Las 16 preguntas principales de la entrevista para recepcionistas (+ respuestas de muestra)

Cuando se trata de los roles que desempeñan las personas dentro de una organización profesional, es difícil ignorar lo importante que es un buen recepcionista. En muchos sentidos, una recepcionista es la representación física de la organización , por lo que resulta fundamental para la organización encontrar al mejor candidato para el puesto (¡y es por eso que elegimos escribir un artículo completo sobre las preguntas de la entrevista para recepcionistas!).

Después de todo, soy la primera persona con la que hablas cuando llamas y, a menudo, la primera cara que ves cuando entras a la oficina. Los recepcionistas interactúan con empleados, clientes, agencias, proveedores… básicamente cualquier persona que tenga algo que ver con la empresa.

Por esta razón, cuando se trata de contratar una nueva recepcionista, los gerentes de contratación no solo buscan a alguien que sepa hacer el trabajo, sino que pueda representar toda la reputación de la empresa de la manera más positiva posible … razón por la cual, Cuando se esté preparando para su próxima entrevista de recepcionista, no sólo tiene que ser un buen candidato… debe ser el candidato perfecto.

Ser una gran recepcionista es un poco como ser un superhéroe en el sentido de que necesitarás una gran cantidad de habilidades y habilidades especiales para destacar entre el resto de los candidatos potenciales. Debido a que usted suele ser la primera (y a veces la última) persona con la que interactúan las personas cuando se trata de la empresa para la que lo contratan, los gerentes de contratación se centrarán en las personas que consideran agradables y amigables. Pero no creas que ganarás esa entrevista sólo porque tienes un apretón de manos firme y una sonrisa de 10.000 vatios.

Los gerentes de contratación buscan personas con gran talento en lo que respecta a habilidades duras como comunicación clara, organización, procesamiento de textos, gestión de horarios y tiempo, excelentes habilidades telefónicas y habilidades de escritura . También buscan personas con habilidades interpersonales, incluida la resolución de problemas, adaptabilidad, paciencia, capacidad para trabajar bajo presión y gestionar el estrés, creatividad y, en algunos casos (dependiendo de con quién termine trabajando y las llamadas que pueda recibir), resolución de conflictos.

Entonces, como decíamos… un superhéroe. Menos la capa.

Una excelente recepcionista debe poder hacer multitud de trabajos y desempeñar muchas funciones (pero lo siento, como dijimos… nada de capas). Definitivamente no es una carrera para los débiles de corazón. Tampoco es una entrevista a la que quieras ir menos que preparado (no es que ningún estudiante de The Interview Guys haría eso… pero cuando se trata de una entrevista para un puesto de recepcionista, es aún más importante prepararse con anticipación).

(También le pueden interesar otros dos artículos: Preguntas de la entrevista para asistente administrativo y Preguntas de la entrevista para asistente ejecutivo).

➡️Las 15 principales preguntas de la entrevista para niñeras

5 consejos que le ayudarán a prepararse para una entrevista para recepcionistas

Vístete como corresponde: Ya hemos dicho que el recepcionista es, en muchos sentidos, la encarnación física de la empresa que representa. Tenga esto en cuenta al prepararse para su entrevista y elegir su guardarropa. Recuerda, tu primera impresión es la más importante. Quiere que el gerente de contratación lo mire y vea a alguien que estaría orgulloso de representar a la empresa.

Conozca de antemano la personalidad de la empresa: Por extraño que parezca, las empresas tienen “personalidades”. A menudo también llamada “cultura”, representa la atmósfera general de una empresa y se compone de una serie de elementos que incluyen el ambiente de trabajo, los valores de la empresa, la misión, la ética, los objetivos y las expectativas.

Conocer esa personalidad antes de la entrevista puede ayudarlo a asegurarse de que su personalidad encaje bien y encaje bien. Por ejemplo, la personalidad de un despacho de abogados corporativo sería muy diferente a la personalidad de una empresa de juguetes. Conozca de antemano la cultura de la empresa leyendo su blog, publicaciones en Facebook o hablando con empleados actuales y anteriores.

Familiarízate con los productos y/o servicios de la empresa: si tienen un producto o servicio que puedes probar, debes hacer todo lo posible para usarlo antes de presentarte a la primera entrevista. Esté preparado para discutir su experiencia con el gerente de contratación si se le solicita.

Sea consciente de su lenguaje corporal: interactuará con la gente todo el día si lo contratan como recepcionista y deberá mantener una apariencia profesional durante todo el tiempo que esté en el trabajo, incluida la forma en que se presenta físicamente. Comience con el pie derecho saludando al gerente de contratación con una sonrisa genuina y un apretón de manos. Asegúrate de mirarlos a los ojos durante la entrevista e interactuar directamente.

