Guía para dominar las presentaciones virtuales

Las presentaciones virtuales se están convirtiendo en un estándar. Con más de 30.000 millones de presentaciones creadas cada día, las presentaciones tradicionales en persona, que solían ser lo habitual, se están adaptando cada vez más a un escenario de presentaciones online más frecuente.

A través de la reciente pandemia, la plataforma de videoconferencia, Zoom, tuvo un aumento de participantes del 2900%. con una cifra de participantes en reuniones diarias de 350 millones de personas sólo en diciembre de 2020. Sin embargo, ya sea por la falta de interacción humana o por las barreras tecnológicas, lo cierto es que las presentaciones en línea pueden seguir pareciendo fácilmente desalentadoras.

Sin embargo, ¡no tiene por qué ser así! Con las plantillas de presentaciones en línea como base sólida y las tácticas específicas para mantener a las audiencias remotas comprometidas, los presentadores pueden conectar fácilmente con la gente en un entorno virtual para lograr un gran éxito en sus presentaciones.

Esta guía de presentaciones virtuales ofrece una definición de las presentaciones virtuales, ejemplos comunes e instrucciones sobre la mejor manera de presentar en línea.

Índice
  1. ¿Qué es una presentación virtual?
  2. Ejemplos de presentaciones virtuales
  3. Cómo se hacen las presentaciones virtuales
  4. Tipos de presentación
    1. Presentaciones virtuales internas (entre colegas)
    2. Eventos (conferencias, paneles de debate, charlas TED)
    3. Presentaciones de ventas con clientes potenciales
    4. Presentaciones formativas/educativas
  5. Cómo preparar las presentaciones virtuales
    1. Investiga
    2. Cómo reunir el material
    3. Preparar el guión
    4. Practicar delante de un público
    5. Grabar una maqueta
    6. Comprobación de tus herramientas en línea
    7. Concentración
    8. Exponerse a sí mismo
    9. Establecer la conversación
  6. Conclusiones

¿Qué es una presentación virtual?

Una presentación virtual es un acto en el que un presentador o un grupo de personas se enfrentan a un público en línea para repasar material virtual de interés común. En el mejor de los casos, una gran presentación en línea es clara, y cumple un propósito específico que es del interés de su audiencia.

Ejemplos de presentaciones virtuales

En SlideModel, cada una de nuestras plantillas de PowerPoint establece un valioso ejemplo del tipo de presentación virtual que mejor funciona en entornos muy particulares. En ellas se tratan temas de negocios, estrategia, marketing y plantillas de análisis DAFO, por nombrar algunos. También hay diferentes temas sobre diversas plantillas de presentaciones virtuales; lo último para adaptarse a numerosas necesidades.

navegador que muestra una plantilla de presentación de SlideModel.com
Plantilla de presentación en PowerPoint de SlideModel.com

Como otros ejemplos de grandes presentaciones online, aquí tienes un seminario web de Notion at Work titulado Gestiona tus contactos y tu embudo de ventas. Está muy recomendado por la empresa de software para seminarios web LiveWebinar. El estilo y la configuración de esta presentación pueden ser de especial interés para los presentadores empresariales, ya que sigue los estándares habituales del sector.

Cómo se hacen las presentaciones virtuales

Las presentaciones virtuales suelen tener lugar a través de la web y/o plataformas de videoconferencia. Aunque existen numerosas herramientas que permiten a un presentador reunirse con un público exclusivamente en línea, las más famosas para este fin son actualmente Zoom, como hemos descrito anteriormente, así como Google Meet, y Skype.

Un usuario participando en una conferencia virtual
Usuarios interactuando en una conferencia virtual

En general, estas plataformas incluyen la posibilidad de compartir la pantalla para que los presentadores muestren sus presentaciones en línea. Y se han convertido en un gran recurso con un modelo de trabajo desde casa (WFH) aumentado en todo el mundo.

Tipos de presentación

Presentaciones virtuales internas (entre colegas)

Hacemos este tipo de presentaciones a personas de nuestra organización. Ya sea para el mismo departamento o equipo que el nuestro o para otra parte interesada dentro de nuestra empresa, universidad o cualquier tipo de organismo oficial con el que interactuemos, las presentaciones internas sirven para personas a cuyos intereses y necesidades podemos acceder de primera mano a través de un terreno común.

Eventos (conferencias, paneles de debate, charlas TED)

Más públicas que el primer punto, las presentaciones virtuales también pueden formar parte de grandes eventos, ya sean públicos o privados. Hay que tener en cuenta todo tipo de conferencias o charlas online. Podemos acudir a Internet para reunirnos con comunidades mundiales de diversa índole y ser invitados a hablar en un panel de debate o en una conferencia, por ejemplo, haciendo que nuestra presencia sea visible para múltiples usuarios de ordenadores o a través de una única transmisión en directo en una gran pantalla en un auditorio, por ejemplo.

