Descripción del puesto de asistente de oficina (habilidades, deberes, salario y más)

Una cosa es cierta en todos los negocios; se necesita un equipo para prosperar. Si bien los directores ejecutivos suelen obtener gran parte de la gloria, es el poder de su fuerza laboral lo que crea esa gloria en primer lugar. Y uno de los héroes a menudo anónimos de esa fuerza laboral es el asistente de oficina.

¿Qué es lo que todas las empresas tienen en común? Tienen tareas administrativas que realizar. Aquí es donde entran los asistentes de oficina.

Una parte clave de la descripción del trabajo de asistente de oficina es abordar estas tareas diarias. Garantizan que los superiores no tengan que preocuparse por acumular papeleo, programar citas y más. Si se pregunta si las tareas de asistente de oficina son adecuadas para usted, únase a nosotros mientras profundizamos en de qué se trata este puesto crítico.

➡️Descripción del puesto de asistente administrativo

¿Qué es un asistente de oficina?

Muy bien, comencemos con lo básico; De todos modos, ¿qué es un asistente de oficina?

En términos más simples, un asistente de oficina es un profesional administrativo que se encarga de una variedad de tareas básicas. Forman la base del soporte administrativo, ya que se encargan de una variedad de tareas indispensables, como organizar documentos, revisar documentos y más.

Un asistente de oficina puede ayudar a un solo gerente, a un departamento completo o incluso a una empresa entera si la empresa es más pequeña. Como resultado, las tareas de un asistente de oficina pueden variar mucho, aunque casi siempre son bastante diferentes.

Es importante comprender que los asistentes de oficina no son necesariamente lo mismo que recepcionistas, asistentes administrativos o asistentes ejecutivos. Claro, hay casos en los que las tareas se superponen, pero eso no las hace iguales.

Por lo general, los asistentes de oficina o recepcionistas se consideran roles más básicos. Sin embargo, los recepcionistas suelen centrarse en tareas similares a las de la recepción, mientras que un asistente de oficina puede dedicar más tiempo a las tareas administrativas.

Los asistentes administrativos generalmente se ubican más cerca del centro de la jerarquía, lo que requiere más habilidades o experiencia para garantizar que puedan manejar algunas tareas complejas. Los asistentes ejecutivos tienen un nivel ligeramente superior y a menudo requieren habilidades avanzadas que les permitan satisfacer las necesidades de los directores ejecutivos y otros miembros del equipo de liderazgo sin mucha orientación.

CONSEJO: Algunas empresas utilizan los distintos títulos de los puestos de director de forma algo intercambiable. Además, los requisitos exactos para un puesto variarán de una empresa a otra. Como ocurre con todos los trabajos, lea atentamente la descripción del trabajo para ver si califica. De esta manera, no perderá una oportunidad accidentalmente simplemente porque un empleador eligió una etiqueta diferente.

¿Cuáles son los deberes/responsabilidades de un asistente de oficina?

Ahora que tiene una idea general de lo que es un asistente de oficina, profundicemos un poco más en la descripción del puesto de asistente de oficina. A menudo, las responsabilidades de un puesto son la forma más fácil de tener una idea real del puesto, así que comencemos por ahí.

Ahora bien, las funciones de un asistente de oficina suelen variar de una empresa a otra. Cada empresa tendrá necesidades diferentes, lo que genera cierto nivel de variación.

Sin embargo, la mayoría de los trabajos de asistente de oficina tienen algunas cosas en común. A continuación, se muestran algunas de las tareas de asistente de oficina que suele incluir un puesto:

• Administrar registros y archivos
• Actualizar documentos y bases de datos.
• Crear documentos, incluida correspondencia e informes.
• Reservar citas
• Gestionar reservas de viajes
• Mantenga el stock y ordene más cuando el stock sea bajo
• Procesar correo
• Mantener el equipo de oficina.
• Saludar a los visitantes
• Investigacion de conducta

¿Qué habilidades necesitan los asistentes de oficina?

En general, muchas tareas de asistente de oficina definitivamente caen en el mundo administrativo. En muchos casos, estas eran probablemente las responsabilidades que se esperarían de un puesto administrativo de nivel inicial.

Pero incluso si la descripción del trabajo de asistente de oficina no es sorprendente, eso no significa que no se requiera habilidad para hacerlo bien. Como ocurre con todos los trabajos, las habilidades y características adecuadas son imprescindibles. De lo contrario no destacarás en el puesto.

Primero centrémonos en las habilidades duras. Estas habilidades se centran en el tipo de habilidades que una persona necesita para realizar tareas. Para los asistentes de oficina, he aquí un vistazo a lo que deben aportar:

• Correspondencia de negocios
• Creando el informe
• Operación de equipos de oficina.
• Mejores prácticas de almacenamiento
• Operación de computadora
• Software de productividad
• Gestión y planificación del calendario.
• Reserva de viajes
• Mantenimiento de registros
• Entrada de datos
• Mecanografía
• Sistemas telefónicos multilínea
• Detección y enrutamiento de llamadas

Si bien esto puede parecer mucho, es sólo la punta del iceberg. Para ser un gran asistente de oficina, también es fundamental contar con las características adecuadas. Esto les permite moverse por el lugar de trabajo de manera eficiente y eficaz, garantizando que puedan gestionar sus tareas y coordinarse bien con otros empleados.

