Las 30 preguntas y respuestas principales de la entrevista de asistente administrativo -

Por Mike Simpson

ACTUALIZADO 06/04/2023

Dicen que detrás de cada ejecutivo de negocios exitoso hay un buen asistente administrativo que dirige el negocio en secreto. Si bien la declaración pretende ser divertida, hay una parte bastante sólida de verdad en ella.

Un asistente administrativo competente, calificado y entusiasta vale su peso en oro, y los gerentes de contratación utilizan preguntas precisas en las entrevistas para asistentes administrativos para descartar candidatos no calificados en su búsqueda de lo mejor de lo mejor. Si quiere asegurarse de estar listo, esto es lo que necesita saber.

¿Qué es un asistente administrativo?

Entonces, ¿qué es un asistente administrativo? Bueno, la buena gente de The Balance dice que estos profesionales son “la columna vertebral de la funcionalidad de la oficina” y no se equivocan. Los asistentes administrativos modernos son como la navaja suiza de los empleados: deben conocer una gran cantidad de información y poseer multitud de habilidades.

Los asistentes administrativos de hoy son a menudo la mano derecha de los directores ejecutivos y ayudan en las tareas diarias de administrar una empresa. Los asistentes administrativos coordinan calendarios, programan reuniones, manejan las necesidades básicas de la oficina y, a menudo, sirven como enlace entre el director ejecutivo y otros departamentos.

También se les pueden asignar tareas más tradicionales, como contestar teléfonos y correos electrónicos, preparar informes y administrar bases de datos de información y sistemas de archivo.

Debido a que el papel de un buen asistente administrativo es tan amplio, los gerentes de contratación buscarán candidatos que posean una multitud de habilidades. Esto significa que si está a punto de ser entrevistado para un asistente administrativo, debe estar preparado para responder preguntas igualmente diversas que cubran tanto habilidades duras como blandas.

Conseguir una entrevista para un asistente administrativo puede ser difícil, especialmente porque a menudo hay mucha competencia. En total, casi 2,3 millones de personas trabajan en la industria. Pero destacar no es imposible. Con la estrategia adecuada, puedes hacerlo bien.

Cómo prepararse para una entrevista de asistente administrativo: nuestros 4 mejores consejos

A continuación se presentan cinco de nuestros principales consejos para asegurarse de que esté listo para su próxima entrevista de asistente administrativo:

1. Preparación

Es importante que empiece a pensar como un asistente administrativo mucho antes de poner un pie en la sala de entrevistas. Como se mencionó anteriormente, un buen asistente administrativo es alguien que puede ayudar a administrar y facilitar la vida diaria de los ejecutivos ocupados. Si puede demostrar esta habilidad al gerente de contratación a través de su solicitud, ¡sus posibilidades de obtener la entrevista aumentarán significativamente!

Esto significa adaptar su carta de presentación, solicitud y currículum específicamente tanto al trabajo como a la empresa. Asegúrese de que las habilidades y habilidades que ofrece coincidan con lo que la empresa busca y estén claramente resaltadas.

Es mucho más probable que un gerente de contratación lo invite a una entrevista si puede ver de un vistazo que usted es el candidato ideal para el trabajo. ¡Haz su trabajo más fácil!

2. Utilice ejemplos concretos de su pasado.

Uno de los componentes clave de un buen asistente administrativo es facilitarle la vida a un gerente o ejecutivo. Proporcione al gerente de contratación ejemplos concretos de cómo ayudó a sus superiores a hacer esto, tanto en la carta de presentación como durante la entrevista.

NOTA: Si se está preparando para una entrevista de asistente ejecutivo en lugar de un puesto de asistente administrativo (¡hay una diferencia!), consulte nuestro artículo sobre preguntas de la entrevista de asistente ejecutivo.

3. Examina detenidamente tus habilidades interpersonales

Ya hemos cubierto las habilidades sociales, así que asegúrese de revisar la lista y perfeccionar las habilidades sociales que requiere el trabajo. Ser técnicamente competente es sólo la mitad de la batalla. Tener una comprensión sólida de las habilidades interpersonales que necesita para el puesto para el que está entrevistando y mostrarlas en su carta de presentación, currículum y entrevista lo ayudará a pasar de ser un solicitante de empleo a un empleado.

4. Ponte manos a la obra con la alta tecnología

Los asistentes administrativos suelen trabajar con tecnología. Asegurarse de saber cómo funcionan las computadoras, fotocopiadoras, máquinas de fax y otros equipos de oficina estándar, incluso en un nivel básico, es una habilidad que todo gerente de contratación apreciará.

Si bien probablemente no se le pedirá que realice ninguna reparación importante, tener conocimientos prácticos sobre cómo utilizar el equipo y cómo realizar el mantenimiento básico le ayudará a resaltar su capacidad para gestionar un entorno de oficina sin problemas.

