Carta de Confidencialidad
En la actual era de la información la misma es un recurso fundamental y de gran importancia para las empresas. Por eso se desarrolló un documento legal conocido como carta de confidencialidad para evitar la divulgación de los implicados en un proyecto o producto.
Originalmente la carta de confidencialidad fue concebido por instituciones gubernamentales para evitar la divulgación de proyectos secretos. Ahora, el conocimiento previo de un producto por parte de una empresa antes de su salida al mercado puede traer una serie de inconvenientes.
Por lo tanto una carta de confidencialidad puede ser un instrumento legal para evitar pérdidas causadas por la divulgación de información. Como también la caída de precios de las acciones de una empresa en la bolsa de valores.
Cuando Puede ser Necesaria una Carta de Confidencialidad
El uso de la carta de confidencialidad puede reservarse para todo tipo de sectores industriales y en materia fiscal. Por consiguiente puede ser utilizado por personas naturales, jurídicas, microempresas, grandes empresas y agentes gubernamentales.
Todas estas mediante la elaboración de un contrato detallado y brevemente revisado en conformidad por ambas partes. Sus usos pueden ser:
- Mantener la confidencialidad del desarrollo de nuevos productos o tecnología.
- Evitar la divulgación de información sensible correspondiente a la empresa o nación.
- Resguardar la información de clientes o inversiones estrategias de la empresa.
- Salvaguardar la seguridad de la empresa o la nación de agentes externos.
- Ocultar hechos sensibles que puedan alterar la imagen de una empresa o nación.
Estos usos previamente mencionados son los más comunes que podemos conseguir para la formación de una carta de confidencialidad. Sin embargo el uso de la misma puede extenderse mientras sea en conformidad de ambas partes.
Cómo Redactar una Carta de Confidencialidad
La redacción de una carta de confidencialidad se realiza por medio de un abogado o consultor jurídico para otorgarle validez legal. Aparte de estos los aspectos más comunes que podemos conseguir en dicho documento son:
- Indicar el nombre o razón sociales del organismo al cual va dirigido.
- Incluir la fecha y lugar en donde se emite dicha carta.
- Establecer las cláusulas de compromiso.
- Presentación de las consecuencias ante el incumplimiento de dicho documento.
- Declaración jurada por parte del firmante.
- Firma de ambas partes para darle validez legal al documento.
- Sello por parte del abogado o consultor legal.
- Recolección de datos por parte de los testigos presentes.
- En algunos casos, establecer la dirección física del organismo.
Los requerimientos previamente mencionados pueden ser alterados, modificados o ampliados mientras sean aceptados por ambas partes. También en la carta de confidencialidad se pueden agregar consecuencias monetarias en caso de su incumplimiento como también acceso libre a investigaciones con respecto al tema.
Ejemplos
Para finalizar el entendimiento de la carta de confidencialidad por parte del lector se realizará un breve ejemplo con un trámite de Colombia. Esto con la intención de familiarizar más con dicho tema, la presente a continuación es:
Bogotá, 07 de Abril del 2023
Gobierno de la República de Colombia
A quien corresponda:
Yo, Emilio Vásquez portador del documento X-XXXX-XXX en la presente fecha estipulada y por medio de la constancia legal de mi firma. Hago constar que tengo el deber por medio de esta carta de confidencialidad de no divulgar bajo ningún medio cualquier tipo de información confidencial del Gobierno de Colombia.
En la presente hago constar que la responsabilidad de confidencialidad se mantendrá durante el tiempo en el que me encuentre prestado servicio. Así como también posteriormente cuando me retire de mí puesto de trabajo.
La información de tipo confidencial incluye:
- Planes estratégicos en materia de seguridad de la nación.
- Información privada de los demás compañeros de trabajo en el área.
- Datos relevantes sobre proyectos tecnológicos aún no publicados.
- Diversos protocolos de seguridad y resguardo de información.
- Localización de equipos o sitios de trabajo no publicados.
En caso de que el Gobierno de Colombia solicitará una investigación hacia mi persona por la posibilidad de una divulgación de dicha información a terceros. Me comprometo total y completamente a presentar mis servicios a las autoridades locales como a entes judiciales.
Atentamente.
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Emilio Vásquez