Los 7 mejores software de gestión de documentos para pymes en 2023
Un sistema de gestión documental ahorra tu valioso tiempo organizando los documentos de forma eficiente y permitiendo una fácil búsqueda de archivos.
Las empresas con una plantilla comparativamente menor suelen tener dificultades para gestionar numerosos documentos y registros empresariales. Si optan por un sólido sistema de gestión documental (DMS), les resultará más fácil mantener los documentos organizados.
Además, estas herramientas también aumentan la eficiencia del equipo al permitirles acceder rápidamente a los datos que necesitan.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos significa gestionar, almacenar y hacer un seguimiento de los documentos (documentos de Word, PDF o cualquier otro formato) en formato digital. Mediante este sistema, las empresas pueden almacenar documentos de forma segura y centralizar todo el proceso.
Ventajas de los sistemas de gestión documental
Mejor productividad
La productividad es la clave del éxito de una empresa. Un sistema de gestión documental organiza de forma eficiente y segura los archivos de la empresa. Como resultado, el equipo puede preocuparse menos por el mantenimiento de los documentos y centrarse en las tareas más importantes. Cuando sabes que todos tus archivos están almacenados de forma segura, la tranquilidad funciona como combustible para la productividad.
Seguridad mejorada
Toda empresa quiere mantener protegidos sus datos cruciales y de misión crítica. Puedes almacenar documentos sensibles en un sistema de gestión documental y controlar el acceso a estos archivos. De este modo, la gestión de documentos se convierte en algo altamente rastreable, y sus pistas de auditoría pueden utilizarse posteriormente si es necesario.
Reducción del espacio de almacenamiento
Ya no tienes que mantener archivadores, cubos de almacenamiento y cajas. Con el DMS, puedes prescindir del papel y gestionar tus documentos digitalmente sin ocupar ningún espacio físico.
Recuperación rápida de documentos
La búsqueda de documentos y la recuperación de archivos puede ser un proceso que requiere mucho tiempo. Con un sistema de gestión documental puedes localizar rápidamente el archivo que quieres y ahorrar un tiempo valioso. Un sistema de gestión documental te permite buscar archivos en función del nombre, los metadatos y el contenido mediante una tecnología de alto nivel.
Colaboración óptima en equipo
La mayoría de las soluciones de gestión documental te permiten colaborar con tus compañeros de equipo. Pueden almacenar archivos recogidos de varios recursos, y las personas pueden acceder a los archivos desde ubicaciones remotas. Algunas herramientas también permiten a los usuarios externos mediante un acceso autorizado.
Sigue leyendo para conocer las principales aplicaciones de gestión documental que pueden utilizar las PYMES.
iManage
iManage es un sistema de gestión de documentos que te ayuda a convertir los datos en conocimientos de alto valor conectando los documentos. Guarda todos los documentos en una sola carpeta y los clasifica según el proyecto o el cliente.
Los usuarios pueden crear, buscar y compartir datos de forma rápida y eficaz en iManage. También te permite encontrar cualquier documento fácilmente y, por tanto, aumenta la productividad.
Esta herramienta puede integrarse con diferentes herramientas de productividad de Office 365 y Google Workspace para agilizar la gestión de documentos.
Caja
Utilizando Caja, las empresas pueden almacenar, gestionar y colaborar con contenidos de forma segura, independientemente del tipo de dispositivo. Su función de gestión del ciclo de vida de los documentos garantiza que el proceso de gestión de contenidos cumpla con las normativas, las políticas de retención de datos y las solicitudes de descubrimiento.
Puedes establecer los permisos de usuario adecuados para cada documento, de modo que sólo tengan acceso las personas adecuadas. También te ayuda a auditar la actividad de los usuarios para tener una visibilidad y un control completos.
Box también puede integrarse perfectamente con las API abiertas y las aplicaciones empresariales. Con sus atributos, como el historial de versiones, los enlaces compartidos y los comentarios, la colaboración entre los miembros del equipo se realiza sin esfuerzo. Además, utiliza metadatos personalizados para categorizar y organizar los documentos.
