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Control de Inventarios

El control de inventarios forma parte de un riguroso proceso de conteo de los activos de una empresa. Donde se evalúan todos los departamentos involucrados y se da fe de las ganancias que una empresa posee. De igual forma, sirve para organizar los lotes de mercancía que posea una empresa y así poner a la venta los lotes más viejos. 

Mediante el uso del control de inventarios se establece un ciclo estable que permita el correcto funcionamiento de la producción.

¿Qué es un Control de Inventarios?

El verificación de una relación, es una herramienta mediante la cual se organiza sistemáticamente una serie de bienes pertenecientes a una organización. Este sirve para mantener un registro de la existencia de los productos pertenecientes a la empresa.

Una empresa siempre debe producir la misma cantidad de artículos que comercializa. Manteniendo de esta forma, un inventario estable en relación a la producción y ventas.

A través del control de inventarios se le permite a las empresas conocer los activos que poseen y como esta la relación producción- perdida- ventas.

¿Cómo hacer un Control de Inventarios?

El control de inventarios requiere de una serie de pasos que se deben realizar para que llevar de esta forma todo cuadre perfectamente.

Conocer la Existencia de Productos

A través de un catálogo interno de productos se puede conocer la existencia de estos y en que cantidad los hay. Conociendo de esta forma la habilidad de la empresa para reponer las cantidades vendidas. 

Clasificación de Productos

Establecer una clasificación para los productos hará que el control de inventarios se realice de una forma más rápida y más sencilla. Estos pueden dividirse por categorías, marcas o proveedores.

Establecer Tiempos

Es importante establecer el periodo que transcurrirá entre un inventario y otro. De esta forma habrá un mayor control de inventarios en la cantidad de producción de la empresa.

Tipos de Control de Inventarios

A continuación, en el siguiente apartado se presentaran los tipos de control de inventario:

Inventario Perpetuo

Este tipo de control de inventarios es realizado constantemente, es decir, de forma diaria. Reflejando de esta forma la producción, cantidades de pérdida y la venta que se realiza en la empresa. A través del control de inventario perpetuo se establece un control más estricto dando de esta forma los resultados inmediatamente.

Inventario Periódico

En este caso, para ese control de inventarios se establece previamente una fecha para este. O bien, periodos de tiempo entre un control de inventario y otro. 

Para este tipo de control de inventarios es importante el cese de la producción y de las ventas. Para de esta manera realizar un trabajo a profundidad y así conseguir la información requerida mucho más completa.

Cómo realizar un Control de Inventarios

Hay tres factores que determinarán el éxito del control de inventarios Los cuales son:

Administración Física

En este factor se toma en cuenta el espacio donde se ejecuta la producción y donde se realizan los trabajos de distribución del producto. Para que el trabajo realizado en esta etapa sea exitoso se debe separar los productos que aún no estén acabados, los productos que ya están hechos y los de venta libre.

De igual manera se debe establecer un supervisor o responsable de esta área, el cual será el encargado del inventario de la zona que tenga a su responsabilidad.

Gestión Financiera y Administrativa

En esta etapa se lleva un control de inventarios o financiero de la producción. Se toma en cuenta los productos que han sido vendidos en un periodo de tiempo, las pérdidas que ha sufrido la empresa y los productos que estén disponibles para la venta.

Coordinación Entre áreas Responsables del Control de Inventarios

Debe existir un sistema de comunicación constante entre cada área que integra el control del inventario. Los departamentos de producción, contabilidad, compra y venta deben coordinar perfectamente entre sí. Debido a que uno depende del otro:

El departamento de ventas necesita que se produzcan artículos para venderlos.

Compras Necesita Conocer que y Cuando Comprar

El departamento de producción necesita conocer que cantidad es necesaria para producirla. Contabilidad debe conocer los gastos y ganancias que generan los departamentos.

Si estos departamentos no se encuentran coordinados y si no se realiza una actualización constante de la producción el control de inventario arrojará resultados erróneos que pondrán en riesgo la operatividad de la empresa.

Evaluación de Control de Inventarios

En esta parte se evaluará todo lo relacionado a los precios y lotes de los productos que se encuentran en existencia del control de inventarios . Por lo tanto Existe una serie de parámetros que deben realizarse al momento de inspeccionar un control de inventario: 

Precio Promedio Ponderado

En esta fase se evalúa el precio de un producto que resulta de la promediación entre los costos de producción.

Primeras Entradas – Primeras Salidas 

Es aquí donde se realiza un control de inventarios profundo y se separan los artículos por lote. Así bien, los lotes que hayan sido producidos primero, son los que primero estarán siendo ofertados para el público. 

Quedando así en inventario interno de la empresa los últimos productos que se producen.

Identificación Específica 

En esta fase se evalúa el precio real de cada artículo que se produce. Generalmente el precio de venta de un artículo se obtiene estudiando la existencia del precio de venta actual restando el margen de utilidad bruta de un control de inventarios .

Documentos Importantes

En todo momento que se realice un control de inventarios debe implementarse el uso de una serie de documentos los cuales definirán el camino de la producción. Dichos documentos son:

Órdenes de Compra de Control de Inventarios

Este documento establece las compras que se han realizado a través de los proveedores de materia prima de la producción. Las órdenes de compra deben contener la descripción y la cantidad de los productos que han sido adquiridos, el precio por unidad o de la factura completa de compra reflejando los impuestos del control de inventarios .

Orden de Requisición de Materiales

Mediante este documento el departamento de producción realiza la solicitud de los materiales que se necesitan para continuar con el proceso. Con descripción y la cantidad exacta. De igual manera, debe llevar el nombre del responsable del departamento con su firma.

Nota de Remisión

Las notas de remisión o factura es la que muestra la existencia de productos disponibles para la venta al público.

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