezan a conectarse los puntos?

Si aplicamos esta idea a nuestra tarea, rápidamente nos daremos cuenta de que podemos usar esta función de suma condicional para recuperar los valores de nuestro informe.

El primer argumento de la función SUMIFS es el rango de suma, es decir, la columna de números a sumar. En nuestro caso, la columna que tiene el valor que deseamos devolver. Los argumentos restantes vienen en pares: el rango de criterios y el valor de los criterios.

Es útil pensar en la función en estos términos: sume esta columna (argumento 1), incluya solo aquellas filas donde esta columna (argumento 2) es igual a este valor (argumento 3) y donde esta columna (argumento 4) es igual a este valor (argumento 5), y donde… y así sucesivamente, hasta 127 pares.

Por lo tanto, para completar nuestro informe, recuperaremos los valores de monto de la exportación y combinaremos las columnas de clase y cuenta, como se muestra a continuación.

20140109c

Si hay varias filas con la misma clase y cuentas, entonces la función SUMIFS devolverá la suma de todos los elementos coincidentes.

Como puede ver, si el valor que intenta devolver es un número, entonces la función SUMIFS simplifica la realización de búsquedas de varias columnas. Pero, ¿qué pasa si el valor que intentas devolver no es un número? Bueno, entonces necesitarás usar una función de búsqueda tradicional como se explica a continuación.

Usando BUSCARV con el método SUMIFS

Un método es utilizar BUSCARV y SUMIFS en una sola fórmula. Básicamente, utiliza SUMIFS como primer argumento de BUSCARV. Este método se explora en profundidad en esta publicación de Excel University:

Usando BUSCARV con el método CONCATENAR

Si está intentando devolver una cadena de texto en lugar de un número, o está utilizando una versión de Excel que no tiene SUMIFS, entonces probablemente tenga que usar una función de búsqueda tradicional como BUSCARV junto con la función CONCATENAR para generar un única columna de búsqueda única. Este enfoque está bastante bien documentado, pero la idea básica es la siguiente: primero cree una única columna de búsqueda y luego use BUSCARV.

Nuestro ejemplo será una lista de empleados, como se ilustra a continuación:

20140109d

Necesitamos recuperar el estado de la lista de empleados para nuestro pequeño informe que se muestra a continuación:

20140109e

Dado que el valor que intentamos devolver, el estado, es una cadena de texto y no un número, no podemos utilizar la función SUMIFS. Por lo tanto, tendremos que recurrir a la vieja escuela con BUSCARV y CONCATENAR.

Comenzamos construyendo una columna auxiliar que básicamente crea los valores de búsqueda combinados. Esto se puede lograr fácilmente con la función CONCATENAR o el operador de concatenación (). Esta nueva columna de búsqueda se ilustra en la columna B a continuación:

20140109f

Ahora tenemos una única columna de búsqueda que se puede usar con una función de búsqueda tradicional como BUSCARV. El informe se puede completar buscando los nombres combinados dentro del nuevo rango de búsqueda, como se muestra a continuación:

20140109g

Este mismo enfoque se puede utilizar cuando es necesario considerar dos, tres o más columnas de búsqueda.


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Conclusión

Además de poder realizar búsquedas de varias columnas cuando el valor de retorno es numérico, la función SUMIFS tiene beneficios adicionales en comparación con las funciones de búsqueda tradicionales. Por ejemplo, devuelve cero cuando no se encuentra ningún valor coincidente, devuelve la suma de todas las coincidencias, admite operadores de comparación y no se interrumpirá cuando se inserte una nueva columna entre las columnas de búsqueda y de retorno.

Entonces, cuando esté a punto de utilizar la función BUSCARV para realizar una tarea de búsqueda, considere usar SUMIFS en su lugar. Lo creas o no, la función SUMIFS es una función de búsqueda maravillosa.

Si tiene otros enfoques preferidos para las búsquedas de varias columnas, nos encantaría saber más… publique un comentario a continuación.

Archivo de muestra

Si desea jugar con el libro utilizado para generar las capturas de pantalla anteriores, no dude en descargar el archivo de muestra:

  • Búsqueda de columnas múltiples.xlsx

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