Descripción del puesto de gerente de oficina (salario, habilidades, deberes, certificación y más)

Todas las empresas del planeta tienen una cosa en común; debe encargarse de tareas administrativas. Básicamente, no hay forma de escapar del papeleo, la programación y responsabilidades similares. Hasta cierto punto, todas las empresas se ocupan de estas cosas. Pero son los gerentes de oficina quienes lo dominan, transformando ese conjunto desordenado de tareas en sistemas bien desarrollados.

Organización, coordinación, eficiencia… estos son los principios rectores de los directores de oficina. Su objetivo es desarrollar procedimientos administrativos efectivos, orientando a las oficinas mediante el uso de protocolos y procedimientos. Si bien puede parecer que la rigidez es el nombre del juego, ese no es el caso. Realmente se trata de impulsar el éxito.

En las inmortales palabras de Benjamín Franklin: “Es más fácil prevenir los malos hábitos que romperlos”. Y eso es parte de lo que hacen los gerentes de oficina; previenen los malos hábitos proporcionando estructura para los buenos.

Pero esto sólo toca la superficie de lo que significa ser gerente de oficina. ¿Estás listo para saber más sobre esta extraordinaria profesión?

¡Excepcional! Movámonos.

➡️Descripción del puesto de gerente de operaciones.

¿Qué es un gerente de oficina?

Entonces, ¿qué es un gerente de oficina? En términos más simples, son ellos quienes se aseguran de que la oficina funcione sin problemas todos los días.

Su objetivo principal es simplificar los procedimientos administrativos, establecer normas y trazar protocolos. Son la fuente de coherencia y logran que todos los miembros del personal de la oficina estén en sintonía.

Sin un gerente de oficina, sobreviene el caos. Piensa en ello de esta manera; Si le preguntaras a diez personas al azar cómo armar un estante sin darles instrucciones, probablemente obtendrías diez respuestas diferentes. Claro, todos se centrarían en el mismo resultado, pero no lo abordarían de la misma manera.

Algunos pueden ser meticulosos, medir para encontrar la altura ideal, verificar si están golpeando un montante o simplemente un panel de yeso, tratar de determinar si están usando los mejores tornillos para la tarea y más. Otros lo vigilarán, usando solo lo que tienen frente a ellos y esperando lo mejor. Al final, todos terminan la tarea (probablemente), pero la calidad de los resultados varía.

Esta falta de un enfoque controlado deja margen de error. Las personas pueden pasar por alto los requisitos críticos que existen entre el punto A y el punto B a menos que tengan orientación. Los gerentes de oficina brindan esa orientación.

¿Cuáles son las responsabilidades de los deberes de un gerente de oficina?

Ok, ya hemos tocado esto un poco. Pero ahora es el momento de echar un vistazo más de cerca a la descripción del puesto de gerente de oficina.

En primer lugar, un gerente de oficina no es un recepcionista ni un asistente administrativo. Claro, puede haber cierta superposición de responsabilidades, pero los gerentes de oficina también son líderes. Por lo general, supervisan un equipo, mientras que la mayoría de los recepcionistas o asistentes administrativos no lo hacen.

Además, los gerentes de oficina suelen tener cierta autoridad para tomar decisiones, especialmente cuando se trata de desarrollar protocolos. Esto es algo más que los diferencia.

También es importante comprender que las funciones del director de oficina varían de una empresa a otra. Cada lugar de trabajo tiene necesidades diferentes, por ejemplo. Por otro lado, los gerentes de oficina comúnmente tienen que desempeñar una cantidad ridícula de funciones. Si la tarea es de naturaleza administrativa, podría convertirse en parte de su carga de trabajo si surge la necesidad.

Si bien cada empresa es diferente, las descripciones de los puestos de gerente de oficina suelen tener mucho en común. He aquí un vistazo a lo que un gerente de oficina podría tener que manejar:

• Supervisar las operaciones de la oficina.
• Desarrollar y actualizar procedimientos de oficina.
• Colaborar con otros departamentos para desarrollar políticas.
• Coordinar el mantenimiento de las instalaciones y equipos de oficina.
• Mantener inventario de suministros de oficina.
• Organizar reuniones y concertar citas.
• Gestionar las relaciones con los proveedores.
• Comunicarse con los proveedores de servicios.
• Recibir y distribuir correo
• Gestione facturas entrantes de proveedores de servicios y emita pagos
• Negociar con vendedores y proveedores de servicios.
• Dar la bienvenida y ayudar a los visitantes.
• Crear y entregar presentaciones.
• Establecer sistemas de archivo y estándares de mantenimiento de registros.
• Aprobar solicitudes de solicitud de suministro
• Supervisar a los miembros del equipo administrativo.
• Delegar tareas de oficina a los miembros del equipo de oficina
• Reclutar y seleccionar candidatos administrativos.
• Los miembros del personal entrenan, guían y disciplinan.
• Realizar revisiones de desempeño
• Planificar eventos corporativos
• Preparar informes operativos.

Decir que la mayoría de los gerentes de oficina están ocupados es quedarse corto. Las oficinas pueden ser entornos sorprendentemente agitados, especialmente para quienes las administran.

¿Qué habilidades necesitan los gerentes de oficina?

Si quieres brillar como gerente de oficina, necesitas un conjunto de habilidades sólidas y variadas. Después de todo, sus tareas pueden realizarse en cualquier lugar, por lo que necesita habilidades para asegurarse de poder realizarlas.

