Descripción del puesto de recepcionista (salario, habilidades, formación, deberes y más)

Si una persona fuera la encarnación física de una empresa, no sería el gerente de producto, el director de marketing o incluso el director ejecutivo. En cambio, ese honor recae en una sola persona: la recepcionista.

En muchos sentidos, el puesto de recepcionista es el apretón de manos de la organización. Cuando se trata de primeras impresiones, ellos son quienes la crean.

¿Por qué?

Porque una recepcionista suele ser la primera persona con la que interactúa un visitante. Ya sea su sonrisa de bienvenida detrás del escritorio o el tranquilizador “¿En qué puedo ayudarle?” Cuando levantan el teléfono, suele ser la recepcionista quien hace el primer contacto con una empresa.

Además, los recepcionistas interactúan con absolutamente todo el mundo. Cuando los empleados, proveedores, clientes y cualquier otra persona entra por la puerta principal o llama, la recepcionista está ahí. Si una persona tiene algo que ver con la empresa, lo mejor es que tarde o temprano hablará con la recepcionista; Está garantizado.

Pero, además de saludar a cada persona que pasa, ¿qué hace una recepcionista? ¿Son más que una cálida sonrisa y una voz amigable que lo guía hacia otro empleado? Puedes apostar que lo son.

¿Estás listo para echar un vistazo a la apasionante y misteriosa vida de las recepcionistas? ¡Excelente! Vamos a empezar.

➡️Descripción del puesto de representante de servicio al cliente.

Índice
  1. ¿Qué es el puesto de recepcionista?
  2. Deberes del recepcionista
  3. ¿Qué habilidades necesitan los recepcionistas?
  4. Formación de recepcionista, formación de certificación
  5. Expectativas salariales de recepcionista
  6. Lo que necesitas saber para tu entrevista de trabajo
  7. Conclusión

¿Qué es el puesto de recepcionista?

Primero, repasemos lo básico, qué es una recepcionista y qué no es. En muchos sentidos, una recepcionista es la cima del servicio al cliente. Se centran en dar la bienvenida y guiar a los clientes o visitantes, proporcionar información y crear un ambiente acogedor a lo largo del camino.

Pero una recepcionista no se limita a hacer esto. Ni por asomo. Por lo general, también son responsables de una variedad de tareas administrativas. Además de contestar llamadas y hablar con los visitantes, pueden programar citas, administrar archivos, recibir correo y mucho más.

Probablemente hayas notado que los recepcionistas tienen algunas cosas en común con los asistentes administrativos y los asistentes ejecutivos. Estos roles tienen algunas tareas similares, que incluyen ayudar a los visitantes, gestionar el papeleo y gestionar los horarios.

Pero, en muchos sentidos, estos trabajos son increíblemente diferentes. Principalmente por a quién apoyan. Los recepcionistas tienden a estar muy orientados al público y al cliente; ese es solo el nombre del juego. Pero con la pareja de asistentes esto no siempre es así.

Los asistentes administrativos generalmente apoyan a los departamentos y sirven como enlace entre ese grupo y el director ejecutivo. Están enfocados internamente y a menudo trabajan en la parte trasera de la casa.

Los asistentes ejecutivos suelen apoyar a un solo miembro del equipo de liderazgo o quizás a un pequeño grupo de ejecutivos. Esencialmente, son la mano derecha de los profesionales de nivel C, que están comprometidos a garantizar que los CEO, CIO, CTO y líderes similares no tengan que preocuparse por las cosas pequeñas (y, a veces, medianas y grandes). .

En última instancia, si bien algunos de los deberes de todos estos roles se superponen, las funciones principales son drásticamente diferentes.

Deberes del recepcionista

Vale, ya hemos hablado un poco de esto. Ahora es el momento de profundizar en lo que incluye la descripción del puesto de recepcionista.

Las tareas de los recepcionistas pueden ser amplias y muy variadas. Por lo general, esto se debe a que su enfoque principal es el servicio al cliente, pero también brindan soporte administrativo ad hoc. Y, como es habitual, cada empresa puede requerir algo diferente de estos profesionales.

Las responsabilidades del recepcionista se centran, sobre todo, en recibir y ayudar a los visitantes o clientes. Después de todo, “recepción” está en el título del trabajo, por lo que no debería ser una sorpresa. Las empresas quieren que estos profesionales hagan que la experiencia inicial sea positiva y acogedora, asegurando que las preguntas se respondan adecuadamente, las llamadas se enruten correctamente y las necesidades se aborden en consecuencia.

Pero la mayoría de las empresas no se ven inundadas de visitantes cada minuto de cada día. Se produce tiempo de inactividad. Y, cuando hay un momento libre, no quieren que los recepcionistas se queden sentados y jugueteando con sus pulgares. Es simplemente un desperdicio.

Entonces, en lugar de limitarse a mirar el teléfono o la puerta esperando a que la siguiente persona que necesite ayuda se ponga en contacto, los recepcionistas se ponen a trabajar. A continuación se muestran algunas de las cosas que una recepcionista podría tener que manejar:

  • Saludar a visitantes o clientes
  • Conservación de registros de visitantes
  • Gestión de solicitudes
  • llamadas directas
  • Tomar y distribuir mensajes.
  • Mantener la limpieza del área de recepción.
  • Equipo de oficina operativo.
  • Gestión y mantenimiento de archivos.
  • Gestión del tiempo y reserva de citas.
  • Recepción de correo y entregas.
  • Distribución de correo y paquetes entrantes.
  • Realizar inventarios de suministros.
  • Reordenar suministros según sea necesario

En la mayoría de los casos, todo esto puede mantener bastante ocupada a la recepcionista. Además, pueden tener tareas administrativas adicionales, dependiendo de lo que requiera su trabajo.

