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Inventario de Hardware

Hoy en día existen empresas que basan su éxito en la utilización de equipos de hardware. El hardware conforma todas las piezas que forman parte del ensamblaje de una computadora y sus accesorios. Dichas piezas deben ser contabilizadas y organizadas apropiadamente a través de un Inventario de hardware.

Los inventarios de hardware son realizados con el objetivo de detectar artefactos defectuosos, los que están caducando y los que se encuentren en buenas condiciones. Es importante seguir las indicaciones que te daremos a continuación para lograr que tu inventario de hardware ¡Sea todo un éxito!

¿Qué es un Inventario de Hardware?

Todos los inventarios llevan como objetivo detectar los artefactos en buenas condiciones, los defectuosos y los que se encuentran a punto de caducar. Un inventario de hardware se basa en realizar un control referente a la vida útil de los equipos y así poder atacar a tiempo las necesidades de la empresa.

Si el objetivo de la empresa se basa en el aprovechamiento al máximo de los equipos debe de implementarse paralelamente un sistema de mantenimiento. De esta forma se puede detectar a tiempo un equipo que se encuentre alterado.

Cuando es realizado un Inventario de hardware se descubren y conocen datos impresionantes acerca del desempeño de los equipos. De igual manera, se puede detectar si es necesario reemplazar los equipos o adquirir accesorios  que posean garantías para así alargar su vida útil. 

¿Cómo se Realiza un Inventario de Hardware?

Para realizar un inventario de hardware es necesario crear una lista de los activos para que sirva de guía. Dicha lista debe poseer una serie de elementos como la ubicación del equipo, el modelo, quien es la persona a cargo de el, entre otros..  Estos elementos deben contar con una serie de características que se detallaran a continuación:

Elementos que Deben Conformar un Inventario de Hardware

En el momento en que se procede a realizar un inventario de hardware es ideal utilizar herramientas que nos ayuden a facilitar este trabajo. Las tablas de Excel son un grandioso recurso que organizan mucho más fácil la información. 

Equipo de Inventario de Hardware

Debe describirse el tipo de equipo. Por ejemplo, si se anexa una Fotocopiadora, una PC de escritorio, laptop, entre otros.

Ser Responsable

Se debe señalar quien es la encargado del uso y mantenimiento del equipo en cuestión.

Departamento

Identificando la ubicación del equipo se mantiene un seguimiento eficiente. Es por esta razón que debe identificarse la oficina donde se encuentre cada artefacto que forme parte del inventario.

Sucursal

Algunas empresas en las cuales poseen una oficina principal que es la encargada de la distribución de hardware a múltiples sucursales. Es por esta razón que debe registrarse cada equipo, de esta manera se facilita su ubicación.

Categoría

Existe un sistema de clasificación de hardware el cual facilita la organización del inventario. Los artefactos son clasificados por secciones según listas de accesorios de oficina y listas de informática. 

En las primeras se anexan los artefactos utilizados en las labores diarias de la oficina, por ejemplo, fotocopiadora o impresora. En cambio, en las listas de informática se ingresan todos los artículos que se encuentran relacionados con el departamento de informática. Por ejemplo, las computadoras de escritorio o laptop.

Descripción

En esta columna de nuestro inventario de hardware se debe describir la marca y el modelo del equipo. De ser posible debe ser anexado el serial, para así mantener un control más estricto del equipo. 

Número de identificación

Todas las empresas deben rotular cada equipo con un número de identificación propio. Dicho número debe ser incluido en la columna pertinente.

Fecha de compra

Para tener en cuenta el período de vida útil del equipo, se debe describir la fecha en la cual el artefacto fue comprado. 

Garantía

Todo artefacto que sea adquirido completamente nuevo, debe gozar de un periodo de garantía que generalmente va desde 30 a 60 días. Al colocar el tiempo de caducidad de la garantía la empresa puede identificar la causa de su alteración, pudiendo ser por defecto de fábrica.

Condición

En este caso, deben ser descritas las condiciones del equipo. Pudiendo variar y ser óptimas en algunos equipos, pero defectuosas en otros.

Antigüedad

En el inventario de hardware debe reflejarse el tiempo de uso del equipo, la cual debe ser descrita en años. 

Precio de Compra y Valor Actual

Debe reflejar el costo total en el que la empresa adquirió el artefacto. De igual manera, debe realizarse la comparación mediante la implementación de una Columna que exprese el valor actual del equipo. 

Estado de garantía

Mediante esta característica se puede averiguar rápidamente si el equipo goza de la garantía de fábrica o si esta se ha vencido.

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