Descripción del Puesto de Compras
La descripción del puesto de compras es importante debido a que directa o indirectamente este personal puede mover recursos financieros de una empresa. Además de que un análisis ineficiente del mercado puede traer consigo la adquisición de materia prima a precios más elevados.
En el peor de los casos si no se realiza correctamente la descripción del puesto de compras la empresa puede sufrir pérdidas monetarias. Como también sufrir de desvíos o adulteración de los fondos destinados para un producto.
Por consiguiente la descripción del puesto de compras debe ser explícitamente detallada debido a la responsabilidad que contrae dicho puesto. Además de las limitaciones con respecto al uso de los recursos financieros de la empresa. Y una comunicación restringida con los proveedores.
La organización del departamento de compras de una empresa se ubica como una de las más importantes de la misma. Debido a que con esta los estados financieros tendrían un mejor orden, además del manejo del control de stock por parte del departamento de inventario.
Elementos de una Descripción del Puesto de Compras
Los elementos que pueden conformar la descripción del puesto de compras son en comparación muy similares a los de otros puestos de trabajos. Siendo el establecimiento de las responsabilidades, relaciones y límites su base principal para el conocimiento del futuro empleado.
A continuación se realizará una presentación y explicación de los diversos elementos que conforman la descripción del puesto de compras.
Nombre del Cargo
Este primer elemento define en la cadena del departamento de compras el nombre del puesto a ocupar debido a que existen diferentes rangos. Entre estos rangos los más comunes que podemos conseguir en una empresa son:
- Comprador junior.
- Comprador senior.
- Supervisor de compra.
- Gerente de compra.
- Director del departamento de compra.
Ubicación en el Organigrama
Este punto es muy importante debido a que en la descripción del puesto de compras se establece las relaciones superiores, colaterales y posteriores entre los empleados. También con el mismo se puede establecer las limitaciones con respecto a otros puestos de trabajo en la misma.
Supervisores y Subordinados
Se identifica en esta sección los supervisores directos e indirectos que tienen el puesto de trabajo, además en caso de que existan también los subordinados. Esto con la finalidad de dejar detalladamente al empleado sus relaciones con el demás personal del departamento de compra.
Funciones Específicas
Es una descripción sobre las diferentes funciones y responsabilidades que tiene el empleado en dicho puesto de compras. Estas deben posicionarse de manera detallada de menor a mayor importancia. Como nota adicional se establece la importancia de dicho puesto en la empresa.
Relaciones con Otros Departamentos
Se establece la comunicación que puede tener un empleado con los diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo al momento de realizar una compra la aprobación por parte del departamento de finanzas. O el aviso de baja existencia de materiales en el caso del departamento de inventario.
Habilidades y Conocimientos
En la misma se establecen los diferentes conocimientos académicos y habilidades prácticas que debe poseer una persona para optar por dicho cargo. En casos especiales las habilidades de comunicación y negociación son más importantes que los conocimientos académicos.
Disposiciones Legales
Al ser un puesto que permite el movimiento de recursos financieros algunas empresas anexan las disposiciones legales ante malversaciones de fondos. Esto para informar al empleado sobre las acciones legales que podría tomar la empresa en su contra.
Funciones Específicas de la Descripción del Puesto de Compras
La descripción del puesto de compras trae consigo una serie de funciones específicas que se desarrollarían en dicho cargo. Dichas funciones son importante para establecer las responsabilidades del personal de dicho cargo. A continuación una explicación de las mismas:
Adquisición de Materia Prima o Productos
Es una de las funciones principales del puesto de compra porque las empresas requieren de ciertas materias primas o servicios para su funcionamiento. Por ende, es una de las actividades más importantes que se realizan en la empresa.
Supervisión de Precios para Descripción Del Puesto De Compras
Esta función va en conjunto con el departamento de finanzas para evitar el aumento de la materia prima que ocasiones un aumento de producto final. También es importante para el cierre del año fiscal obtener el valor de la mercancía existente en el almacén de la empresa.
Relaciones con los Proveedores
Las negociaciones para la adquisición de materias primas o productos siempre son importantes para que las empresas obtengan los mejores precios. Por eso, una buena relación con los proveedores permite muchas oportunidades con los mismos así como financiamiento o pagos a largo plazo.
Proceso de Adquisición para Descripción Del Puesto De Compras
Una vez aprobado el pago para la adquisición de la materia prima o servicio es importante mantener una supervisión del proceso de adquisición. Para así tener un control legal y precioso del mismo en caso de alguna incidencia.
Relaciones Administrativas
El departamento de compras siempre debe tener una excelente comunicación administrativa con los departamentos de finanza, contabilidad e inventario. Esto con la finalidad de obtener el mejor rendimiento en la empresa.
Ejemplo de Descripción del Puesto de Compras
A continuación para mejor comprensión del lector se realizara un ejemplo de la descripción del puesto de compras de segundo nivel. Para enseñar brevemente sus elementos y descripciones reales.
Nombre del puesto a ocupar: Analista de compras.
Supervisor principal: Supervisor de compras.
Supervisor secundario: Gerente de compras.
Jefe del departamento: Director de compra.
Subordinados al puesto: N/A
Descripción del puesto
Analizar el mercado local, regional e internacional para la adquisición de materia prima o servicios de interés para la empresa. Inspeccionar las materias primas semejantes para identificar mejores precios como también establecer negociaciones con proveedores.
Funciones específicas del puesto a ocupar:
- Análisis del mercado.
- Identificar proveedores clave para la adquisición de materia prima.
- Gestionar las solicitudes para el movimiento de recursos financieros.
- Establecer los requerimientos y seguimiento de la adquisición realizada.
- Presentar mensualmente un recuento comparativo de las adquisiciones realizadas.
Relaciones con los diversos departamentos de la empresa:
El puesto de analista de compra requiere una estricta y bien correspondida relación con el departamento de finanzas para la elaboración de reportes por adquisiciones. Así como también la solicitud para la aprobación de recursos financieros.
Aparte de esto, se debe hacer una entrega de original y copia de las facturas fiscales luego de las adquisiciones al departamento contable.
Conocimientos y habilidades deseadas:
- Experiencia como negociador.
- Confección de presupuestos.
- Análisis de la calidad de materiales primas.
- Conocimientos de los mercados nacionales e internacionales.
- Experiencia en uso de software administrativo.