Descripción del puesto de Asistente ejecutivo (salario, funciones, competencias, formación y otros)

Seamos honestos.

Sin sus asistentes ejecutivos, muchos, y quiero decir MUCHOS ejecutivos en todo el país (y el mundo), ¡estarían perdidos! (Sin quitarle nada a los directivos obviamente)

Los asistentes ejecutivos (y asistentes administrativos) a menudo forman la columna vertebral de una empresa u operación. Mantienen todo organizado y funcionando sin problemas. ¡Y eso es sólo el comienzo de su valor!

En determinadas industrias, se pide cada vez más a los asistentes ejecutivos (EA) que vayan más allá del papel de apoyo tradicional que desempeñaban en el pasado y también asuman tareas más estratégicas.

Entonces, si está buscando un trabajo y un puesto de asistente ejecutivo o quiere contratar uno, este artículo es para usted.

En él, desglosaremos exactamente qué hace que valga la pena contratar y contratar a un gran asistente ejecutivo.

Vamos…

➡️Despedido o suspendido: te explicamos las diferencias

Índice
  1. ¿Qué es el puesto de asistente ejecutivo?
  2. Deberes y responsabilidades del asistente ejecutivo
  3. Buenas habilidades para tener
  4. Salario del asistente ejecutivo
  5. Formación de asistente ejecutivo
  6. Cómo utilizar la descripción del puesto para prepararse para la entrevista
  7. Conclusión

¿Qué es el puesto de asistente ejecutivo?

La función básica de un asistente ejecutivo (o EA) es servir como personal de apoyo crítico para los ejecutivos de alta dirección, incluidos los directores ejecutivos.

Su trabajo es asegurarse de que la jornada de los ejecutivos esté completamente organizada y optimizada, permitiéndoles concentrarse completamente en las decisiones comerciales críticas por las que se les paga mucho dinero.

Por ejemplo, una de las tareas más críticas que realiza un EA es organizar los calendarios de los ejecutivos.

Atención. Esto es mucho más crítico y difícil de lo que parece.

Planificar, organizar y optimizar el calendario de un ejecutivo puede resultar muy complejo. Habrá citas competitivas que tendrás que priorizar y luego interactuar sin problemas con las distintas partes para no desanimar a nadie.

NOTA: Al hacer esto, representa a la empresa. Por eso es necesaria la máxima profesionalidad.

Pero ese es sólo un aspecto de lo que hace un asistente ejecutivo. Echemos un vistazo a algunos de sus otros deberes y responsabilidades.

Deberes y responsabilidades del asistente ejecutivo

Aquí hay una lista de deberes y responsabilidades clave de EA que encontrará a menudo en la descripción del trabajo:

  • Programar reuniones
  • Organizar el calendario de los ejecutivos (incluye priorizar y resolver citas competitivas)
  • Reserva de viajes (puede incluir: reserva de vuelos, hoteles, alquileres, visas, informes de gastos, etc.)
  • Coordinación de reparaciones de oficinas.
  • Responsabilidades de oficina
  • Coordinar y programar eventos, programas, conferencias, etc.
  • Atención y selección de llamadas.
  • Orden y mantenimiento de suministros.
  • Seguimiento presupuestario

Como puede ver, existe una variedad real de tareas de las que un EA puede ser responsable.

Como mencionamos anteriormente en este artículo, una de las tareas más importantes de un asistente ejecutivo es actuar como guardián de su ejecutivo.

Mucha gente intentará acceder a él o ella a través de llamadas, reuniones, citas, etc. Y necesitará tener la capacidad de priorizar lo que le llega al ejecutivo.

Su trabajo es simplificar y optimizar el tiempo de su gerente.

Aquí hay algo que debe tener en cuenta al pensar en las tareas de las que será responsable: Como EA, a menudo es la persona que representa al ejecutivo y/o a la empresa ante el mundo , ya sea ante clientes, socios u otros. Por ello, es fundamental actuar siempre con la máxima profesionalidad .

Hoy en día, se puede recurrir a los EA para que proporcionen ayuda estratégica además de tareas de soporte. Esto puede ser increíblemente gratificante y también colocarlo en un posible camino hacia un puesto directivo superior.

Consulte esta cita de Glassdoor:

“No es raro que un puesto de asistente ejecutivo eventualmente conduzca a un puesto ejecutivo. Jenna Lyons, directora creativa ejecutiva de J.Crew; Cindy Gallop, ejecutiva de publicidad detrás de If We Ran The World; Ruth Bader Ginsburg, jueza de la Corte Suprema; y Ursula Burns, directora ejecutiva de Xerox, comenzaron sus carreras como asistentes ejecutivas.

Fuente: Glassdoor

Es evidente que trabajar como EA puede ofrecer una gran ventaja.

Piensa en esto, no sólo te estás dando la oportunidad de avanzar al nivel ejecutivo, sino que estás aprendiendo y observando de la mano derecha de los altos ejecutivos . La calidad de la formación en el puesto de trabajo puede ser increíble.

Suena genial, ¿verdad?

Pues sí, pero hay algunas preguntas que debes hacerte:

  • ¿Te gusta sorprenderte con lo que te deparará el día?
  • ¿O prefiere un flujo de trabajo más estructurado y predecible para su trabajo?

Si estás buscando convertirte en asistente ejecutivo, ¡espero que hayas respondido sí a la primera pregunta! Cada día como asistente ejecutivo puede ser diferente. Tienes que estar preparado para esto.

También debe estar preparado para trabajar muchas horas, posiblemente incluidos días festivos y fines de semana.

¡Bienvenido al mundo de los asistentes ejecutivos de alto nivel!