Practique comunicarse con claridad y calma: una gran parte de ser un gran recepcionista es contestar el teléfono y comunicarse con los clientes. Un gerente de contratación no querrá contratar a alguien que tenga problemas para comunicarse con claridad. Asegúrese de responder todas las preguntas de forma clara y tranquila. Sabemos que estás nervioso, ¡pero no te apresures! No interrumpa al gerente de contratación ni lo mencione. Recuerde, una gran parte de una comunicación clara no es sólo hablar sino también escuchar.

Ahora pasemos a los tipos de preguntas que le pueden hacer al entrevistarse para un puesto de recepcionista.

Las 6 preguntas principales de la entrevista para recepcionista que le podrían hacer

Lo más probable es que se enfrente a una buena cantidad de preguntas tradicionales que abordan esas habilidades difíciles de las que hablamos anteriormente. Al prepararse para la entrevista, revise cuidadosamente la descripción del trabajo y asegúrese de que sus habilidades coincidan con lo que están buscando específicamente.

Consejo: prepárese para responder también preguntas de comportamiento y situacionales. De hecho, si bien las habilidades que enumera en su carta de presentación y currículum lo llevarán a la entrevista, son las respuestas que dé a las preguntas de comportamiento y situacionales las que realmente demostrarán al entrevistador que usted es la persona adecuada. persona para el trabajo.

Para ayudarlo a tener una idea de las preguntas que le podrían hacer y para que tenga la mentalidad correcta, aquí hay algunas posibles preguntas y respuestas de la entrevista para recepcionistas con las que puede practicar.

¿Cuál es su nivel de experiencia trabajando con sistemas telefónicos multilínea?

Mi último trabajo implicó trabajar en un escritorio donde recibimos un gran volumen de llamadas. Fui responsable de organizar todas las llamadas entrantes y garantizar que se transfirieran al destinatario correcto de forma rápida y eficiente. Incluso cuando las cosas están agitadas, me enorgullezco de mi capacidad para mantenerme amigable y tranquilo.

¿Cuál es su tasa de palabras por minuto al escribir y cuál es su tasa de error?

En promedio, escribo entre 80 y 95 palabras por minuto con aproximadamente un noventa por ciento de precisión. Puedo escribir más rápido, pero sé que aumentar la velocidad puede disminuir mi precisión. De todos modos, me aseguro de revisar todo lo que escribo y corregir errores gramaticales y ortográficos antes de enviar cualquier cosa.

¿Cuál es su nivel de experiencia con programas de software y equipos de oficina tradicionales?

Tengo más de 15 años de experiencia en el uso de Windows y la suite Microsoft Office, incluidos Word, Access, Excel y PowerPoint. También estoy familiarizado con Adobe Photoshop e Illustrator y con la mayoría de los equipos de oficina estándar, incluidas fotocopiadoras, máquinas de fax y sistemas telefónicos.

¿Puedes hablarme de algún momento en el que te sentiste abrumado en el trabajo y cómo manejaste la situación?

En mi último trabajo no era inusual que nos cortaran el trabajo el viernes justo antes del final de la jornada laboral, pero un viernes en particular no sólo teníamos nuestro aumento laboral normal antes del fin de semana, sino que también estábamos en medio de una renovación importante de la oficina y la realización de entrevistas para nuevos empleados.

Entre contestar el teléfono y hacer mi trabajo rutinario normal, también me encontré teniendo que coordinar a los trabajadores de la construcción que trasladaban muebles de una sección a otra, y al mismo tiempo asegurarme de que las personas que venían a las entrevistas estuvieran debidamente registradas. Tranquilo, sereno y prioricé mis tareas adecuadamente. Soy un creador de listas, Así que la forma más fácil que he encontrado para mantenerme organizado cuando las cosas van mal es escribirlas inmediatamente. De esta manera las cosas no se pierden en el calor del momento.

¿Puedes hablarme de alguna ocasión en la que tuviste que lidiar con alguien que estaba molesto o enojado por teléfono?

Una vez llamé a alguien que obviamente estaba muy molesto. Pidieron estar conectados directamente con nuestro director ejecutivo. Lo más importante que debes recordar al tratar con personas como esta es nunca tomar su enojo como algo personal ni permitir que afecte la forma en que los manejas. Fui cortés y firme y les hice saber que él no estaba disponible pero que estaría encantado de pasarles un mensaje. Al mantener la calma y escuchar su queja, se sintió satisfecho de que sus preocupaciones serían ventiladas y se calmó.

