Todo sobre el proceso Stage Gate para el desarrollo de productos

Durante el desarrollo del producto, la mejora del producto y la mejora del proceso se pueden explorar muchas ideas para proceder con la opción más adecuada. Los gestores de proyectos deben analizar cuidadosamente la viabilidad de los conceptos e ideas que tienen ante sí y elegir los que parezcan más viables. El Proceso de la Puerta de las Etapas proporciona a los directores de proyecto las herramientas necesarias para examinar la viabilidad de las ideas antes de pasar a la fase de desarrollo.

¿Qué es el Proceso Stage Gate?

El Proceso de la Puerta del Escenario, también conocido como Proceso de Puerta de Fasees una técnica utilizada por los gestores de proyectos para evaluar la viabilidad de desarrollar un nuevo producto y mejorar un proceso o cambio empresarial. Se trata de un enfoque por fases mediante el cual se divide por diferentes puertas o puntos de decisión para analizar el caso de negocio, los recursos, los riesgos y la previsión para determinar el mejor curso de acción. Es importante saber qué es un proceso de puertas por fases, ya que las diferentes etapas de cada puerta incluyen a los responsables de la toma de decisiones, como los directivos, los miembros del consejo de administración o un comité de dirección.

¿Qué pasos intervienen en el Proceso de Puerta de Fase?

El nombre Stage-Gate© o Phase-Gate explica el funcionamiento de la técnica. Es una combinación de diferentes pasos, en los que las ideas tienen que pasar por varios aros para su evaluación, conocidos como puertas. Veamos con más detenimiento todo el proceso el Proceso de la Puerta de la Etapa y cómo beneficia a los gestores de proyectos y a los responsables de la toma de decisiones para encontrar la mejor opción posible para seguir adelante.

Proceso de Puerta de Fase: El proceso tradicional de puerta de fase

El proceso tradicional de la puerta de la etapa o Proceso de Puerta por Etapas tiene cinco pasos básicos una vez completado el proceso de descubrimiento o ideación. Éstas incluyen el alcance, la construcción de un caso de negocio, el desarrollo, las pruebas y la validación, seguidas del lanzamiento.

Generación de ideas - Descubrimiento (Ideación)

El proceso de descubrimiento o ideación consiste en encontrar una idea que perseguir. Este paso también se conoce como la fase de Generación de Ideas. Puede incluir varias etapas en función de los métodos que pueda emplear una empresa en busca de nuevas ideas y procesos mejorados que implementar. Puede haber una lluvia de ideas interdepartamental, un estudio de mercado, la retroalimentación de los clientes, proveedores, equipos de productos, etc.

Alcance

El alcance es la primera fase del Proceso de Etapas, en la que se analiza la viabilidad del producto en función de varios factores. Entre ellos, la demanda del producto en el mercado, las amenazas de los competidores, las condiciones económicas y de mercado, los puntos fuertes y débiles del producto, etc. Éste puede ser el momento adecuado para que las empresas recurran a herramientas como el análisis DAFO o PESTEL.

Construir un caso y un plan de negocio

Una vez que el producto ha superado el primer paso, es el momento de construir un caso de negocio, un plan de proyecto y una revisión de la viabilidad. Esta es la última fase para el desarrollo del concepto, ya que las siguientes etapas incluyen el desarrollo, las pruebas y el lanzamiento. Esta fase se divide a su vez en cuatro pasos, ya que se trata de una fase compleja que requiere considerar cuidadosamente todos los aspectos de la iniciativa para evitar cualquier escollo posterior. Estas cuatro fases incluyen la definición y el análisis del producto, seguidos por el desarrollo del caso de negocio y el plan del proyecto y, por último, la revisión de la viabilidad.

Desarrollo

La fase de desarrollo del Proceso de Etapas utiliza los planes de los pasos anteriores para ejecutar el plan que ya se ha concretado. Dado que hasta esta fase se ha determinado que el producto es viable, se ha definido y analizado, el caso de negocio y el plan se han completado y se consideran factibles para el desarrollo.

La fase de desarrollo puede incluir algún diseño y desarrollo inicial, pruebas y, finalmente, un prototipo. También se establecen los planes de marketing para proceder y deben alinearse con los objetivos ya definidos para la iniciativa. El calendario del proyecto se revisa durante el desarrollo para garantizar que el proyecto está en marcha. Antes de la siguiente fase, ya se habrá preparado un prototipo, que estará listo para realizar pruebas exhaustivas.