Folderit
¿Buscas una solución de gestión documental que te ofrezca un sistema de almacenamiento y gestión de documentos digitales comparativamente sostenible? En ese caso, opta por Folderit. Es un sistema de gestión de documentos basado en la nube que te ayuda a prescindir del papel de forma sencilla.
Almacena de forma segura los metadatos y las versiones antiguas de un archivo o documento. Los usuarios pueden buscar sus archivos preferidos utilizando el nombre del archivo, los metadatos, la palabra clave y el contenido del documento. También admite el flujo de trabajo de aprobación, la vinculación de archivos, la retención automatizada, el recordatorio, la numeración de documentos, la pista de auditoría y la copia de seguridad local.
Puedes controlar sin problemas el acceso a los documentos digitales con diferentes permisos. Puedes integrar las aplicaciones de Office 365 y DocuSign con esta herramienta.
OpenKM
OpenKM es una solución de gestión de documentos empresariales que te permite controlar la producción, el almacenamiento y la distribución de documentos digitales. Con ella, puedes tener un mejor control del flujo de documentos y mejorar la eficacia de los esfuerzos de tu equipo.
Esta aplicación ofrece varias herramientas administrativas, como la definición de roles de usuario, la búsqueda avanzada, el control de acceso, el nivel de seguridad de los documentos, el registro de uso detallado, la configuración de la automatización y la cuota de usuarios.
Aquí puedes crear contenidos respiratorios para tomar decisiones rápidas y crear conocimiento. Además, con este DMS, puedes recoger datos de cualquier fuente digital y colaborar con tus compañeros de equipo.
eFileCabinet
eFileCabinet es un potente sistema de gestión de documentos que las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar para la organización de datos en línea, sin importar el número de documentos que tengan.
Para almacenar un archivo, basta con subirlo a esta plataforma. Los usuarios pueden localizar cualquier archivo utilizando el nombre del archivo o la plantilla de la carpeta. Además, el eFileCabinet te permite acceder rápidamente a los documentos más utilizados.
Además de facilitar la colaboración entre los miembros del equipo, esta herramienta también te permite añadir diferentes niveles de seguridad para controlar el acceso. También admite la integración con herramientas de terceros, como MS Office, DocuSign y Salesforce.
Algunas de sus otras características son el flujo de trabajo automatizado, la autenticación de dos factores, el intercambio de archivos encriptados, la autenticación basada en la ubicación o en la IP, y los permisos basados en roles.
DocuWare
DocuWare es una plataforma en la que puedes digitalizar tus documentos y asegurarlos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Además, te ayuda en la tramitación de facturas y en la gestión de empleados. Es especialmente útil para las empresas que dependen de equipos remotos o tienen una plantilla distribuida.
DocuWare ofrece un repositorio seguro para todos tus documentos empresariales críticos, como contratos, información de los empleados y registros financieros. Tras almacenar un archivo en esta herramienta, tú o tus compañeros podéis editar o anotar directamente ese documento en la misma plataforma.
Además, cuenta con herramientas de productividad inteligentes para que los usuarios puedan buscar, seguir y colaborar fácilmente. Esta aplicación también utiliza datos de índice para organizar todos tus documentos de forma ordenada.
Alfresco
Alfresco es una plataforma que ofrece funciones como la gestión de documentos, la gestión de contenidos web, la gestión de registros e imágenes y el repositorio de contenidos para agilizar el flujo de trabajo de la organización.
Esta herramienta de código abierto es compatible con los sistemas operativos Windows y Unix. A pesar de ser fácilmente personalizable, los nuevos usuarios necesitan algún tiempo para aprender a utilizarla.
Palabras finales
Con una solución eficaz de gestión de documentos, no habrá necesidad de buscar en innumerables armarios el archivo necesario. En este artículo se han tratado algunas de las mejores herramientas que te ayudarán a crear un sistema de gestión documental para tu organización.
Estas herramientas tienen las características necesarias para satisfacer las necesidades de diversos sectores. Del mismo modo, puedes conocer las herramientas de gestión de activos digitales.