Cómo presentar un Plan de Acción

Crear un plan de acción ayuda a directivos y ejecutivos a poner en práctica su visión. Convertirla en realidad de forma eficaz y con la responsabilidad de las partes implicadas.

¿Qué es un Plan de Acción?

Según Wikipediaun Plan de Acción es una lista, con una secuencia de tareas y recursos, que describe las acciones necesarias y cuándo deben llevarse a cabo, para alcanzar unos objetivos predefinidos. Planes de Acción son una herramienta de gestión muy popular en las organizaciones profesionales. Se utilizan mucho durante la planificación estratégica por su sencillez y eficacia en la comprobación de la realidad.

Ventajas de crear un Plan de Acción

Los planes de acción son muy útiles para comunicar estrategias y establecer una dirección clara. Proporcionan visibilidad de los objetivos y de los pasos necesarios para hacerlos tangibles, concretos. Un plan de acción descompone toda la visión en piezas alcanzables que son gestionables y ejecutables. Durante este proceso, los ejecutivos pueden visualizar la estrategia en trozos más pequeños e identificar durante esta fase de planificación si son lo bastante realistas o si existen limitaciones que puedan descalificarlos antes incluso de crear proyectos o iniciativas. Generalmente, los Planes de Acción evolucionan hasta convertirse en Planes que proporcionarán una descripción detallada de las tareas, los recursos, los plazos y sus condiciones previas, y que luego pueden supervisarse durante la ejecución.

Elementos clave de un Plan de Acción

Los Planes de Acción pueden diferir en su estructura según el ámbito de aplicación o las prácticas de planificación. La mayoría de ellos comparten los siguientes seis componentes principales.

1. Describe tus objetivos

Empieza por definir y describir los objetivos que intentas alcanzar. Puede haber un objetivo global para tu estrategia, o puede haber varios. Ésta es una parte integral de la planificación estratégica basada en objetivos. Desglosa la visión en objetivos y pasa a los siguientes pasos. El objetivo debe ser claro y autoexplicativo. Puedes empezar con una sola línea e ir desglosándolo con más detalle.

2. Desglosa las tareas y los pasos

Desglosa tus objetivos en tareas. Visualiza los pasos que hay que dar para alcanzar el objetivo. Dependiendo de la envergadura del objetivo, puede que necesites desglosarlo en categorías o fases, antes de enumerar los pasos necesarios. Sé exhaustivo con esta lista para evitar cualquier obstáculo imprevisto en el proceso.

3. Asigna responsables

Especifica quién o qué equipo se encargará de realizar cada una de las tareas y pasos enumerados anteriormente.

4. Establece plazos e hitos

Asegúrate de especificar cuándo debe completarse cada una de las tareas anteriores, teniendo en cuenta el tiempo de revisión y reelaboración. Si has dividido tu plan de acción en fases, establece los hitos de cada fase en tu plan de acción. Asegúrate de determinar la precedencia y las condiciones previas para identificar los cuellos de botella.

5. Anticipa los recursos necesarios

Visualiza lo que la gente y recursos ¿necesitarás para llevar a cabo cada una de las tareas? Razonar sobre los recursos es fundamental para comprender el tamaño y las dimensiones de la empresa. Este paso es fundamental para comprobar la realidad.

6. Métricas de progreso del plan

Ningún plan está completo hasta que se definen los indicadores de progreso y consecución. Las tareas individuales, los hitos y los objetivos generales tendrán sus propias formas de medir el progreso y la finalización. Establécelo desde el principio para poder realizar el seguimiento y control adecuados.

Cómo asegurarte de que tu plan de acción es eficaz

Visualiza tu plan de acción

Nunca insistiremos lo suficiente en lo importante que es tener una forma visual de tu plan de acción. Te dará una idea de adónde ir y cuál es tu objetivo. Si puedes verlo delante de ti, te resultará más fácil seguirlo. Prueba a utilizar plantillas PowerPoint de planes de acción para que este proceso de visualización sea aún más fácil (y probablemente más atractivo).

Escribe objetivos SMART

SMART significa específico, mensurable, alcanzable, realista y oportuno. Siempre que establezcas tus Objetivos SMART teniendo en cuenta estos puntos clave, podrás alcanzar tu objetivo con mayor eficacia. Aparte del método de los Objetivos SMART, puedes utilizar el marco OKR (Objetivos, Resultados Clave) para añadir otro nivel de formalidad a tu proceso de fijación de objetivos. Por último, todo objetivo debe superar el razonamiento de "comprobación de la realidad". Puedes leer más sobre cómo aplicar el razonamiento crítico a los objetivos.