De hecho, queríamos informarle que hemos creado una excelente hoja de referencia gratuita que le brindará respuestas palabra por palabra a algunas de las preguntas más difíciles que enfrentará en su próxima entrevista. Después de todo, los gerentes de contratación a menudo le harán preguntas de entrevista más generalizadas junto con preguntas específicas sobre su asistente administrativo.

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Las 5 preguntas principales de la entrevista para asistente administrativo

Ahora que hemos cubierto los consejos, es hora del momento que estaba esperando: las cinco preguntas y respuestas principales del asistente administrativo.

Recuerde, mientras los lee, piense en cómo respondería y cómo podría resaltar mejor sus habilidades y conocimientos relevantes.

¡No olvide incluir también los éxitos de trabajos anteriores!

1. Si diferentes gerentes le asignaran dos tareas de alta prioridad, ¿cómo decidiría cuál manejar primero?

Una de las preguntas clásicas de la entrevista para asistente administrativo, le brinda al gerente de contratación información sobre cómo tomar decisiones y abordar los desafíos. Lo ideal sería delinear una estrategia general (preferiblemente utilizando un ejemplo de su pasado) que destaque su capacidad para tomar buenas decisiones rápidamente y obtener resultados.

RESPUESTA DE EJEMPLO:

“En esta situación, utilizo un enfoque multifacético para decidir qué tarea abordar primero. Por lo general, tengo en cuenta la fecha de vencimiento requerida, el tiempo necesario y la dificultad general. Además, consideraré si una tarea puede experimentar retrasos, como esperar respuestas de otros miembros del proyecto.

“Por ejemplo, en mi último puesto, un gerente necesitaba una presentación creada para una próxima conferencia, mientras que otro necesitaba un informe que describiera el estado de un proyecto. Ambos tenían un compromiso de tiempo similar y las tareas debían entregarse prácticamente al mismo tiempo. Sin embargo, pude determinar cómo proceder según la naturaleza del trabajo. El informe requirió el aporte de varios miembros del equipo, mientras que la presentación la pude completar de forma independiente. Entonces, primero intenté obtener los datos necesarios para el informe y, mientras esperaba esas respuestas, pasé a la presentación. Cuando llegaron todos los datos del informe, la presentación había terminado, lo que me permitió reenfocarme y manejar eso también”.

2. ¿Cuál de tus fortalezas te ayuda a sobresalir como asistente administrativo?

Con esta pregunta de la entrevista para asistente administrativo, el gerente de contratación aprende cómo ve usted el puesto y obtiene información detallada sobre sus habilidades. Es una forma sencilla de evaluar tu forma de pensar y descubrir tus puntos fuertes.

RESPUESTA DE EJEMPLO:

“Si tuviera que elegir solo una fortaleza que creo que me permite prosperar, sería la escucha activa. Un asistente administrativo generalmente desempeña una función de apoyo, ya que garantiza que otros tengan lo que necesitan para realizar sus tareas. La capacidad de escuchar activamente me hace particularmente eficaz.

“Como parte de mi proceso, voy más allá de simplemente escuchar lo que se comparte. En mi último puesto, comencé simplemente escuchando. Luego, reiteré lo que escuché, permitiéndome asegurarme de haberlo entendido completamente. Si es necesario, haré preguntas de sondeo para obtener mayor claridad. En general, encontré la estrategia muy efectiva, permitiéndome superar las expectativas simplemente reuniendo la información correcta desde el principio”.

3. ¿Qué estrategias utilizas para mantenerte organizado?

Los asistentes administrativos suelen tener mucho que hacer, lo que hace que la organización sea esencial. Con esta pregunta, simplemente desea describir las técnicas que utiliza para mantenerse actualizado.

RESPUESTA DE EJEMPLO:

“A lo largo de mi carrera, he desarrollado varias estrategias confiables para mantenerme organizado. Primero, soy un ávido usuario de la aplicación de calendario. Además de codificar las citas con colores para facilitar el seguimiento y utilizar notificaciones para mantener todo a tiempo, bloqueo tiempo para todas mis tareas. Esto me proporciona una lista de tareas pendientes basada en el tiempo, lo que garantiza que me mantengo en el objetivo.

“Cuando se trata de gestión de documentos, los sistemas de archivo codificados por colores y las convenciones de nomenclatura estandarizadas marcan una gran diferencia. Gracias a la codificación por colores, es más fácil encontrar documentos físicos rápidamente. Al utilizar convenciones de nomenclatura estandarizadas en archivos digitales, encontrar información crítica es mucho más fácil. En general, estos procesos aumentan mi eficiencia y al mismo tiempo garantizan que todo tenga su lugar y sea fácil de encontrar nuevamente en el futuro.

