Descripción del Puesto de Secretaria
Las secretarias son una pieza característica al igual que importante en el funcionamiento de una oficina. Ellas desempeñan muchas funciones y cada una de ellas es relevante, por lo tanto debemos tener una descripción del puesto de secretaria acorde con el modelo que buscamos para nuestra oficina.
La descripción del puesto de secretaria debe estar formulada de manera que expongamos la clase de empleada que queremos para este puesto. Agregando los aspectos que esperamos de seguro encontraremos a la candidata ideal para el puesto.
¿Que Hace una Secretaria?
A pesar de ser uno de los puestos más populares dentro de una oficina en realidad no estamos muy seguros de a que se dedica una secretaria realmente, y lo necesitamos para realizar una buena descripción del puesto.
Unas de la descripción del puesto de secretaria es que se dedica a realizar una variedad de ocupaciones administrativas dentro de la oficina. Generalmente este puesto se encuentra directamente relacionado un una figura de autoridad dentro de la jerarquía de la empresa, un jefe, un subjefe o un gerente.
Las secretarias pueden trabajar en conjunto con una oficina o trabajar directamente con un jefe realizando tareas de asistente y enlace con la oficina. Ademas una de la descripción del puesto de una secretaria pueden tener labores de una recepcionista, esto la hace un enlace entre su jefe y el público
Es por lo antes mencionado que la descripción del puesto de secretaria es que debe estar orientada a una empleada con capacidad de hacer múltiples tareas. Además de tener la capacidad de empatizar con el personal de la oficina donde se va a desenvolver
¿Cómo Realizar una Descripción del Puesto de Secretaria?
Al momento de necesitar una secretaria debemos pensar en el perfil que necesitamos en nuestra oficina. Ya que en el caso de ser una secretaria personal en el perfil, que se adecue más nuestras necesidades laborales. Partiendo de acá comenzaremos a realizar nuestra descripción del puesto de secretaria.
Identificar el Puesto de una Secretaria
Primeramente debemos destacar la información con las descripción del puesto de secretaria. Ademas de agregar información sobre la empresa u oficina. Por lo tanto se podrá agregar información acerca del jefe directo y las jornadas de trabajo.
Esta sección funge como encabezado y a la vez como una breve introducción a la descripción del puesto de secretaria. Aquí encontraremos la información más básica referente al puesto de trabajo.
Misión del Puesto de una Secretaria
En esta sección debemos agregar los objetivos de la descripción del puesto de secretaria en un texto breve. Debemos dejar entrever lo que esperamos de la persona que ocupe el puesto de secretaria en relación con la funcionalidad de la oficina.
Requisitos del Puesto de una Secretaria
En esta sección debemos agregar los requisitos que exigimos como empresa para el puesto de secretaria. Estos requisitos pueden ser variados y dependen de lo que la oficina o empresa requiera.
Entre los requisitos podemos encontrar: cierto grado de educación formal, disponibilidad laboral, algún tipo de experiencia con trabajos similares o incluso la capacidad o el conocimiento de lenguas extranjeras según la necesidad de la empresa.
Competencias para el puesto de una Secretaria
En esta sección debemos colocar a detalle las habilidades que serán necesarias para el puesto. Esta serie de cualidades garantizarán que la secretaría podrá cumplir con facilidad las asignaciones y actividades que se le deleguen en la oficina.
Entre estas habilidades se puede destacar el uso básico de herramientas de oficina, o el uso y conocimiento medio de herramientas de computación. Todo esto puede variar dependiendo de las actividades que realizará la secretaría que buscamos
Funciones del Puesto de una Secretaria
Esta sección es la más importante de la descripción del puesto. Aquí especificaremos las tareas y funciones asignadas a la secretaria. A su vez dejaremos ver cual es su posición en el organismo funcional de la oficina
Dependiendo del departamento y la clase de trabajo que se le pretende asignar a la secretaria sus funciones pueden ser distintas. Puede dedicarse al manejo de la correspondencia, el manejo de los documentos y archivos de la oficina, o limitarse a labores asistenciales de su jefe directo.
¿Que Buscamos en cuanto a la descripción del puesto de una Secretaria?
Las secretarias cumplen funciones muy importantes dentro de una oficina, por ende tenemos ciertas necesidades básicas al momento de disponer de una. Debemos ser cuidadosos y muy precavidos al momento de seleccionar a nuestro personal de asistencia administrativo. En el siguiente apartado encontraras en cuanto a la descripción del puesto de una secretaria.
Responsabilidad
Una secretaria debe tener un perfil responsable debido a que a través de ella llevaremos a cabo actividades de importancia en nuestra oficina. Necesitamos a alguien que complete las asignaciones correctamente y con una puntualidad profesional.
Buenas Relaciones con el Público/Compañeros
La capacidad para relacionarse bien de una secretaria con el personal y con la gente que interactúa con nuestra empresa es un punto importante. En caso de que busquemos una secretaria cuyas funciones sean de recepcionista, queremos que esta sea agradable y carismática.
Proactividad y Eficiencia
Un rasgo destacable dentro de lo que buscamos en sin duda su proactividad en el trabajo. Su desempeño en la oficina será impulsado por su motivación, tendrá la capacidad de adelantarse a las situaciones y cumplir las asignaciones incluso con antelación, esto la convertirá en una empleada sumamente eficiente
Discreción
En lo que respecta a las secretarias personales, cuyas funciones son asistenciales con el jefe directo, queremos una particular discrecion. La discreción en una secretaria personal es menester cuando esta tendrá contacto con aspectos confidenciales de la empresa que manejamos.
Multifuncionalidad
Una buena secretaria para nuestra empresa debe ser multifuncional. El trabajo de una secretaria rara vez de limita solo a un tipo de actividad en concreto, sino más bien a una serie de tareas de oficina que usualmente ocurren en simultáneo.
Las mujeres poseen el especial talento de manejar muchas cosas a la vez, por eso tienen ventajas en este puesto. Es necesario que nuestra secretaria tenga esta capacidad para que pueda manejar el ritmo de nuestras asignaciones dentro de la oficina.
Capacidad de Análisis
La capacidad analitica de una secretaria sera beneficiosa para nuestra oficina. La capacidad de recopilar información e interpretarla es muy importante en las actividades administrativas dentro de una oficina.
Orientación a la Solución de Problemas
Muchas secretarias destacan por su facilidad para encontrar soluciones a problemas comunes que se presentan en el dia a dia oficionario. Es vital contar con alguien que reaccione de manera positiva ante una problemática posible y la solvente con eficiencia.