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Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo

Las empresas deben considerar que labores y que cualidades debe tener la persona que ocupe el puesto de auxiliar administrativo. Esto dependiendo de lo que la empresa necesite en la oficina o departamento donde se requiera el auxiliar. Para esto emplean una descripción de puesto de auxiliar administrativo

Los Auxiliares administrativos son empleados que se desenvuelven en una oficina para garantizar su eficiente funcionamiento. Se encarga por completo de un equipo que maneja dicha oficina o departamento y se encarga de funciones diversas

A través de la descripción del puesto de auxiliar administrativo la empresa puede puntuar y establecer los parámetros que exige para este puesto. Estos pueden variar dependiendo del tipo de trabajo, el departamento u oficina.

¿Que Debemos Tomar en Cuenta para Realizar una Descripción de Puesto de Auxiliar Administrativo?

Para realizar una descripción del puesto de auxiliar administrativo debemos destacar unos cuantos puntos de importancia para toda empresa que busque contratar esta figura. En esta descripción debemos ser claros con lo que buscamos y lo que amerita el puesto.

Misión del Puesto

Establecer una visión o mejor dicho una misión para aquel que pretenda el puesto es muy favorable. Agregar este apartado creara una idea en los auxiliares administrativos acordes con lo que la empresa necesita en dicha oficina. Lo mejor será que relacionemos esta misión con los objetivos generales de la empresa.

Dificultad del Puesto

Colocar un nivel de dificultad estimado del puesto es de gran utilidad. Agregar esta sección creará una expectativa del trabajo en los posibles aplicantes para este puesto, haciendo que se preparen para el nivel de trabajo que se espera de ellos.

Formación Profesional

El nivel educativo que exigimos para este puesto debe estar presente en la descripción. Puede ser el nivel de formación que nosotros consideremos necesarios para el puesto, ademas de algun otro tipo de educación extra.

Experiencia Laboral

La experiencia es un factor importante para seleccionar un auxiliar administrativo. Es preferible que nuestro auxiliar administrativo cuente con experiencia en el departamento en el que cumplira sus funciones. Si tiene experiencia en nuestra empresa será mucho mejor aun.

Importancia del puesto

Tener dentro de la descripción la importancia de las funciones del puesto informará a los aplicantes la responsabilidad que recae sobre aquel que tome este puesto. Que los trabajadores sepan su importancia es necesario y beneficioso para cualquier puesto además de este.

Conocimientos para el Puesto

En este apartado debemos colocar los conocimientos que necesitamos por parte de nuestro auxiliar administrativo. Esto incluye el manejo de herramientas de oficina como programas informáticos, fotocopiadoras y faxes.

Competencias para el Puesto

Este es el apartado más importante de la descripción. En esta debemos especificar las competencias que necesitamos en este puesto, bien sea trabajo en equipo, capacidad de lograr objetivos, liderazgo y capacidad de contribuir a mejorar aspectos de la empresa en pro del crecimiento de la misma.

También en este apartado podemos expresar otras cualidades importantes para un puesto como este. Claramente nos referimos a la capacidad de relacionarse correctamente, y la capacidad de llevar a cabo las labores correspondientes bajo ciertos niveles de presión.

Funciones del puesto

En esta sección debemos especificar las tareas y labores que llevará a cabo el auxiliar administrativo. Estas operaciones pueden variar dependiendo de la empresa y las necesidades del departamento y oficina donde se solicita el auxiliar administrativo

Estas labores por lo general son aquellas que se refieren a llevar la actualización de los documentos de la empresa de distinta índole, administrar la papelería y colaborar con las labores empresariales del jefe inmediato.

¿Que Buscamos en a través de la Descripción del Puesto de Auxiliar Administrativo?

El objetivo de formular la descripción del puesto de auxiliar administrativo es encontrar al mejor candidato para el puesto que ofertamos. Esto siempre depende de lo que necesitamos en nuestra oficina o departamento de trabajo.

Este actúa como un filtro ya que al exponer nuestras exigencias para el puesto solo aplicantes que recauden estos requisitos serán tomados en cuenta para una entrevista. De otro modo las entrevistas serían muy tediosas pues cualquiera intentaría aplicar.

Esta descripción de dará además una impresión de aquello que buscamos en nuestra empresa para ocupar este puesto. Proyectamos la figura que queremos para el manejo de nuestra oficina, de esta forma siempre habrá quien se prepare para ocupar el puesto.

Finalmente establecer que parámetros tomaremos en cuenta para el puesto de auxiliar administrativo genera una expectativa y un estándar de calidad. Una persona tendrá que aspirar a reunir ciertas cualidades para ser el mejor auxiliar administrativo para nuestra empresa.

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