Descripción del puesto de asistente administrativo (habilidades, deberes, salario, certificación y más) -

Del administrador

Una empresa muy similar a la mística ciudad de Oz. En la cima está el CEO, el todopoderoso mago de los negocios, por así decirlo. Aparentemente tienen control sobre todo, lo que lleva a la organización al éxito. (Si son buenos, por supuesto). Pero si abres el telón, ves una historia diferente.

Ahora bien, no estamos diciendo que muchos directores ejecutivos no sean increíblemente hábiles, solo que tienen un ejército de apoyo y uno de los componentes más críticos… es el asistente administrativo .

Sin asistentes administrativos, muchos directores ejecutivos y otros líderes empresariales se derretirían como la Malvada Bruja del Oeste después de arrojarle un vaso de agua. Simplemente no podrían mantenerse al día con todas las demandas que los rodean como un tornado.

Sin embargo, cuando tienen a su lado un asistente administrativo competente y capaz, la historia cambia. Pueden saltar sin mucha atención porque saben que alguien los respalda.

¿Qué es un asistente administrativo?

Cuando algunos piensan en las funciones de un asistente administrativo, imaginan el estereotipo del secretario de antaño. Tal vez contesten el teléfono, administren archivos y preparen café. Tienen una voz cantarina y una sonrisa radiante, similar a Glinda la Bruja Buena. (Oh, ¿pensaste que se hizo la analogía de OZ? ¡No!)

Pero, si bien un asistente administrativo ciertamente puede poseer las cualidades anteriores, esta es una visión obsoleta del puesto. Los asistentes administrativos de hoy son feroces y la mano derecha de los directores ejecutivos. Garantizan que las actividades diarias se manejen de manera competente, lo que permite a los líderes empresariales centrarse en otros asuntos.

Además, actúan como enlace entre otros departamentos y el director general . Son los guardianes definitivos que garantizan que, al igual que la Ciudad Esmeralda, el tiempo del director ejecutivo esté protegido.

Básicamente, la principal responsabilidad de un asistente administrativo es hacer la vida lo más fácil posible para el director ejecutivo. Ya sea administrar un calendario , manejar llamadas entrantes o, sí, incluso preparar una taza de café, se aseguran de que todo suceda de manera rápida y sin problemas.

¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un asistente administrativo?

Como ocurre con la mayoría de los trabajos, las tareas del asistente administrativo pueden variar de una empresa o puesto a otro. Cada director ejecutivo tiene necesidades diferentes. Algunos están influenciados por preferencias personales, mientras que otros están influenciados por el sector de la organización.

Sin embargo, también existen algunas similitudes entre muchos de los roles. A continuación, se muestran los deberes y responsabilidades que encontrará en la descripción del puesto de asistente administrativo típico:

• • Generar informes
  • Preparar presentaciones
  • Gestionar documentación y archivo.
  • Solicitar suministros y programar el mantenimiento del equipo de oficina.
  • Administrar calendarios
  • Programar reuniones
  • Gestionar los arreglos de viaje.
  • Contestar teléfonos y seleccionar llamadas directas
  • Obtener las actas de la reunión
  • Investigacion de conducta
  • Ayudar a los visitantes
  • Revisar, organizar y responder correos electrónicos.
  • Mantener listas de contactos
  • Distribuir recordatorios
  • Gestionar informes de gastos

Básicamente, manejan tareas críticas pero bastante mundanas para garantizar que el director ejecutivo no tenga que dedicar su tiempo a ellas. El objetivo principal de un asistente administrativo es gestionar el día a día, garantizando que los líderes de la empresa puedan centrarse en el panorama más amplio, fomentar la innovación o mantener la empresa avanzando en la dirección correcta.

¿Qué habilidades necesitan los asistentes administrativos?

Los mejores asistentes administrativos son técnicamente expertos y socialmente competentes. Tienen la combinación adecuada de inteligencia, corazón y coraje, lo que les permite abordar situaciones complejas, aprovechar al máximo las herramientas disponibles y obtener los resultados necesarios.

Esto significa que el asistente administrativo promedio tiene muchas habilidades.

He aquí un vistazo a las habilidades técnicas que deben aportar:

• • Conocimientos en sistemas informáticos y telefónicos.
  • Administración de oficina
  • Creación de informes, recordatorios, facturas y correspondencia.
  • La gestión del inventario
  • Gestión de planificación y calendario.
  • Reserva de viajes y generación de itinerarios.
  • Capacidades de búsqueda
  • Creación y mantenimiento del sistema de archivo (electrónico y físico)
  • Detección y enrutamiento de llamadas

Un asistente administrativo también necesita una serie de habilidades interpersonales. Estas son solo algunas de las cosas que necesitan si quieren sobresalir:

• • Comunicación (escrita y verbal) y colaboración.
  • Organización
  • Toma de decisiones
  • Gestión del tiempo
  • Inteligencia emocional y habilidades interpersonales.
  • Capacidad multitarea
  • Atención a los detalles
  • Buen juicio

También es fundamental que los asistentes administrativos puedan respetar la confidencialidad. A menudo conocen detalles que otros no deberían conocer, por lo que la discreción es otra habilidad clave.

¿Qué educación/formación/certificación se requiere?