Implica a todo el equipo en la planificación

Elaborar el mejor plan de acción no es sólo tarea de directivos y ejecutivos. Todo el equipo debe participar. Todos tienen que saber cuáles serán sus funciones y responsabilidades específicas. Los equipos y las personas deben aprobar y aceptar las tareas y su calendario. Si alguna de las actividades previstas corre el riesgo de no completarse, hay que identificarlo y analizarlo lo antes posible.

Conoce a fondo cada paso

Necesitas saber qué tareas son más esenciales que otras, qué tareas dependen de que otras se hagan primero y cuáles son más flexibles. Esto significa agregar tus tareas en un plan detallado. Identifica la duración, la precedencia y los recursos implicados.

Divide tu proyecto en hitos

Los hitos son puntos de control durante los cuales la dirección y el equipo revisan en qué se ha trabajado y qué se ha hecho ya. Son como pequeñas metas que quieres alcanzar en tu camino hacia el objetivo mayor. Es una parte esencial del seguimiento de las actividades. Asegúrate de que los hitos sean claros y estén asociados a un entregable.

Repasa el Plan de Acción (con otros)

Aprovecha este espacio para traer a otras personas y escuchar sus opiniones sobre la viabilidad de tus pasos, plazos, funciones e hitos. Asegúrate de que tu plan de acción pueda seguirse fácilmente, sea exhaustivo y esté al alcance de todos los implicados, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas. Todo el mundo debe poder entender de qué se trata y en qué punto del proyecto te encuentras.

Supervisa, mide y actualiza sobre la marcha

Este podría ser el paso más importante para asegurarte de que tu plan de acción es eficaz. Tendrás que hacer un seguimiento constante de las tareas, comprobar cómo están los jugadores y hacer ajustes cuando sea necesario. El seguimiento debe ser objetivo. Esto significa que debe utilizarse un KPI claro para este fin. Puedes empezar con lo básico como "progreso de finalización" a lo largo del tiempo, pero dependiendo del nivel de sofisticación, puedes incluir KPI más complejos como el desgaste del presupuesto o KPI relacionados con los riesgos.

¿Cómo presentar tu Plan de Acción?

Presentar un plan de acción a un público es una tarea habitual en todo tipo de organizaciones. En todos los esfuerzos, alguien tiene que aprobar la iniciativa, ya sea para conseguir financiación o para aprobar los esfuerzos del equipo. También es necesario notificar a las personas el plan de acción para que comprendan su alcance y cómo están implicadas, o si alguna de las tareas previstas afectará de algún modo.
Existe una diferencia entre los pasos necesarios para redactar un plan de acción (como se ha descrito anteriormente) y los pasos necesarios para presentar el plan de acción. Principalmente porque los propósitos son distintos. La creación de un plan de acción es una actividad de planificación. En este caso, las personas implicadas se imaginan los objetivos y cómo se materializan mediante acciones.

Por otra parte, presentar un plan de acción es una actividad de comunicación. El presentador o presentadores deben transmitir claramente los objetivos del plan de acción, enumerar las tareas de alto nivel implicadas y ser capaces de comunicar cuáles fueron los hechos evaluados, durante el proceso de planificación. Las decisiones tomadas para alcanzar el plan también son importantes, ya que destilan el razonamiento que subyace al plan.

Como orientación general, sugerimos seguir las mejores prácticas de presentación. Consulta nuestras guías sobre cómo hacer una presentación y cómo empezar una presentación.

En la siguiente sección, desglosamos las sugerencias en tres, en función del objetivo de la presentación: Persuadir, Informar, Supervisar y Controlar.

Presenta tu Plan de Acción para Persuadir

Si quieres persuadir a un público instruido para que apruebe tu plan de acción, hay tres puntos que deberás destacar:

Beneficios

La consecución de los objetivos del plan de acción debe proporcionar un beneficio a la audiencia. Asegúrate de que tu mensaje sea claro. Destaca cómo los objetivos resuelven un problema/dolor existente o cómo materializan elementos de la estrategia de la organización.

Puesta en práctica de la visión

Después de presentar los beneficios, tienes que comunicar cómo se ha planeado conseguirlos. Lo ideal es presentar una hoja de ruta de alto nivel, para que el público pueda dividir la solución en trozos más pequeños e imaginarse la secuencia de acontecimientos.

Retorno de la inversión

El plan de acción tiene costes y recursos asociados. En lugar de explicar deliberadamente los costes de ejecución, adapta el mensaje monetizando los beneficios y contrastándolos con los costes. Debe tratarse de un porcentaje positivo de incremento sobre la inversión. Muestra cómo se evalúa este rendimiento y qué plazo lo cubre. Por último, contrasta la rentabilidad con la opción de no hacer. Por lo general, esto asienta la idea en el público y desencadena la aceptación de forma subconsciente.

