18 plantillas gratuitas de órdenes de compra (Excel y Doc)

Una plantilla de orden de compra es un documento que envían los compradores a los proveedores y que incluye una solicitud de pedido. Una plantilla de pedido contiene información básica como el tipo de artículo, el precio que han acordado y el número de pedido. Cuanto más específico sea tu pedido y más detalles incluyas, más eficaz será tu plantilla de pedido.

Plantillas de órdenes de compra

¿Qué es un documento de orden de compra?

Un modelo de pedido de compra es un tipo de documento creado por los compradores que luego envían a los vendedores. Es un resumen de los bienes y servicios que los compradores piensan adquirir de los proveedores. Un modelo de pedido contiene una lista de bienes o servicios, la cantidad y el precio negociado.

En cuanto el comprador y el vendedor están de acuerdo con la información del modelo de pedido, éste se convierte en un documento legalmente vinculante entre ambas partes. Esto significa que el comprador debe ser muy explícito y claro a la hora de comunicar sus peticiones. De este modo, no tiene que haber ninguna confusión cuando los proveedores reciban el modelo de pedido.

Normalmente, un comprador crearía dos modelos de pedido para enviar: uno interno y otro externo. El pedido interno se envía al departamento de cuentas por pagar de la empresa para que pueda cotejar la información con la de la futura factura. El pedido externo idéntico se envía al proveedor.

En cualquier caso, un formulario de pedido incluye la siguiente información:

• La fecha de emisión de la orden de compra.
• El nombre y la dirección del comprador.
• El nombre y la dirección del proveedor.
• El número de pedido.
• Detalles sobre los bienes y servicios a pedir.
• Los términos y condiciones de la transacción.

La plantilla del formulario de pedido es esencial para los compradores que necesitan adquirir bienes o servicios de vendedores, comerciantes o proveedores. Aunque la creación de una orden de pedido pueda parecer un trabajo extra redundante, especialmente cuando tienes una pequeña empresa, las exigencias de compra pueden cambiar a medida que evoluciona la relación entre el comprador y el vendedor.

A medida que la demanda disminuye o aumenta, volviéndose más compleja, urgente o específica, y con posibles errores de comunicación, pueden surgir discrepancias entre lo que el comprador esperaba y lo que el vendedor envió.

Pero el envío de una muestra de pedido ayuda a dejar claras las expectativas para que no haya confusión. Esta sencilla situación demuestra lo útiles que son los pedidos de compra para cualquier empresa que planee adquirir bienes o servicios de los proveedores.

Ejemplos de Órdenes de Compra

¿Cómo funciona una orden de compra?

Una vez que haces un modelo de orden de compra y ambas partes están de acuerdo con él, el documento se convierte en un documento legalmente vinculante. Contiene los detalles sobre los artículos que el comprador ha acordado comprar al precio acordado. También contiene un resumen de la fecha de entrega y las condiciones de pago.

Tanto una plantilla de orden de compra como un sistema informático de órdenes de compra pueden facilitar y hacer más eficiente el proceso de compra. El documento también permite un mejor seguimiento de los pagos y del inventario. Los compradores suelen utilizar una plantilla de pedido cuando necesitan comprar artículos o inventariar una cuenta.

Tras el acuerdo, el proveedor envía o entrega los artículos adquiridos por el comprador antes del pago. En este caso, la orden de compra sirve de protección contra el riesgo. La orden de compra proporciona protección legal y es importante para el seguimiento del pago y la gestión del inventario. Este documento también ayuda a los proveedores a comparar las existencias pedidas con las enviadas para garantizar su exactitud.

Estos documentos también permiten a los proveedores hacer un seguimiento de los pagos que han recibido. Los compradores tendrían una copia de la OC para hacer un seguimiento de los pedidos esperados y de cuándo deberían llegar. Así es como funciona básicamente una OC. Entonces empieza a moverse de un sitio a otro:

