Lista De Asistencia
Cuando se realiza algún tipo de evento al que asistirán varias personas, es necesario hacer una lista de asistencia. De manera que se pueda llevar un control detallado en cuanto a quienes van. Esta herramienta es utilizada con fines de organización mas que legales.
¿Que es una Lista de Asistencia?
Una Lista de Asistencia, se encarga de registrar todas las personas que deben asistir y que en ultima instancia si fueron o no a determinado evento. En ocasiones, también se le utiliza para recoger información de los invitados.
En ocasiones, cuando se presenta un ambiente empresarial se realizan algunas reuniones o congresos o cualquier evento de formación. En este caso el documento pasa a tener una mayor importancia.
Además, se utiliza para realizar una lista en un ambiente escolar para poder llevar un control de alumnos que van a asistir a clases. Igualmente, será posible poder agregar otros datos además de solo tener los nombres de las personas que asistieron.
¿Cuales son los Elementos de una Lista de Asistencia?
Una lista de asistencia contiene ciertos elementos que son de gran importancia a la hora de realizar este documento. También se puedes agregar otros, dependiendo de las necesidades de dicha lista de asistencia. Estos elementos son los siguientes:
- Nombre de la persona que estará encargada del evento que se vaya a realizar.
- Nombre o título del evento que se realizará.
- Fecha de dicho evento.
- Hora de inicio y finalización.
- Lugar exacto del lugar.
- Nombre de las personas que asistieron al evento.
Además también, se pueden añadir otros elementos a esta lista de asistencia dependiendo para que se vaya utilizar.
- Nombre de la empresa que maneja el evento, o en caso el nombre de la escuela.
- Logo de la escuela o la empresa que manejara el evento.
- Datos para contactar a los que asistieron, como números telefónicos y correos electrónicos
- Puestos de trabajo en la empresa donde trabajan (en caso de que se requiera).
- Observaciones que se desean escribir son de forma opcional.
- Datos completos del curso, como duración, lugar en el que se realizará.
- Firma de la persona que instruirá en el curso, para que este documento tenga mucha más variedad.
¿Como Hacer una Lista de Asistencia?
Esta lista de asistencia no tiene mucha complejidad, por lo que se puede tener un formato hecho en Excel para que sera menos complicado. Esta deberá haber sólo un ejemplar original para firma. Debe contener:
Título de la Tabla o Lista
Este espacio debe informar de que se trata la asistencia a dicho evento. Este debe contener el nombre o título del evento, con esto se podrá tomar la asistencia.
Fecha Correspondiente
Este formato debe estar impreso con días de anticipación, con la fecha en la que se realizará el evento. Además esta lista de asistencia, debe ser diaria, en caso de que el curso o evento sea de varios días, para que no haya confusión. Por lo que cada hoja deberá tener el día correspondiente.
Hora del Evento
En este apartado se debe colocar la hora específica del evento o de igual forma se puede colocar la hora de llegada por cada persona que asiste al evento por separado.
Otros Datos Importantes
A veces algunas empresas suelen preferir añadir una sección de firma, de las personas que asisten de manera que no se pueda falsificar su presencia. Como también es importante saber que muchas veces, el cargo o puesto de asistente de evento funciona para saber cuantos miembros de cualquier área.
¿Cuales son los Errores al hacer una Lista de Asistencia?
A la hora de hacer un formato de lista de asistencia, se suelen cometer algunos errores, que muy bien se pueden evitar. Por lo que los errores comunes son los siguientes:
Organización
En ocasiones, algunas listas no suelen hacerlas de forma organizada y eso hace que no sean entendibles. Por lo que las secciones de los datos suelen ser muy pequeñas. De modo que para evitar ello solo se puede hace de acuerdo a medidas si ya se conoce la cantidad de personas que asistirá.
Es decir, que este se puede tener previamente hecho con el formato sin necesidad tenga que escribir su nombre.
Ubicación
De debe tomar en cuenta que debe haber la seguridad de que todas las personas que vayan a asistir al evento tengan que firmar. Ya que cada persona está ubicada en un lugar o en ciertos lugares en caso de que sean grupos. Esto evitará que haya confusiones.
Como también se evitará un problema como el más común, es que se extravíe la lista de asistencia.
Supervisor
De debe evitar que, algunas personas firmen la asistencia de otros participantes, por ese motivo debe de haber una supervisión. por lo que este se encargará de que toda la información de esa lista sea completamente válida.