Pruebas y validación

Esta fase del Proceso de Etapa-Puerta valida el producto. Se evalúa el producto en sí y los procesos implicados, la aceptación del cliente y los aspectos financieros vinculados al proyecto. La fase de prueba requiere pruebas cercanas, de campo y de mercado. Para destacar la importancia de esta fase, podemos tomar el ejemplo de Microsoftque despidió a casi todo su equipo de pruebas para Windows, como reveló el ex empleado Jerry Berg. El cambio en el proceso de pruebas dio lugar a importantes fallos en Windows 10 que han perseguido a Microsoft desde el lanzamiento del producto. Esto puede suponer un fracaso importante para el proceso de pruebas y validación.

Lanzamiento

Después de pasar por todas las puertas principales, se lanza el producto. El desarrollador del producto debe contar con una estrategia de marketing para captar el interés de los clientes y atraer la demanda del producto. El lanzamiento también requiere otras consideraciones cuidadosas, como el volumen que debe producirse en previsión de la demanda del producto, los modos de entrega, la resolución de las quejas de los clientes, etc.

Es bastante habitual que las empresas de desarrollo de software se anticipen a los fallos y lancen correcciones después de recibir las opiniones y quejas de los clientes sobre los problemas del software. Muchos desarrolladores de sistemas operativos suelen dar prioridad a la asistencia a los usuarios de empresa frente a los usuarios comunes. Por el contrario, las correcciones en caliente suelen desplegarse rápidamente, sobre todo después de que se identifiquen errores importantes para el lanzamiento de un producto. Hace unos años, esto podría no haber sido tan crítico como lo es ahora, a raíz de las diversas variables de hardware y software que hay que tener en cuenta al lanzar un producto tan grande como un sistema operativo. Todos los principales desarrolladores de sistemas operativos, como Apple y Microsoft, han sido criticados en los últimos años por su incapacidad para hacer frente a los fallos que encuentran los usuarios poco después del lanzamiento de un producto, desde las angustiosas pruebas a las que tuvieron que enfrentarse los clientes de Windows 10 hasta los disfuncionales mapas de Apple.

Gates: Evaluación de la calidad de una idea

Una mirada más cercana a las puertas durante un proceso de puertas por etapas incluye varios puntos, elementos y posibles resultados. La evaluación de la calidad de una idea incluye la evaluación de diferentes puntos.

Calidad de ejecución

La calidad de ejecución en un Proceso de Puerta de Fase comprueba la calidad de la ejecución del paso anterior.

Razón de ser de la empresa

La justificación empresarial es la evaluación de la viabilidad del proyecto. Se trata de determinar si el proyecto puede ser fructífero para alcanzar los objetivos deseados. Este punto crítico de consideración es mucho más complejo de lo que parece. Si un proyecto no se considera racional por su falta de promesa o por un consumo excesivo de recursos, puede encontrarse ante una trituradora.

Plan de acción

Hay que evaluar el plan de acción para determinar si se pueden proporcionar los recursos necesarios para el producto y si se puede gestionar adecuadamente la ejecución del proyecto. ¿Son las expectativas demasiado irreales o hay que abordarlas? ¿Es necesario recortar el presupuesto o aumentar los recursos disponibles? La viabilidad del plan de acción es tan importante como el desarrollo del producto.

Estructura de Gates

La estructura de las compuertas en un proceso de compuertas de fase es sencilla: entradas, criterios y salidas.

Entradas

Las entradas consisten en los entregables y la documentación que deben proporcionar el director del proyecto y su equipo.

Criterios

Son los criterios para juzgar la métrica y la calidad de las entradas y evaluar y validar las variables clave.

Resultados

Las salidas proporcionan el resultado de cada puerta. El tipo de salidas que pueden producirse es que el producto se desarrolle, se elimine o se mantenga por el momento. Las posibles salidas pueden ser ir, matar, retener, reciclar y ir condicional.

Posibles resultados derivados de una puerta

Un proyecto en evaluación puede tener múltiples resultados. Cuando los productos pasan por varias puertas, pueden dar lugar a cinco de los resultados mencionados a continuación.