Ahora bien, es cierto que la descripción del trabajo de cada gerente de oficina es un poco diferente. ¿Porque es importante? Porque las habilidades necesarias para sobresalir en el puesto pueden variar de una oportunidad a otra.

Pero muchos puestos de gerente de oficina tienen bastante en común. Esto significa que incluso si no puede elaborar una lista clara de los requisitos laborales, tiene algo con qué contar. A continuación presentamos un vistazo a las habilidades técnicas que más comúnmente requieren los gerentes de oficina (¡pero recuerde examinar también la descripción específica de su trabajo en detalle!):

• Operaciones de oficina y prácticas administrativas.
• Sistemas de almacenamiento y gestión de datos.
• Planificación
• Gestión empresarial, recursos humanos y principios contables.
• Computadoras de oficina y paquetes de software.
• Gestión de almacenes y compras.
• Supervisar, orientar y orientar al personal de la oficina.
• Presupuesto

Bien, ahora tienes una idea de las habilidades técnicas que necesitas, pero eso es sólo la punta del iceberg. Las habilidades interpersonales también son vitales para su éxito, especialmente porque será responsable de liderar un equipo y coordinar con otros departamentos. Aquí hay una lista de habilidades interpersonales que querrás mostrar en tu currículum y durante la entrevista:

• Dominio
• Comunicación
• solución de problemas
• Toma de decisiones
• Gestión del tiempo
• Atención a los detalles
• Delegación
• Organización
• Trabajo en equipo
• Adaptabilidad

¿Qué educación, capacitación y certificación se requiere?

Técnicamente, sólo puedes convertirte en gerente de oficina a través de la experiencia. Si trabaja en un puesto administrativo durante cinco o diez años (a veces más) y tiene la oportunidad de mejorar sus habilidades de liderazgo, es posible que pueda dar el salto.

Sin embargo, esta no es la ruta más rápida.

Si desea alcanzar el puesto de gerente de oficina más rápidamente, considere obtener una licenciatura. Enfoque en negocios, recursos humanos, gestión y contabilidad. Siéntete libre de incursionar también en cursos de tecnología relevantes, ya que esto puede ayudarte a desarrollar habilidades valiosas.

También puedes mejorar tu currículum con una certificación. El Gerente de Oficina Comercial Certificado (CBOM) puede ser una opción sólida. Es posible que también desee considerar la opción de Profesional administrativo certificado (CAP), ya que demuestra sus habilidades administrativas. Sin embargo, técnicamente tampoco son necesarios, por lo que no es necesario seguir ese camino.

Salario del gerente de oficina

Es hora de responder una pregunta que es casi seguro que nos vendrá a la mente; ¿Cómo es el salario de un gerente de oficina? Bueno, como ocurre con cualquier otro trabajo del planeta, la respuesta es: depende.

Numerosos factores influyen en la compensación. Por ejemplo, influyen el número de personas supervisadas por el director de la oficina, las tareas exactas, el tamaño de la empresa e incluso la ubicación de la empresa.

Por ejemplo, si lidera un equipo de diez personas, probablemente gane más que alguien que supervise a dos empleados. Del mismo modo, si trabaja en la ciudad de Nueva York, probablemente tendrá un salario más alto que el de un gerente de oficina en Mobile, Alabama.

Pero eso no significa que no haya una cifra aproximada. En los Estados Unidos, el salario promedio de un gerente de oficina es de 79.027 dólares al año. Es muy lindo, ¿no?

Además, muchos gerentes de oficina a tiempo completo obtienen algo más que dinero por sus esfuerzos. En la mayoría de los casos, también está disponible un paquete integral de beneficios, que aumenta el valor de la compensación total.

Lo que necesitas saber para tu entrevista de trabajo

¿Estás listo para conseguir un puesto de gerente de oficina? ¡Excelente! Hablemos de cómo puedes lograrlo.

Primero, revise la descripción del puesto de gerente de oficina como si su éxito dependiera de ello, porque así es. Aprenderá muchísimo sobre los elementos imprescindibles de alta prioridad, lo que le dará una idea de lo que debe discutir durante la entrevista.

A continuación, realice un recorrido por el sitio web de la empresa. Examinar las declaraciones de misión y valores. De esta manera, podrá conocer más sobre la cultura y las prioridades de la organización.

CONSEJO: ¿Quiere aprovechar lo que ha aprendido de la misión y las declaraciones de valores de una empresa? Puede. Considere cómo puede aprovechar sus habilidades para ayudar a la organización a lograr su misión. De esta forma, podrás hablar de ello directamente durante la entrevista, creando una propuesta de valor muy relevante y muy atractiva. Además, es un paso que la mayoría de los candidatos no darán, por lo que destacarás entre la multitud.

A continuación, es aconsejable dedicar algo de tiempo a revisar las preguntas principales de las entrevistas para gerentes. Muchos de ellos se postulan para una variedad de roles de liderazgo, incluidos gerentes de oficina.

Finalmente, al responder las preguntas de la entrevista conductual, utilice tanto el método STAR como el método de adaptación. Juntos, pueden ayudarle a crear respuestas efectivas.

Conclusión

Los directores de oficina son verdaderamente la columna vertebral de cualquier operación administrativa. Si encuentra intrigante la descripción del puesto de gerente de oficina y desea llevar su carrera en esa dirección, ¡maravilloso! Es una excelente opción, así que utiliza los consejos anteriores a tu favor y estarás en camino de hacer realidad tus sueños.

➡️Descripción del puesto de gerente de producto.