4. Cuénteme sobre algún momento en el que se enfrentó a una fecha límite ajustada.

Aquí está una de las preguntas de la entrevista para un asistente administrativo donde el gerente de contratación descubre cómo maneja usted la presión. Asegúrese de discutir un ejemplo claro que describa la situación y cómo superó el desafío.

RESPUESTA DE EJEMPLO:

“En mi último puesto, una reunión crítica sobre el presupuesto de un proyecto tuvo que ser reprogramada inesperadamente, retrasando la fecha más de una semana. Como resultado, en lugar de tener siete días hábiles para recopilar la información requerida y crear un informe, solo tuve dos días para administrar todo.

“El primer paso que di fue revisar mi calendario y ajustarlo para asegurarme de que ninguna otra tarea pasara desapercibida mientras me preparaba para concentrarme en el informe. Además, me comuniqué inmediatamente con miembros relevantes del proyecto. Además de informarles sobre el cambio de reunión, describí la información precisa que les pedía y cuándo era necesaria, estableciendo un tiempo de respuesta unas horas antes de cuando realmente era necesario crear un buffer.

“Posteriormente, me comuniqué inmediatamente con cada proveedor y vendedor involucrado, optando por llamadas telefónicas para asegurar una respuesta rápida. Una vez más, describí exactamente lo que se necesitaba y el tiempo de respuesta, creando una sensación de urgencia.

“Al final, la estrategia dio como resultado respuestas rápidas, lo que me dio tiempo suficiente para crear el informe requerido antes de la reunión. De hecho, incluso se completó unas horas antes de lo previsto, lo que le dio tiempo a mi gerente para revisar los datos antes de la reunión”.

5. Describe un momento en el que tuviste que cambiar rápidamente las prioridades.

Al igual que en la pregunta anterior, los asistentes administrativos a menudo enfrentan prioridades cambiantes. Una vez más, el gerente de contratación quiere saber cómo abordar este desafío.

RESPUESTA DE EJEMPLO:

“En mi último trabajo, el otro asistente administrativo de mi departamento tuvo una emergencia médica, lo que lo obligó a estar fuera de la oficina durante varias semanas. Como yo era el único asistente administrativo disponible, esto significó cambiar rápidamente de dirección para cubrir tareas críticas para todo el departamento.

“Para agilizar el proceso, me reuní con cada gerente para aprender más sobre los proyectos que el otro asistente administrativo tenía entre manos. Esto me permitió crear una lista de tareas pendientes funcional, teniendo en cuenta mi carga de trabajo y la del miembro del equipo ausente. Aunque la transición ha sido un desafío, he podido adaptarme y desempeñar tareas críticas para todo el departamento”.

25 preguntas más de asistente administrativo para las que debes prepararte

1. 1. ¿Ya has trabajado como asistente administrativo? ¿Cuál es el límite de tu experiencia?
   2. ¿Qué es lo que más te gusta o no te gusta de ser asistente administrativo?
   3. ¿Por qué dejaste tu último papel?
   4. ¿Cuál es su mayor logro hasta la fecha en este rol?
   5. En su puesto anterior, ¿qué tareas le resultaron más desafiantes? ¿Qué hiciste para asegurarte de realizar tu tarea a un alto nivel?
   6. ¿Cuál crees que es el mayor aporte que hace un asistente administrativo a un equipo?
   7. ¿Cuál es la velocidad de escritura y la tasa de error?
   8. Describe tu nivel de competencia con las computadoras. ¿Con qué sistemas operativos has trabajado?
   9. ¿Qué programas de software tradicionales has utilizado? ¿Se siente cómodo con Office, Excel y otros programas similares?
   10. ¿Tiene alguna herramienta específica que le guste utilizar para gestionar el tiempo?
   11. ¿Qué tipo de supervisor saca lo mejor de ti? ¿Con qué tipo de personas trabajas mejor?
   12. ¿Te gusta trabajar de forma independiente o como miembro de un equipo?
   13. ¿Qué horario de trabajo imagina para usted en este puesto? ¿Estás disponible para trabajar horas extras?
   14. Describe un momento en el que no te llevaste bien con alguien en la oficina y qué hiciste para mediar en la situación.
   15. ¿Alguna vez ha conocido a un superior directo con quien fuera difícil trabajar? ¿Cómo llevaste la relación?
   16. ¿Qué papel crees que juega el asistente administrativo en la cultura empresarial?
   17. ¿Qué estrategias utilizas a la hora de priorizar tus tareas?
   18. ¿Puedes recordar algún proyecto específico en el que hayas disfrutado más trabajando? ¿Qué te gustó y puedes anticipar experimentarlo nuevamente si te contratan?
   19. ¿Te consideras un buen comunicador? ¿Estarían de acuerdo o en desacuerdo sus anteriores colegas o supervisores?
   20. ¿Alguna vez ha ayudado a más de un superior a la vez? ¿Cómo gestionaste y priorizaste las tareas que te asignaron?
   21. Describe un momento en el que necesitabas ser discreto con tu supervisor y cómo manejaste específicamente la situación.
   22. ¿Prevé usted que el rol del asistente administrativo cambie en el corto/medio/largo plazo? ¿Si es así, cómo? ¿Y has pensado en cómo te adaptarás?
   23. ¿Alguna vez has manejado a otras personas? ¿Se sentiría cómodo si una o más personas lo denunciaran?
   24. ¿Te consideras un asistente de carrera? Si no es así, ¿cuáles son sus ambiciones de crecimiento en su carrera profesional actual?
   25. Aparte de tus funciones básicas, ¿qué otras funciones desempeñaste como asistente administrativo que fueron más allá de lo que se esperaba de ti?

