Nota de Crédito

Una nota de crédito es el documento que un vendedor entrega a su cliente cuando tiene que reducir o anular, total o parcialmente, el importe de una factura ya emitida. Es lo que se usa, por ejemplo, cuando el cliente devuelve mercancía, se concede un descuento posterior a la venta o se detecta un error en la factura original.

En esta guía te explicamos para qué sirve, qué datos debe llevar, cómo se emite paso a paso y en qué se diferencia de una nota de débito. Al final puedes descargar un modelo gratis en Excel.

¿Qué es una nota de crédito?

Es un documento comercial y contable que emite el vendedor y que deja constancia de que el cliente tiene un saldo a su favor (o de que su deuda disminuye). Siempre se relaciona con una factura anterior: no sustituye a la factura, la corrige o la anula. El cliente la usa para reducir lo que debe y el vendedor, para ajustar sus ventas y sus cuentas por cobrar.

Cuándo se emite una nota de crédito

• Devolución de mercancía: el cliente regresa productos defectuosos, equivocados o no deseados.
• Descuentos o bonificaciones posteriores: se concede un descuento por pronto pago, por volumen o por una incidencia en el servicio.
• Errores en la factura: precio, cantidad, impuestos o datos del cliente mal consignados.
• Anulación de la operación: la venta no se concreta y hay que dejar sin efecto la factura.
• Entregas incompletas o dañadas: el albarán de entrega refleja lo recibido y la nota de crédito ajusta la diferencia.

Qué debe incluir

• Nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal del emisor y del cliente.
• Número correlativo de la nota de crédito y fecha de emisión.
• Número y fecha de la factura que se corrige o anula.
• Motivo del ajuste (devolución, descuento, error u otro).
• Detalle de los productos o servicios afectados, con cantidades y precios.
• Importe base, impuestos y total acreditado.
• Forma de compensación: descuento en la próxima factura, reembolso o saldo a favor.
• Firma o sello, si la empresa los utiliza.

Los requisitos exactos dependen de cada país; en muchos, la nota de crédito debe emitirse con los mismos formatos y sistemas de numeración o de facturación electrónica que las facturas. Conviene consultar la normativa de la autoridad tributaria local.

Cómo hacer una nota de crédito paso a paso

• Localiza la factura original y confirma el motivo del ajuste con el cliente.
• Asigna el siguiente número de la serie de notas de crédito.
• Copia los datos de ambas partes y haz referencia a la factura (número y fecha).
• Detalla solo lo que se corrige: los artículos devueltos, el descuento concedido o la diferencia del error.
• Calcula el importe y los impuestos asociados.
• Registra la nota en tu contabilidad y entrégala al cliente. Si llevas el cobro en una hoja de control, puedes usar este modelo de control de cobro de facturas para reflejar el saldo actualizado.

Nota de crédito y nota de débito

Son documentos opuestos. La nota de crédito reduce lo que el cliente debe, mientras que la nota de débito lo aumenta: se emite cuando hay que cobrar algo adicional, como intereses, gastos de envío olvidados o un error a la baja en la factura original.

Ejemplo sencillo

Una tienda factura 10 unidades a 20 euros (200 euros más impuestos). El cliente devuelve 2 unidades defectuosas. La tienda emite una nota de crédito por 2 unidades a 20 euros (40 euros más impuestos) que hace referencia a la factura original; en la siguiente compra, el cliente paga 40 euros menos o recibe el reembolso.

Consejos

Emite la nota lo antes posible para no descuadrar los períodos contables, conserva copia junto a la factura original y el albarán de devolución, y no la uses para correcciones que no tengan relación con una factura previa.

Descargar plantilla gratis

Descarga el modelo en Excel, completa los datos de la factura original y del ajuste y guárdalo junto a tus registros.