¿Qué habilidades necesitan los recepcionistas?

Ser un recepcionista excepcional requiere un conjunto particular de habilidades. ¿Cuáles necesitas? Bueno, eso depende. Cada trabajo es un poco diferente, por lo que los gerentes de contratación pueden tener diferentes prioridades al elegir candidatos. Pero normalmente puedes descubrir lo que están buscando con relativa facilidad.

La descripción del puesto de recepcionista en el anuncio de vacante está llena de consejos útiles. Por lo general, encontrará elementos imprescindibles que describen las capacidades técnicas que valora la empresa.

Pero si no encuentra una lista clara, no entre en pánico. Muchos trabajos de recepcionista tienen requisitos similares. Estas son algunas de las habilidades duras más solicitadas:

  • Sistemas telefónicos multilínea
  • Operación de computadora
  • oficina de microsoft
  • Velocidad de escritura de más de 35 palabras por minuto
  • Planificación
  • Escrito de negocios
  • Operación de equipos de oficina.

Ahora, las habilidades duras son sólo la punta del iceberg. Para los recepcionistas, tener las habilidades interpersonales adecuadas es al menos igual de importante, si no más. Después de todo, interactuar con la gente es una parte clave del trabajo. Si no tienes las características ideales para ello, es posible que no satisfagas las necesidades de una empresa.

La mayoría de los roles de recepcionista dependen en gran medida de algunos rasgos, por lo que es aconsejable mencionarlos. Aquí hay algunas habilidades sociales que necesitan un lugar en su currículum:

  • Servicio al Cliente
  • Profesionalismo
  • Comunicación
  • Habilidades interpersonales
  • solución de problemas
  • comportamiento tranquilo
  • Gestión del tiempo
  • Organización
  • Multitarea
  • Adaptabilidad
  • Responsabilidad
  • Atención a los detalles

Formación de recepcionista, formación de certificación

Si cree que ser recepcionista es excelente, probablemente se esté preguntando si necesita un tipo específico de educación o capacitación para conseguir el trabajo. Bueno, estás de suerte. Normalmente la respuesta es no, pero no siempre.

En la mayoría de los casos, los gerentes de contratación incluyen un diploma de escuela secundaria como requisito educativo. Sin embargo, algunas empresas pueden estar buscando algo más, como un título de asociado o un certificado de finalización de un programa de escuela de oficios. Esto es especialmente cierto en algunos entornos especializados, como clínicas médicas o bufetes de abogados.

De lo contrario, la formación o las certificaciones son en gran medida inútiles. Todo lo que necesita saber normalmente se aprende en el trabajo.

Expectativas salariales de recepcionista

Bien, pasemos ahora a una de las grandes preguntas; ¿Cuál es el salario de una recepcionista? Como ocurre con todos los trabajos, depende. Pero si encuentra un puesto que ofrezca el salario promedio, puede ganar $30,050 por año. No está nada mal.

También es importante recordar que a medida que adquiere experiencia, aumenta su potencial de ingresos. El 10% superior de los recepcionistas gana alrededor de 43.400 dólares al año. Es bastante respetable.

Además, si consigue un puesto de tiempo completo, puede tener acceso a valiosos beneficios. Es posible que haya opciones médicas, dentales, de jubilación, de vacaciones y similares disponibles, lo que aumenta el valor de su paquete de compensación total.

Además, es posible que pueda pasar de un puesto de recepcionista a uno con una remuneración más alta. Por ejemplo, podría servir como un trampolín hacia un puesto de asistente ejecutivo. En este puesto, el salario promedio es de $59,340 por año y el 10% superior gana $89,310 por año.

Lo que necesitas saber para tu entrevista de trabajo

Ya hemos explicado cómo manejar las preguntas de la entrevista para recepcionistas y responderlas detalladamente. Pero si quieres algunos conceptos básicos, aquí los tienes.

Si desea conseguir un trabajo de recepcionista, debe brillar cuando conozca al gerente de contratación. Para que esto suceda, comience revisando la descripción del trabajo de la recepcionista. Concéntrese en lo imprescindible y en las funciones repetidas. Estos reflejan las prioridades de la empresa, por lo que desea orientar sus capacidades en esas áreas.

Además, eche un vistazo al sitio web de la empresa, especialmente a las declaraciones de misión y valores. Estos mensajes breves están repletos de información sobre las prioridades y la cultura de su organización. Úselo a su favor.

Cuando te enfrentas a preguntas de una entrevista conductual, el Método STAR y el Método Tailoring son tus aliados. Con ellos, puedes convertir una respuesta cotidiana en algo verdaderamente especial. Serás mucho más atractivo y eso importa cuando necesitas destacar.

CONSEJO: Durante la entrevista, es posible que no se le pregunte directamente sobre sus habilidades interpersonales. Pero hablar de ello es crucial, por eso hay que trabajar en ello. Afortunadamente, las preguntas de las entrevistas conductuales son bastante abiertas. Mientras practica, adquiera algunas habilidades interpersonales mientras analiza sus ejemplos. Es una excelente manera de tocarlos incluso si no te lo piden específicamente.

Conclusión

puesto de recepcionista

Los recepcionistas, en muchos sentidos, son la verdadera cara de la organización. Si crees que la descripción del puesto de recepcionista es justo lo que estás buscando, ¡genial! Utilice la información anterior para ayudarle a llevar su carrera en esa dirección. Si lo hace, se sorprenderá de lo rápido que su objetivo profesional puede convertirse en realidad.

¡Buena suerte!

➡️Descripción del puesto de trabajador social

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