Técnicamente, los asistentes administrativos no necesitan tener un tipo específico de educación, capacitación o certificación. A veces un diploma de escuela secundaria es suficiente. Sin embargo, muchas descripciones de puestos de asistente administrativo incluyen un título de asociado como obligatorio.

En la mayoría de los casos, un título de dos años tranquiliza al director ejecutivo. Si tiene uno, probablemente tenga muchas de las habilidades clave que quieren encontrar, incluidas comunicación , organización , gestión del tiempo y habilidades similares. Además, probablemente tuviste que pasar algún tiempo frente a la computadora, investigar un poco y escribir una buena cantidad de informes.

Si desea trabajar como asistente administrativo, es útil tener un título que sea algo relevante para el puesto . Por ejemplo, uno en el sector de gestión de empresas o de oficinas podría ser una gran opción. Comunicaciones , marketing , relaciones públicas o algo así también podrían funcionar.

CONSEJO DE MIKE: Si bien es ideal tener una licenciatura en un campo relacionado, eso no significa que no puedas seguir la carrera de asistente administrativo si tu licenciatura es, por ejemplo, biología. Aún ha adquirido habilidades transferibles, como las habilidades de investigación y redacción de informes mencionadas anteriormente. Además, siempre puede buscar una oportunidad en una empresa que opere en una industria que se alinee con su título, un enfoque en el que su título realmente podría brindarle una ventaja.

También tienes la opción de obtener la certificación. Existen algunas certificaciones de asistente administrativo, incluido el Profesional Administrativo Certificado (CAP) y la Certificación de Excelencia Administrativa Profesional (PACE). Sin embargo, estos requisitos laborales rara vez se exigen, pero, como de costumbre, obtener la certificación puede elevarlo por encima de la competencia.

Expectativas salariales del asistente administrativo

Si la idea de convertirse en asistente administrativo encaja bien, probablemente querrá saber si el salario cumplirá con sus expectativas. Afortunadamente, no es difícil de entender.

El salario medio de un asistente administrativo es de 38.880 dólares al año (o 18,69 dólares por hora). Sin embargo, no todos los que trabajan en la industria ganan esta cantidad. Por ejemplo, el 10% inferior de los asalariados gana menos de 24.690 dólares al año. Normalmente se trata de trabajadores principiantes en zonas con un coste de vida más bajo, pero no siempre es así.

Por otro lado, aquellos en el 10% superior pueden ganar más de $64,230 por año. Es un salario bastante alto. Pero no se apresure a gastar ese dinero en un nuevo par de zapatillas de rubí todavía. Para llegar allí, normalmente es necesario tener mucha experiencia o más educación, como un título universitario.

También es importante señalar que la demanda de asistentes administrativos en realidad está disminuyendo. Entre 2018 y 2028, se espera que desaparezcan 276.700 puestos de trabajo. Sin embargo, considerando que hay más de 3,7 millones de estos puestos en todo el país, la industria no está desapareciendo todavía. Pero la caída podría limitar el potencial de ingresos, especialmente si la oferta termina superando la demanda.

Lo que necesitas saber para tu entrevista de trabajo

¿Has decidido que ser asistente administrativo es lo correcto para ti? Si es así, ¡genial! Ahora todo lo que necesita hacer es programar la entrevista de asistente administrativo y ganar el puesto.

Sencillo, ¿verdad? Pues sí y no.

Las entrevistas siempre son un poco desafiantes. Después de todo, debes presentarte como el candidato perfecto y destacarte de la competencia. Afortunadamente, tenemos algunas estrategias excelentes que pueden ayudarte.

Una de las mejores es profundizar en la propia descripción del puesto. Hay tanta información valiosa esperándote que la mayoría de quienes buscan empleo ignoran. Como hemos explicado en este artículo, hay muchas habilidades y cualidades que se enumerarán en la descripción de su trabajo particular y que la empresa buscará en el candidato perfecto. ¡Tu trabajo es demostrar que tienes esas habilidades y cualidades durante la entrevista de trabajo!

Después de haber revisado la descripción del puesto, pase a estas otras poderosas estrategias: El método STAR y el método Tailoring para las preguntas conductuales de la entrevista pueden convertir las respuestas de la entrevista en atractivas historias de éxito, aumentando sus posibilidades de impresionar al gerente de contratación y demostrarle que es ¡la solución perfecta!

Del mismo modo, al revisar las principales preguntas de la entrevista para asistente administrativo y ensayar sus respuestas, puede eliminar cualquier arruga y aumentar su confianza.

Dedicando un poco de tiempo y atención a la práctica, aumentarás tus posibilidades de brillar durante la entrevista. Realmente vale la pena.

Ponlo todo junto

En última instancia, los asistentes administrativos son magos por derecho propio. Hacen malabarismos con muchas tareas, asegurando que los directores ejecutivos no se distraigan con los matices del día a día. Al adquirir y perfeccionar las habilidades adecuadas, podrás dejar tu huella en el campo. Simplemente use la información anterior como guía y tal vez descubra que no hay ningún lugar donde preferiría estar.

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Sus consejos y opiniones han sido compartidos y presentados en publicaciones como Forbes , Entrepreneur , CNBC y otras, así como en instituciones educativas como la Universidad de Michigan , Penn State , Northeastern y otras.

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