1. Ir: El proyecto es lo suficientemente viable como para seguir adelante.

2. Matar: El proyecto se cierra, ya que no es factible continuar con él.

3. Espera: El proyecto está detenido por el momento debido a alguna razón y podría continuar más adelante.

4. Reciclar: El proyecto puede seguir desarrollándose después de algunos ajustes.

5. Ir condicionado: Se permite que el proyecto siga adelante siempre que cumpla ciertas condiciones, como el resultado de un producto reciclado.

Ventajas y desventajas del desarrollo de productos en la etapa de la puerta

Ventajas

Los gestores de proyectos tienen varias ventajas al utilizar el Proceso de Etapa-Puerta para encontrar los productos más prometedores y dejar de lado los que no parecen merecer la pena invertir recursos en ellos.

Identificación de problemas

El Proceso de Puertas por Etapas puede ayudar a identificar los problemas mediante un enfoque estructurado. Cada puerta puede ayudar a comprender si el desarrollo del producto va por el buen camino. El proceso proporciona una hoja de ruta para identificar y mitigar los problemas desde la viabilidad de un producto hasta su desarrollo, prueba, validación y lanzamiento. A veces, el problema puede ser el propio producto, que debe ser eliminado, lo que el proceso tiene en cuenta.

Evaluación del progreso

Incluso cuando un producto se aprueba y se considera viable, el desarrollo hasta el lanzamiento es un proceso complejo que requiere una evaluación constante y una posible corrección del rumbo. El proceso Stage-Gate proporciona un mecanismo para hacer precisamente eso.

Identificación de proyectos deficientes

El estricto escrutinio de un proyecto en el marco del Proceso de la Puerta por Etapas puede ayudar a identificar los proyectos que no son prometedores y a garantizar que no lleguen a la fase de desarrollo o lanzamiento.

Ayuda a reducir la complejidad

Aunque las distintas facetas del Proceso de la Puerta de la Etapa requieren cálculos complejos, la propia estructura reduce la complejidad en cierta medida. Esto puede ayudar a reunir las piezas dispersas asociadas a la ideación y racionalizarlas mediante un modelo estructurado para evaluar la viabilidad del proyecto.

Desventajas

Los gestores de proyectos deben sopesar las ventajas y los inconvenientes de un enfoque antes de emplearlo. Algunos modelos son adecuados para determinadas organizaciones, mientras que otras podrían no estar dispuestas a utilizarlos o no beneficiarse de ellos.

Puede limitar la innovación y la creatividad

El desarrollo de software es uno de los ejemplos de productos más comunes en los que podría emplearse el Proceso de la Puerta de la Fase. Sin embargo, el desarrollo de un producto como el software puede ser complejo y requerir mucha creatividad. Mientras que las pequeñas y medianas empresas pueden no tener suficientes fondos para atender las necesidades de ideas consideradas intensivas en recursos, empresas tan grandes como Apple han prosperado invirtiendo en ideas nuevas e innovadoras que nos han traído el iPod, el iPad y el revolucionario iPhone. El proceso de la puerta del estadio puede limitar a veces la innovación y la creatividad, en favor del ahorro de recursos o de unas expectativas del consumidor mal calculadas.

Proceso excesivamente estructurado

El Proceso de la Puerta por Etapas puede parecer excesivamente estructurado para las empresas que cuentan con un presupuesto reducido. El proceso puede consumir mucho tiempo, hacer que se desvíen recursos de las tareas esenciales y ser difícil de aplicar. Podemos argumentar que quizás hubiera sido un reto para Larry Page y Sergey Brin utilizar el proceso debido a la incertidumbre ligada al lanzamiento del motor de búsqueda de Google en su día, cuando se encontraba en un garaje.

Simplificación excesiva de los proyectos

Puede que no todos los productos o proyectos sean adecuados para ser colocados en pequeñas cajas ordenadas, como hace el Proceso por Etapas. Las variables de algunos productos pueden ser demasiado complejas para seguir un enfoque como éste, que podría parecer una simplificación excesiva del proceso.

Algunos proyectos pueden ser etiquetados incorrectamente como deficientes

¿Habría resultado el proceso Stage-Gate en la tienda minorista de Amazon como un producto viable? Los inversores solían preocuparse por el enfoque de Bezos, ya que Amazon perdió dinero sistemáticamente como empresa pública durante muchos años antes de convertirse en el gigante minorista que es hoy.

¿Cómo presentar un proceso de puerta de enlace?