20 buenas preguntas para hacer en una entrevista con un asistente administrativo

Antes de concluir la entrevista, es probable que su gerente de contratación le pregunte si tiene alguna pregunta para él.

Si bien es tentador darse por vencido lo más rápido posible, tómate el tiempo para hacer tus preguntas. No sólo le demostrará al entrevistador que usted está realmente interesado en el puesto, sino que también podrá aprender algo sobre el trabajo que no sabía antes.

Buenas preguntas para hacer son:

1. 1. ¿Puede describir un día típico en este puesto/departamento?
   2. Si me contrataran, ¿cuáles serían mis deberes y responsabilidades?
   3. ¿Hacia dónde cree que se dirigirá esta empresa en los próximos cinco años?
   4. ¿Hay margen de crecimiento en este puesto?
   5. ¿Cómo están estructurados los departamentos? ¿A quién le respondo específicamente?
   6. Si hablaras con tu ex asistente, ¿cuál diría que es la mejor parte de trabajar para ti? ¿Qué es lo peor?
   7. Describe a tu asistente perfecto. ¿Cuáles son las mejores cualidades que estás buscando?
   8. Háblame de tu peor asistente. ¿Qué hicieron para empeorarlos?
   9. ¿Puede describir su proceso de revisión de desempeño? ¿Con qué frecuencia se realizan revisiones? ¿Quién los dirige?
   10. ¿Esta empresa recompensa o anima a los empleados?
   11. ¿Usted o la empresa fomentan y/o apoyan programas de capacitación continua? ¿Se anima a los empleados a asistir a programas de educación superior o regresar a la escuela?
   12. ¿Existe alguna organización profesional a la que anime a sus empleados a unirse?
   13. ¿Cuáles son las expectativas para las horas extras y/o las horas de fin de semana?
   14. En cuanto a los ex empleados que ocuparon el puesto, ¿qué tenían en común los de mejor desempeño?
   15. ¿Cuál es la política de vacaciones? ¿Cuál es la política de tiempo de enfermedad?
   16. Personalmente, ¿qué es lo que más te gusta de trabajar aquí? ¿Qué es lo que menos te gusta?
   17. Si pudieras darle un consejo a un nuevo asistente administrativo, ¿cuál sería y por qué?
   18. ¿Cómo ha cambiado esta posición en los últimos cinco años? ¿Cómo imagina que cambiará este rol en los próximos cinco años?
   19. ¿Cuál es el mayor desafío al que se enfrenta esta empresa o departamento? ¿Cómo podría ayudar el nuevo empleado en este puesto a resolver esto?
   20. ¿Cuáles son sus objetivos para el nuevo empleado durante los primeros 30, 60 y 90 días?

Por supuesto, esta lista es solo nuestra lista de sugerencias. Según su investigación y sus inquietudes personales, no dude en crear las suyas propias.

Ponlo todo junto

Asegurarse de estar listo para responder las preguntas de la entrevista de asistente administrativo significa investigar de antemano, adoptar la mentalidad adecuada y encontrar ejemplos específicos para resaltar su experiencia. Por supuesto, como estudiante de The Interview Guys, ¡estas cosas deberían ser muy sencillas!

¡Buena suerte!

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Descargue nuestra “ Hoja de referencia en PDF con respuestas a preguntas de entrevistas de trabajo ”, que proporciona ejemplos de respuestas palabra por palabra a algunas de las preguntas más comunes de las entrevistas, que incluyen:

• ¿Cual es tu mayor debilidad?
• ¿Cuál es tu mayor fortaleza?
• Cuéntame de ti
• Porque deberíamos contratarte?
• ¡Y más!
  

Sus consejos y opiniones han sido compartidos y presentados en publicaciones como Forbes , Entrepreneur , CNBC y otras, así como en instituciones educativas como la Universidad de Michigan , Penn State , Northeastern y otras.

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