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Acta Administrativa

El acta administrativa tiene como función justificar las faltas cometidas por el empleado durante un contrato determinado bajo normas establecidas por el empleador. De igual manera, es en ellas donde se denotan las sanciones que procederá a realizar el empleador.

Estas actas deben constar de una serie de requisitos para que así gocen de validez legal. Así mismo estas actas administrativas constituyen una serie de pruebas de validez legal pueden ser utilizadas por el empresario.

Para así dar por finalizada la relación laboral entre el recinto laboral y el empleador de igual manera, son una buena forma de demostrar las causales de despido.

¿Qué es una Acta Administrativa?

El acta administrativa, es un documento administrativo mayormente utilizado en el entorno laboral, que es implementado para denotar las infracciones realizadas por un trabajador ante el empleador.

Así mismo, este documento se debe de realizar por el empleador y debe ser firmado por el empleado, de manera que tiene una función legal. La cual se basa en justificar la infracción cometida por el empleado, almacenando una Acta administrativa  como evidencia.

Las actas administrativas sirven como respaldo ante una posible demanda por algún despido injustificado.

Es importante acotar que sólo se puede amonestar por aquella causa que se encuentre bajo los estatutos de la empresa, es decir, por aquella norma que de encuentre en el reglamento interno de la empresa.

Función de una Acta

Las actas administrativas tienen objetivos claros del por que se utilizan, los detallaré a continuación:

Incumplimiento de una Obligación Laboral

Cuando un empleado infringe las normas establecidas por la compañía en su reglamento interno se debe redactar un acta administrativa señalando así la causa de esta.

Comunicar una Sanción Laboral

Este tipo de acta se utiliza para hacer un comunicado al empleado para hacerle saber las normas que ha incumplido. Así mismo para señalar la sanción y dejando esta acta administrativa como constancia del mismo.

Detallar un Despido

Se debe detallar el despido en el acta administrativa, con el fin de dejar constancia por el cual el empleador ha finalizado el contrato dentro del mismo.

Participantes de una Acta

Dependiendo de las causales y lo que se necesite comunicar en estas cartas se tomarán decidirá la cantidad de participantes que la integrarán. Generalmente forman parte el empleador (señalando las razones por las cuales se ha de redactar el acta), el empleado y en muchas ocasiones se utilizan otros miembros del entorno.

Estos testigos dan constancia de los incumplimientos laborales del empleado. Finalmente, las firmas del empleador, empleado y testigo deben formar parte del documento.

¿Qué Debe Contener una Acta Administrativa?

Se necesita una serie de datos que establecerán la validez legal de esta, las siguientes son:

Domicilio de la Empresa

Este sera el sitio, donde se realizarán los hechos o las reuniones.

  • Fecha y hora exacta en la que se redacta el acta.
  • Datos.

Nombre, apellido y número de identificación de los involucrados en el acta administrativa. Incluyendo al representante de la empresa, al trabajador que ha infringido la norma y testigos (en caso tal de que el caso lo amerite).

Explicación de Motivos

En toda acta se desarrollan las causas he infracciones que fueron cometidas. Así mismo se deberán detallar todos los lineamientos que fueron incumplidos. Y justificándolo bajo los artículos legales que procedan.

En caso tal de que el acta tenga como fin realizar el despido del empleado, deben detallarse minuciosamente las causas de este.

Declaraciones del Acta Administrativa

En esta sección se señalan las declaraciones de todos los miembros involucrados en el hecho. Incluyendo tanto al empleador como empleado, y a los testigos (en caso tal de que hubiese).

Avalar las Declaraciones

En caso tal de que exista evidencia, debe ser añadida. Todos los documentos que sirvan para justificar las faltas cometidas por el empleado deben ser anexadas al acta administrativa. De esta forma, serán utilizados como prueba para justificar las medidas que ha de tomar el empleador.

Artículos Legales

Un acta administrativa, debe ser llevada bajo artículos legales donde se mencione las faltas infringidas. De modo que así esto tendrá un carácter legal.

Cierre del Acta Administrativa

Una vez que finalice la exposición de los hechos, presentación de pruebas y testimonios (en caso de que los hubiesen), se debe proceder a anexar los datos y firma de los participantes. Además, el sello del recinto empresarial (en caso tal de que lo hubiese).

¿Cómo Debe Redactarse una Acta administrativa?

Un acta administrativa debe redactarse sin opiniones personales, demostrando coherencia y tomando en cuenta la ortografía. Utilizando así las palabras correctas al redactar y bajo artículos legales e información administrativa referente al caso.

En ella se planteará la causal de la infracción cometida por el empleado y las sanciones que el empleador aplicará. No debe tener ninguna enmendadura, errores de redacción o tachaduras, ya que es un documento de valor legal.

Valor legal de una Acta

Las cartas administrativas mantienen una función legal de importancia en toda empresa, debido a que bajo está se justifican las infracciones y causales de despido de los empleados.

Se debe velar por que estén redactadas a la perfección, sin errores que pueda utilizar el empleado en contra de la empresa. De igual manera, es necesario que en el estén los nombres (correctamente escritos) y firmas de todas las partes involucradas (empleador, empleado y testigos en caso tal que hubiese).

En el momento en que un acta contiene todas las firmas, esto demostrará que todas las personas han leído el documento completo. Así mismo estas consienten de los que dice y aceptan el mismo dándole validez.

Las empresas tienen el deber de archivar todas las amonestaciones realizadas al empleado, pudiendo utilizarlas en caso tal de alguna disputa legal o bien, como forma de justificar el despido del empleado.

Estas actas administrativas le dan ventaja a la empresa a la hora de una disputa legal de las sanciones o el despido de algún empleado.

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