Si quieres presentar el proceso Stage Gate en una presentación de PowerPoint, puedes utilizar varios aspectos de diseño e incluso plantillas ya preparadas en nuestras Plantillas de Proceso Stage Gate. Utilizando nuestras plantillas de PowerPoint del Proceso de la Puerta del Escenario, generarás una presentación que te permitirá informar, convencer a tu audiencia y desarrollar la acción sobre los pasos a seguir para aplicar el Método de la Puerta del Escenario de forma eficaz.

Crear una introducción básica

Para empezar, puedes comenzar con una visión general básica del proyecto, y de la idea que condujo al producto, antes de hablar del proceso en sí. Esto puede ayudar a responder a algunas preguntas básicas sobre por qué se persigue o se persiguió la iniciativa en primer lugar.

Muestra las puertas

Lo esencial al crear una presentación relacionada con el uso del Proceso de Puertas de Fase es mostrar las puertas. En lugar de centrarte en una diapositiva para cada puerta, puedes presentar todas las puertas ante el público en una sola diapositiva. Esto puede hacerse utilizando un formato similar al de una tabla. La Plantilla de PowerPoint del Proceso de Puertas de Fase es un ejemplo de ello, en el que todas las puertas se presentan en una sola diapositiva utilizando una tabla, con una explicación detallada de cada puerta dentro de la ilustración.

Explicar los hitos y las decisiones clave

También es esencial explicar los hitos y las decisiones clave. También puedes presentarlos junto con las puertas utilizando un diseño que se ofrece en esta plantilla que proporciona una Tabla de Diapositivas de Plantilla de Proceso de Puertas de Fase.

Elaborar el resultado de las puertas

Puedes detallar los resultados asociados a cada puerta antes de hablar del resultado. Esto puede incluir la evaluación inicial y, si el producto fue aprobado, las etapas posteriores, como el desarrollo, las pruebas, la validación y el lanzamiento del producto.

Deliberar sobre los resultados

También es esencial deliberar sobre el resultado del proceso de las etapas. ¿Se lanzó el producto con éxito? Si es así, ¿cuál fue la reacción de los clientes? ¿Cumplió el producto los objetivos deseados? También puedes presentar todo el proceso en forma de embudo, utilizando un diseño como el de la plantilla de diapositivas del embudo de fases del proceso Stage-Gate. Esto puede ser especialmente adecuado para los productos de comercio electrónico o de comercio móvil.

Si un proyecto ha sido rechazado, puedes exponer las razones por las que no era factible seguir adelante con el producto.

Lecciones aprendidas

Independientemente de si el desarrollo del producto siguió adelante tras su aprobación o si el producto fue rechazado, siempre hay lecciones que aprender y errores que pueden ayudar a mitigar los problemas en el futuro. Puedes concluir tu presentación con las lecciones aprendidas y el camino a seguir.

Conclusiones finales

Muchas empresas están retrasando el lanzamiento de productos debido a la pandemia de COVID-19 y a las condiciones posteriores del mercado. Esto puede significar que muchos productos tengan que quedar en suspenso para un momento en que el mercado sea más adecuado para su lanzamiento. Del mismo modo, la pandemia también ha dado lugar a la necesidad de varios productos para identificar infecciones, proteger a los consumidores y satisfacer sus necesidades de trabajo desde casa. El proceso Stage-Gate puede proporcionar una hoja de ruta para hacer pasar el producto por múltiples aros para asegurarse de que vale la pena desarrollarlo o de que es el momento adecuado para trabajar en él.

El modelo Stage-Gate proporciona un enfoque por fases para identificar los productos prometedores y los que podrían no ser viables para seguir adelante. Si analizamos el número de productos que se lanzan anualmente en un mercado, es probable que el número de productos que fracasan sea mayor que el de los que tienen éxito. La demanda de los consumidores, la evolución de las condiciones del mercado y hacer que el cliente pague por un producto dependen de varios factores, como la calidad del producto, su distribución, el marketing, el recorrido del cliente, la experiencia del cliente, etc. Aunque se abordan algunos de ellos, el Proceso de la Puerta de la Fase no puede tener en cuenta todas las variables, especialmente después del lanzamiento de un producto. Por tanto, es necesario deliberar y analizar constantemente el entorno cambiante para ajustarse a las condiciones del mercado, las necesidades de los consumidores, las condiciones económicas, el cambio social, la tecnología y otras variables esenciales.