Presentaciones de ventas con clientes potenciales

A veces, es necesario realizar presentaciones en pantalla con los posibles clientes potenciales, que nos dan un tiempo determinado en sus agendas para que les hablemos de nuestro producto u oferta. La presentación de ventas virtual es otro método a utilizar.

Presentaciones formativas/educativas

Otras presentaciones virtuales pueden realizarse con fines de formación. Pueden ser para equipos internos e incluso externos o como parte de un programa educativo en diferentes instituciones. Cuando buscamos dotar al talento de nuevas habilidades, nuestras presentaciones requieren mucha claridad con instrucciones específicas, flujos de trabajo, ejemplos, gráficos, vídeos y tantas herramientas interactivas o específicas de información como sea posible.

Pero, ¿cómo presentamos eventos online como los anteriores?

Cómo preparar las presentaciones virtuales

Aquí tienes algunos consejos sobre cómo preparar mejor las presentaciones virtuales. Nos hemos asegurado de incluir estos pasos, ya que estar bien preparado para una reunión en línea puede mejorar significativamente tu camino hacia el éxito.

Investiga

Como siempre, investiga antes de elaborar una sola diapositiva. Leer sobre lo que vas a hablar a un público puede marcar una enorme diferencia entre los conocimientos que aportas a una presentación y los de cualquier otra persona que esté en la misma sala que tú. Lo más probable es que las personas que te escuchan como presentador estén muy interesadas en tu tema. Como tal, pueden proceder de diversos ámbitos, y realmente tienen un interés natural en lo que tienes que decir. Sé valioso para tu audiencia con un contenido de alta calidad. Para ello, busca lo que les interesa, cómo responden a un material similar, y las mejores formas en las que puedes involucrarles.

Cómo reunir el material

A continuación, trabaja en el diseño de grandes diapositivas de PowerPoint. Mantén un equilibrio entre el diseño y el contenido, adaptando lo que presentas con tu marca o tu voz en un diseño competitivo y elegante que también exponga claramente tu experiencia.

ordenador mostrando una diapositiva con un gráfico circular
El proceso de creación de un gráfico circular

Ten en cuenta la capacidad de atención de tu público. Para ello, reparte el contenido en varias diapositivas, si es posible. En lugar de llenar cada diapositiva de texto o imágenes, llénalas de títulos pegadizos, subtítulos relevantes, texto significativo y elementos visuales que llamen la atención. Esto añadirá dinamismo y generará un cambio visual más frecuente que los espectadores apreciarán.

Añade el flujo visual anterior sobre todo si tu público va a tener que pasar mucho tiempo en la pantalla para seguirte. Por el contrario, las presentaciones en línea más rápidas pueden ofrecer material conciso y directo en la menor cantidad de diapositivas que puedas reunir.

Preparar el guión

Puede que tengas todos los conocimientos del mundo sobre un tema, una empresa, un tema de estudio, un producto o lo que sea que te lleve a una necesidad de presentación virtual. Sin embargo, un esquema de ideas, una secuencia de pensamientos y las áreas más importantes de tu presentación son herramientas valiosas para garantizar el éxito de tu presentación.

Escribe tus pensamientos. Piensa en las frases que vas a verbalizar, en cómo vas a redactar tus comunicaciones y en el orden en que se presentarán. Las diapositivas no compensan tu comunicación verbal. Esa área vocal también necesita preparación.

Escribe un esquema, anota las ideas, e incluso prepara un ensayo, si es necesario. Sea cual sea la forma en que te sientas más cómodo, es necesario un guión en cualquiera de sus formas para exponer con claridad tus ideas ante un público, ya sea virtual o presencial.

Ya que estás en ello, incluye elementos que llamen la atención mientras preparas lo que vas a decir. Pueden ser tan fáciles como decir "Mira nuestro gráfico en la parte inferior derecha", por ejemplo, invitando a la gente a conectar realmente con lo que estás presentando. Estos trucos son especialmente necesarios durante una presentación virtual, dado que el público potencial tiene que distraerse a través de tantos otros medios que están disponibles en su ordenador, tableta o teléfono móvil.

Practicar delante de un público

En pocas palabras, los comentarios de los compañeros pueden hacer maravillas en tus presentaciones virtuales. Reúne a quienes se conecten contigo para obtener su valiosa opinión sobre lo que se desprende de tus esfuerzos.

Siéntate sin juzgar para escuchar lo que tienen que decir sobre tu trabajo tus socios comerciales, tus amigos e incluso tu familia.

Grabar una maqueta

Vinculado a lo anterior, graba esa sesión. Puedes utilizarla como tu maqueta.