• Presentación de la orden de compra
  El comprador prepara el pedido: el departamento de compras suele hacerlo. Los responsables utilizan sistemas de software electrónicos para permitir un mejor seguimiento y envío a los proveedores. El formulario de la orden de compra debe incluir un número de orden de compra para hacer coincidir sus compras con los envíos.
  El formulario también incluiría la fecha de envío, la dirección de envío, la dirección de facturación y los detalles sobre los artículos pedidos. Los programas de software electrónico ya vienen con campos de entrada para esta información y también lo hacen las plantillas de pedidos. Así que todo lo que tienes que hacer es introducir la información requerida.
• Procesar la orden de compra
  En cuanto el comprador envía el pedido, crea una compra en curso. El estado del pedido permanece como "en curso" hasta que el comprador recibe los artículos. En cuanto esto ocurra, los artículos se escanean en el inventario del comprador y se cotejan con la información del pedido.
  A continuación, el documento se marca como que requiere pago o se procesa. Cuando el comprador remite el pago, se completa su responsabilidad en todo el proceso. Para garantizar la exactitud del crédito para el pago, incluye el número de pedido en el documento de pago.
• El proveedor utiliza la orden de compra
  Los proveedores utilizan las órdenes de compra para la tramitación de los pagos y el cumplimiento de los pedidos. En cuanto el vendedor recibe la muestra de la orden de compra, utiliza los detalles del documento para sacar los artículos pedidos para su embalaje y entrega. Después, el vendedor crea una factura basada en los artículos preparados.
  Antes de enviar los productos, el vendedor debe registrar primero el envío en el sistema de inventario. A continuación, el vendedor marca el pedido como pendiente de pago o completado. A continuación, el vendedor establece plazos importantes y fechas de recordatorio. Un pedido es importante para que los vendedores garanticen un buen seguimiento del pago y de la aplicación de la política de crédito.

Cómo utilizar una plantilla de orden de compra en la empresa

Por muy sencilla que sea una plantilla de orden de compra, es extremadamente útil. Si quieres entender este documento, deberías tomarte un tiempo para observar las prácticas empresariales actuales. Entonces podrás empezar a imaginar cómo puedes controlar lo que la empresa o los empleados compran y cómo procesar las transacciones de compra. Aquí tienes algunos consejos:

• Integrar las solicitudes y los pedidos
  Si tu empresa no utiliza actualmente pedidos, es muy probable que no puedas gestionar eficazmente las solicitudes que hacen tus empleados cuando necesitan comprar algo para la oficina. Pero el uso de un modelo de pedido permite una compra más eficiente, un mejor control y una mayor visibilidad en cuanto al gasto de la empresa.
• Crea tu pedido
  En la mayoría de los casos, los empleados necesitan un pedido para artículos, equipos o existencias que necesitan para seguir haciendo bien su trabajo. Muchas organizaciones simplemente permiten a sus empleados enviar un correo electrónico cuando necesitan solicitar algo. Cuando el supervisor lo aprueba, los empleados pueden comprar los artículos por su cuenta.
  Este no es un proceso eficiente y puede tentar a los empleados a solicitar cosas que en realidad no necesitan. Pero cuando creas una plantilla de pedido para la empresa, te permite llevar un control de todas estas solicitudes y de todas las compras realizadas por tu empresa.
• Úsalo para crear tu presupuesto
  Cuando los empleados empiecen a redactar solicitudes de compra, puedes hacer una estimación de tus gastos mensuales y hacer un seguimiento de lo que los empleados compran regularmente. Al hacer esto, también puedes empezar a hacer un análisis sobre el uso que hacen los empleados de los suministros y ver si se te ocurren formas de ahorrar.
• Consigue descuentos en las compras por volumen
  Cuando los empleados presentan solicitudes, puedes empezar a identificar los patrones de compra de tus empleados. Entonces puedes empezar a comprar artículos al por mayor para obtener descuentos de los proveedores. Además, conocer estos patrones te permite prever lo que necesitarán tus empleados el mes siguiente, de modo que puedas pedir suministros de antemano.
• De una solicitud a un pedido
  Cuando las requisiciones se han convertido en un procedimiento estándar en tu empresa, lo siguiente es idear un proceso de pedido. Este proceso facilita las cosas: lo único que tienes que hacer es ponerte en contacto con los proveedores e informarles de que, para las próximas compras, tienes previsto presentar un formulario de pedido antes de enviar el pago.
  Una vez que hayas aprobado las solicitudes de tus empleados, el departamento de compras crea un pedido y lo envía al proveedor. Si es necesario, el proveedor comunica cualquier problema o duda con la información del pedido. Si no hay ningún problema, el proveedor empieza a preparar los pedidos para su envío.
  Utilizar tanto una solicitud (antes de la aprobación) como un pedido (después de la aprobación) puede ayudarte a controlar los gastos y a reducir el estrés que suele conllevar el proceso de compra.

Formularios de Órdenes de Compra

¿En qué se diferencia un modelo de orden de compra de una factura?

Como ya se ha dicho, una orden de compra es un documento creado por la empresa de un comprador y que se envía a un proveedor, vendedor o vendedor para confirmar una compra. Por muy sencillo que parezca este documento, ayuda a aclarar la confusión logística en el proceso de compra. Una orden de compra procede de un comprador que quiere asegurarse de obtener exactamente lo que pide.

Por el contrario, una factura procede del vendedor o proveedor, la parte que quiere asegurarse de recibir el pago después de suministrar los bienes pedidos por el comprador. Los vendedores envían una factura justo después de la aprobación de la compra. Suele incluir el número de referencia escrito en el pedido. De este modo, el departamento financiero del comprador comprueba que la información del pedido y la factura coinciden.