Éstos son algunos de los rasgos críticos que los asistentes de oficina simplemente deben tener:

• Comunicación
• Atención a los detalles
• Gestión del tiempo
• Colaboración
• Habilidades interpersonales
• Multitarea
• Paciencia
• Responsabilidad
• Organización
• solución de problemas
• Pensamiento crítico

A veces, las habilidades de liderazgo también son útiles. Esto es especialmente cierto si un asistente de oficina básicamente dirige la recepción, lo que puede suceder.

¿Qué educación, capacitación y certificación se requiere?

Para comenzar como asistente de oficina, no necesita ninguna educación o capacitación avanzada. Por lo general, un diploma de escuela secundaria o GED es suficiente, siempre y cuando hayas desarrollado las habilidades informáticas necesarias a lo largo del camino.

Sin embargo, eso no significa que un poco de educación no pueda ayudar. Un título de asociado puede ayudarle a destacarse del resto, por ejemplo, o puede permitirle calificar sin ninguna experiencia. Además, algunos empleadores pueden considerar imprescindible un título de asociado, incluso para oportunidades de nivel inicial.

Además, algunos asistentes de oficina especializados pueden necesitar educación adicional. Por ejemplo, un asistente médico o de un despacho de abogados podría necesitar al menos algunos cursos universitarios, si no una licenciatura o más.

En general, no existen certificaciones de asistente de oficina de las que deba preocuparse. Sin embargo, existen certificaciones orientadas a habilidades que pueden ayudar, dependiendo de las tareas que desee realizar.

Por ejemplo, las certificaciones de Especialista de Microsoft Office le permiten demostrar sus conocimientos en software específico que probablemente utilizaría en el trabajo. Puede elegir cuáles desea, lo que le permitirá centrarse sólo en los que aportan valor a su carrera.

Si desea utilizar el puesto de asistente de oficina como el primer paso en una carrera administrativa más larga, es posible que desee considerar la credencial de Profesional administrativo certificado (CAP). Puede ser una gran base que puede ayudarte a avanzar a posiciones más avanzadas.

Salario de asistente de oficina

Si cree que la descripción del puesto de asistente de oficina suena bastante interesante, probablemente se esté preguntando cuánto podría ganar si consigue un trabajo. Si es así, estás de suerte. Te cubrimos.

En general, los asistentes de oficina suelen ganar alrededor de 37.568 dólares al año. Si bien puede no parecer mucho, es importante recordar que este trabajo a menudo puede considerarse de nivel inicial. No necesita educación superior ni capacitación específica para comenzar, por lo que no necesariamente pagará tanto como otros puestos de oficina. Puedes asegurarte del sueldo actualizado en Salary.com.

Además, el puesto de asistente de oficina se puede utilizar como trampolín. Puede usarlo para perfeccionar sus habilidades, lo que le permitirá pasar al rol de asistente administrativo o asistente ejecutivo. Como mínimo, obtendrás una valiosa experiencia en un entorno de oficina, y esto es algo que puede beneficiarte si también decides cambiar de campo más adelante.

Lo que necesitas saber para tu entrevista de trabajo

En este punto, es posible que esté pensando: “La descripción del puesto de asistente de oficina suena realmente genial, entonces, ¿qué se necesita para conseguir uno de estos puestos?” Bueno, normalmente se necesitan algunas cosas.

En primer lugar, debe asegurarse de poseer las habilidades y características mencionadas anteriormente. Después de eso todo es cuestión de la entrevista.

Al completar la entrevista, podrá diferenciarse de otros candidatos. ¿Pero cómo puedes hacerlo? Por supuesto, con el enfoque correcto.

Primero, investiga. Revise la descripción del puesto de asistente de oficina para conocer los elementos imprescindibles, lo que le permitirá predecir de qué necesitará hablar. A continuación, dedique algún tiempo al sitio web de la empresa y conozca sus valores, misión y cultura .

También puede resultar útil un viaje a la página de redes sociales de la empresa. Conocerás los logros recientes y profundizarás en su cultura. Esto le brindará muchos detalles con los que trabajar en sus respuestas, demostrando que ha hecho lo que pudo.

Bien, pero ¿qué pasa con esas malditas preguntas de la entrevista conductual? ¿Qué haces con eso? Bueno, antes que nada, que no cunda el pánico. Con la estrategia adecuada a tu lado, puedes lograrlo.

Comience echando un vistazo al Método STAR. A continuación, dedique algún tiempo a explorar el método de confección. Entrelaza estas dos estrategias y estará listo. Estará preparado para elaborar respuestas relevantes y atractivas que mantendrán al gerente de contratación interesado en lo que tiene para ofrecer.

Conclusión

Si la idea de convertirse en asistente de oficina suena perfecta, ¡genial! Serás una parte crucial de cualquier lugar de trabajo, asegurando que las tareas administrativas se manejen de manera rápida y correcta. Asegúrese de utilizar la información y los consejos anteriores, especialmente sobre cómo organizar mejor la entrevista, a su favor. De esta manera podrás tener la carrera de tus sueños.

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