Empeñarte en estar totalmente preparado para una práctica te asegurará que has pensado en todo lo que importa para tu presentación final. También añadirá un nivel de seguridad que puede darte una mayor ventaja al final.

Esta práctica puede parecer tediosa, pero también puede ayudar a tu equipo, por ejemplo, si traes a gente a tu demostración antes de lanzar un producto, enfrentarte a un cliente, presentar ante un departamento diferente, enfrentarte a tu profesor, ¡y mucho más!

Comprobación de tus herramientas en línea

Como las presentaciones en línea dependen esencialmente de las herramientas tecnológicas, mucho más que en cualquier otro tipo de presentación, tómate el tiempo necesario para comprobar que todo funciona antes de empezar.

Comprueba los enlaces de invitación, inicia sesión en tu plataforma de reuniones, abre los archivos pertinentes, haz clic en el icono de compartir la presentación y asegúrate de que tienes todos los privilegios necesarios para realizar cualquier acción que pretendas hacer. Comprueba el audio, prueba el micrófono y los altavoces, y pulsa el botón de grabar a modo de prueba... ¡hazlo todo!

Una demostración, una práctica e incluso la fijación de 30 minutos antes de tu presentación pueden ser de oro para que puedas solucionar cualquier fallo tecnológico inesperado. Repasa los pasos necesarios uno a uno para asegurarte de que todo funciona.

Es muy frecuente que los presentadores se silencien y no consigan que su volumen funcione, que sus cámaras dejen de funcionar o que simplemente no puedan compartir su pantalla. Aunque, por lo general, nadie lo contará en contra de nadie si los retrasos no son significativos, este tipo de contratiempos puede señalar fácilmente una falta de preparación. Dado que hay muchos problemas que pueden obstaculizar una reunión virtual exitosa y oportuna, prepárate para esos retos con antelación.

Concentración

Una vez que hayas hecho la lista de comprobación hasta aquí, recuerda tomarte un tiempo para ti. Busca tu concentración. Sea cual sea la forma en que te concentres mejor, encuentra ese punto mental en el que puedas estar realmente en sintonía con tus pensamientos y tu forma de hablar. Libera cualquier emoción pesada, como la ira, el miedo, la ansiedad o el estrés. Y busca el equilibrio dentro de tu propio ser. Incluso tres respiraciones profundas pueden servir si el tiempo apremia, pero nunca olvides empezar a presentar hasta que estés en tu mejor nivel de concentración.

Exponerse a sí mismo

¡Pues ve a por ello! Pulsa ese botón de grabación o de directo, deja que la gente de la sala de espera entre en tu zona de reunión, saluda a todos los presentes o avisa si esperas a alguien o si esperas a alguien durante unos minutos. Conviértete en el anfitrión y asume el liderazgo, que es en definitiva de lo que tratan las presentaciones; durante un periodo concreto, toda la atención estará puesta en ti. Ocupa tu espacio, ponte en evidencia y da lo mejor de ti.

Establecer la conversación

Las presentaciones virtuales no terminan cuando acabas de presentar tus diapositivas. Siempre que sea posible, abre el espacio para que el público te dé su opinión, haga preguntas y entable una conversación contigo. Puedes incluir una sesión de preguntas y respuestas (Q&A) o mostrar las preguntas más frecuentes como forma de abordar las áreas que no suelen estar claras. Además, deja espacio para abordar cualquier comentario que surja a través del chat.

Por cierto, sólo como indicación para que tu próxima presentación se ponga en marcha, establece el escenario al principio de tu presentación en línea en términos de cuándo y cómo te gustaría que tu audiencia hiciera preguntas. ¿Podrá todo el mundo pararte mientras presentas para aclarar cualquier tema que surja? ¿O prefieres dejar todas las preguntas para el final?

Por lo general, abordar las preguntas a través del chat o al final de la sesión permite controlar mejor la atención de tus asistentes. Recuerda que estás dirigiendo la atención de la gente cada vez que presentas. Esto funciona como lo haría un maestro al mando de una orquesta. Aprovecha tu experiencia y conocimientos para asombrar a tu público con una presentación única que dé que hablar.

Conclusiones

Las reuniones virtuales no van a ninguna parte. En todo caso, el uso de herramientas online para agruparse sobre un tema determinado es cada vez más habitual. A medida que se generaliza la indulgencia del trabajo desde casa, especialmente después de COVID-19, podemos confiar plenamente en que las presentaciones virtuales están aquí para quedarse.

Considera el uso de plantillas para ayudar a la calidad de tus diapositivas. Las plantillas son una gran base tanto para el diseño como para el contenido. Con el material específico del sector o del tema, las plantillas son una gran guía que también puede acelerar la forma en que creas y compartes el contenido en un entorno de alto ritmo.

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