CONSEJO: Para conocer en profundidad lo importantes que pueden ser los roles de EA, consulte este artículo de USA Today sobre asistentes ejecutivos en Silicon Valley. Obviamente, se trata de una situación especializada, pero sigo pensando que es un estudio de caso interesante a considerar.

Buenas habilidades para tener

Veamos algunas de las habilidades más comunes necesarias para convertirse en un gran asistente ejecutivo:

  • Comunicación
  • solución de problemas
  • Organización
  • Fiabilidad
  • Diplomacia
  • Eficiencia
  • Multitarea
  • Atención a los detalles
  • Gestión del tiempo
  • Actitud positiva
  • Auto motivado
  • Capacidad de análisis
  • Habilidades interpersonales
  • Conocimientos de informática (Microsoft Office, Excel, Powerpoint, Word, Outlook, Salesforce, etc.)
  • Capacidad para mantener la calma bajo presión.
  • Capacidad para establecer prioridades.
  • Confidencialidad
  • Colaboración
  • Excelentes habilidades de escritura

Quiero ver algunos de ellos con más detalle…

No sorprende que los asistentes ejecutivos deban ser extremadamente organizados. Si no es una persona particularmente organizada, lo pensaría dos veces antes de buscar un puesto de asistente ejecutivo. Por ejemplo, si faltas a reuniones con frecuencia, tienes que reprogramarlas con frecuencia o siempre llegas tarde… ¡un asistente ejecutivo no es el trabajo para ti!

Los asistentes ejecutivos también suelen tener acceso a información confidencial , por lo que la máxima discreción también es clave para cualquier asistente ejecutivo. (NOTA: Es interesante ver con qué frecuencia la “discreción” aparece como una cualidad deseada en las descripciones de los puestos de asistente ejecutivo).

CONSEJO: Si desea investigar un poco, vaya a Glassdoor.com, escriba asistente ejecutivo en la barra de búsqueda de “empleos” y explore las descripciones de puestos de la vida real allí para tener una idea real de lo que buscan las empresas. términos de habilidades.

Salario del asistente ejecutivo

Bien, vayamos al meollo del asunto. ¿Cuánto puedes ganar realmente como asistente ejecutivo? ¿Realmente puedes sobrevivir con un salario de EA antes de cualquier tipo de avance profesional?

No es sorprendente que su salario como EA dependa en gran medida de la parte del país en la que trabaje y de la industria.

Veamos algunas estadísticas de los 3 agregadores de salarios más grandes de EE. UU. (por qué difieren un poco):

Salary.com ofrece un salario promedio para asistentes ejecutivos de $68,098.

Glassdoor.com ofrece un salario promedio de asistente ejecutivo de $ 48,797.

Payscale.com ofrece un salario promedio de asistente ejecutivo de $ 55,219.

Como puede ver, existe cierta disparidad en los salarios medios. Sin embargo, esto te da un campo de juego. Obviamente, una buena idea sería visitar estos sitios usted mismo y buscar en su área.

Formación de asistente ejecutivo

Descubrirá que muchas empresas quieren que sus asistentes ejecutivos tengan al menos una licenciatura (por ejemplo, una licenciatura en administración de empresas es útil).

NOTA: A veces verá empresas que aceptan experiencia laboral equivalente en lugar de una licenciatura. Así que mantén los ojos bien abiertos.

A menudo, las empresas prefieren que tengas algún tipo de experiencia previa como asistente ejecutivo, dependiendo del trabajo.

Cómo utilizar la descripción del puesto para prepararse para la entrevista

Al realizar una entrevista para un puesto de asistente ejecutivo, lo más importante que debe recordar es que la descripción del puesto es su mejor amiga cuando se trata de preparación para la entrevista.

La descripción del puesto enumerará las habilidades y cualidades que la empresa contratante busca en el candidato perfecto. Es su trabajo asegurarse de demostrar estas habilidades durante la entrevista de trabajo.

¿Cómo haces esto?

¡Por supuesto, utilice nuestro método de adaptación al responder las preguntas de su entrevista!

Quiere responder las preguntas de la entrevista que enfrenta resaltando las habilidades y cualidades resaltadas en la descripción del trabajo (y que usted posee) y utilizar una “historia de éxito” de su pasado que proporcione evidencia concreta de su demostración de las habilidades. (Especialmente para preguntas de entrevistas de comportamiento).

Como hemos comentado en este artículo, las habilidades y cualidades que las empresas suelen buscar en un asistente ejecutivo probablemente incluirán (entre otras) organización, diplomacia, comunicación y la capacidad de establecer prioridades . Por lo tanto, debe acudir a la entrevista con respuestas preparadas que demuestren claramente que está demostrando estas cualidades.

¿Ves lo poderosa que es esta estrategia? La mayoría de los solicitantes de empleo simplemente echan un vistazo rápido a la descripción del puesto y continúan…

¡No lo harás! Revisará la descripción del puesto en busca de habilidades y cualidades . Tome las habilidades y cualidades que encuentre allí y luego cree excelentes respuestas a las preguntas de la entrevista que le muestren al gerente de contratación que usted es el candidato perfecto a asistente ejecutivo para el puesto.

Conclusión

puesto de asistente ejecutivo

Convertirse en asistente ejecutivo puede ofrecerle un desafío emocionante en el que nunca se sabe lo que le espera en un día laboral determinado. Pero también puede ofrecerle el potencial de aprender del lado correcto de los ejecutivos de alto nivel e incluso brindarle la oportunidad de avanzar usted mismo a un puesto de nivel ejecutivo. Si este te parece un puesto hecho a tu medida, ¡adelante!

¡Buena suerte!

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