¿Puedes hablarme de algún momento en el que hayas ido más allá en tu trabajo?

Un invierno tuvimos una tormenta especialmente fuerte que impidió que varios empleados vinieran a trabajar, incluido el asistente personal del director general. Afortunadamente, estaba bastante familiarizado con lo que había hecho por él y me resultó relativamente fácil asumir ese papel en su ausencia. Duplicó mi carga de trabajo y terminé dedicando muchas más horas de lo habitual, pero significó que nuestro CEO pudo continuar trabajando a su ritmo normal y cumplir con su horario. Su asistente regresó una semana después y se emocionó al ver que no había una gran montaña de trabajo esperándola. Además, nuestro CEO, agradecido por el trabajo extra que hice sin quejarme,

10 preguntas más de la entrevista para recepcionista que podrías enfrentar

Aquí hay algunas otras preguntas que puede enfrentar en su próxima entrevista de recepcionista:

1. ¿Cuáles son tus cosas favoritas/menos favoritas de ser recepcionista?
2. ¿Cuál es el mayor desafío personal diario al que se enfrenta en este puesto y qué ha hecho para mejorarlo?
3. Descríbame las tareas de las que era responsable en su último puesto.
4. ¿Cuál es su nivel de experiencia en servicio al cliente?
5. En su opinión, ¿qué papel juega un recepcionista a la hora de contribuir a la cultura de la oficina?
6. ¿Qué métodos utilizas para gestionar tu agenda diaria?
7. ¿Cuál crees que es la cualidad más importante que debe tener un recepcionista para tener éxito en el puesto?
8. ¿Está disponible para trabajar horas extras si es necesario?
9. ¿Qué experiencia tiene en el manejo de información segura o confidencial?
10. En su último puesto, hizo algo específico que contribuyó a un aumento de los ingresos generales u otras eficiencias (por ejemplo, ahorrar tiempo o reducir costos).

Preguntas para hacer al final de la entrevista

Ahora que hemos analizado las posibles preguntas que le podrían hacer durante una entrevista con una recepcionista, cambiemos las tornas por un segundo y hablemos sobre las preguntas que debe hacerle al gerente de contratación.

Tradicionalmente, al final de la entrevista, un gerente de contratación le preguntará si tiene alguna pregunta que le gustaría responder. Si bien su primer instinto puede ser decir no, le recomendamos encarecidamente que reprima este impulso .

Hacer preguntas demuestra que está realmente interesado en el puesto. También significa que cuando llegue el momento de decidir si acepta o no el puesto, su decisión estará bien informada. Recuerde, no solo lo están entrevistando a usted… usted también los está entrevistando y asegurándose de que el trabajo sea adecuado para usted.

1. “¿Puedes describirme cómo es un día típico aquí?”

Esta es una gran pregunta que le ayudará a tener una idea del tipo de entorno laboral en el que podría encontrarse.

• ¿Está realizando una entrevista para una gran empresa multinacional con miles de empleados y clientes de los que será responsable en última instancia?
• ¿Es una oficina boutique más pequeña con sólo un puñado de empleados y un ambiente más relajado?

Escuchar cómo transcurre un día típico puede ser una excelente manera de tener una idea de cómo sería su día si lo contrataran.

2. “¿Existen oportunidades para que los empleados reciban capacitación adicional o educación adicional?”

Hoy en día, muchas empresas quieren que sus empleados sigan creciendo tanto profesional como personalmente y pueden ofrecer programas formales o informales de tutoría, coaching y formación profesional.

Al hacer esta pregunta, el gerente de contratación sabrá que usted está interesado en un crecimiento y desarrollo profesional continuo.

3. “¿Puedes decirme qué te atrajo de esta empresa y cuál es tu parte favorita de trabajar aquí?”

Esta pregunta le brindará una idea de la cultura de la empresa para la que está entrevistando de una manera mucho más profunda de la que quizás ya haya obtenido en su investigación anterior. Si el responsable de contratación te dice que le atrae el salario y que su parte favorita es marcharse al final del día… ¡tal vez sea el momento de buscar otra empresa con la que entrevistarse!

Con toda seriedad, escuche atentamente cómo responden a esta pregunta. Lo ideal sería sentir que realmente disfrutan del trabajo que realizan y que se sienten satisfechos con su puesto.

Conclusión

Siempre es una buena idea continuar la entrevista con un agradecimiento al gerente de contratación por la oportunidad. Asegúrese de obtener su información de contacto antes de irse y envíeles un mensaje rápido para hacerles saber que aprecia el tiempo que se tomaron para entrevistarlo.

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