Por lo general, la persuasión se concibe más como un arte que como una ciencia. Pero la ciencia ha progresado mucho en este campo y existen varios marcos y técnicas que puedes aplicar. Consulta nuestra guía sobre cómo pronunciar un discurso persuasivo , o uno de nuestros marcos favoritos, el triángulo retórico.

Presenta tu plan de acción a Informar

Presentar un plan de acción para informar es una tarea habitual en las organizaciones. Ya sea antes o después de la aprobación, informar a las partes interesadas sobre el plan de acción, alineará las expectativas y ayudará a ganar tracción dentro de los equipos o individuos implicados.

La presentación del Plan de Acción deberá centrarse en dos áreas, el propósito y las actividades.

Propósito

Para que resuene en la audiencia, es esencial informar de cómo el plan de acción ayudará a conseguir objetivos que tengan un propósito. El mensaje debe elaborarse de forma que conecte con la audiencia y despierte interés. La empatía es crucial. Cumplir un propósito siempre es más poderoso como objetivo que otros conceptos como "ganar más dinero". Para conseguirlo, conecta los objetivos y las tareas con la visión estratégica que intentan materializar.

Como ejemplo, puedes pensar en una organización que vende piezas de automóviles. Uno de los objetivos del plan de acción es producir piezas más baratas sin comprometer la calidad. El presentador puede informar a la audiencia sobre este objetivo con un propósito asociado, como invertir más en reducir las emisiones (que es un concepto extraído de la estrategia).

Actividades

La ejecución de cualquier plan es crucial. Antes de que comience el esfuerzo, es necesario informar a todos los implicados sobre su responsabilidad en el plan, con qué recursos contarán, el calendario previsto y la relación entre tareas y recursos.

Cada actividad debe responder a una de las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué la actividad forma parte del plan?
2. ¿Dónde debe realizarse la actividad?
3. ¿Quién (equipo o individuo) es responsable de llevar a cabo la actividad y de conocerla?
4. ¿Qué recursos se prevé consumir durante la actividad?
5. ¿Cuándo debe comenzar y terminar la actividad?
6. ¿Cómo se llevará a cabo la actividad?

Estas preguntas (también conocidas como el marco 5W1H) te ayudarán a desglosar el plan de acción e informarte adecuadamente.

Presenta tu plan de Seguimiento y Control

Todos los planes se crean para seguir y evolucionar. Una vez que el plan de acción se convierte en proyecto o programa, comienza la ejecución, y también las prácticas de gestión. La dirección definirá puntos de control periódicos para evaluar el progreso actual de las actividades, el consumo de recursos y los objetivos alcanzados.

Durante las presentaciones de seguimiento y control, el presentador debe comunicar un concepto sencillo. Estado actual, frente a estado anterior, frente a estado previsto en este punto. De este modo, la audiencia podrá comprender dónde se encuentran las tareas en el momento actual, cuál ha sido la evolución en comparación con la reunión anterior, y cuál es la desviación en comparación con el estado planificado en este punto.

Tras esta presentación, se planificará un nuevo conjunto de actividades en función de las desviaciones y los logros, y se actualizará el plan para futuros análisis.

Plantilla gratuita de Plan de Acción

Pon en práctica todos tus conocimientos teóricos y comienza a desarrollar tu propio Plan de Acción con nuestra plantilla gratuita. Gracias a nuestra Plantilla de Plan de Acción podrás desarrollar cada uno de los objetivos de tu proyecto y desglosar cada una de sus tareas, asignando responsabilidades, plazos y prioridades. Esta plantilla de presentación de plan de acción te permitirá organizar el trabajo en equipo y optimizar tiempo y esfuerzo.

Recuerda: Los planes de acción no son inamovibles

Se supone que los planes de acción ayudan a organizar la aplicación de la visión estratégica desde el principio, así como a supervisar los progresos a lo largo del proceso. Ceñirse al plan es una hazaña loable, pero no el único fin. A medida que la iniciativa cobra vida propia, encontrarás tareas que no habías previsto, problemas que impiden que la gente cumpla como esperabas y muchos otros obstáculos para el éxito. Sin embargo, eso no debe perturbarte. Utiliza tu plan de acción como guía, pero prepárate para resolver problemas y hacer lo que haga falta para llevar a cabo tu proyecto. Si lo consigues en el plazo que habías establecido al principio, date una fuerte palmadita en la espalda. Y si no... Puedes estar seguro de que habrás aprendido muchas cosas valiosas para la próxima vez que empieces un nuevo proyecto y crees un plan de acción totalmente nuevo.