Plantilla de albarán | Descargar gratis en Word y Excel

Un albarán es un documento que tus clientes pueden apreciar cuando se les entregan productos. Aunque a veces puede confundirse con una factura, un albarán tiene su propia finalidad, debe incluir determinada información y puede dar a la reputación de tu empresa un nivel de competencia adicional.

En este artículo te ofrecemos varias plantillas descargables gratuitas en Word, Excel o PDF que te ayudarán a empezar, además de explicarte todo lo que necesitas saber sobre los albaranes.

¿Qué es un albarán?

Un albarán recibe muchos nombres:

• Entrada de mercancías
• Nota de envío
• Nota de recepción de mercancías
• Hoja de embalaje

Es un documento comercial que acompaña a un envío de mercancías y enumera todos los productos pedidos, su descripción y la cantidad entregada.

El destinatario puede firmar una copia del albarán y devolverla al vendedor o expedidor como prueba de la entrega, lo que se conoce como "entrega firmada" o "entrega certificada". Una vez firmado, puedes estar seguro de que tus mercancías han llegado al destino previsto.

¿Son obligatorios los albaranes?

"Los albaranes no son obligatorios por ley, pero pueden simplificar el proceso comercial entre tú y tus clientes. Si los utilizas por conformidad legal, puedes incluso utilizar los albaranes ante un tribunal como prueba prima facie", escribe Ionos, un socio de alojamiento y nube para pymes.

Aunque no son obligatorios, son prácticos y se han convertido en una norma a la hora de enviar mercancías. Se recomienda encarecidamente que incluyas un albarán de entrega en tus envíos porque se considera un servicio añadido que genera confianza a tus cliente.

¿Para qué sirve un albarán?

Puesto que es importante garantizar el envío y la recepción correctos de los productos, la finalidad de un albarán de entrega ayuda a los clientes a comprobar si falta algo y tranquiliza a los proveedores sobre el buen desarrollo de la entrega.

¿Cuáles son las ventajas para los proveedores?

Las ventajas de un albarán de entrega para los proveedores incluyen:

• Añade otro nivel de profesionalidad a tu servicio
• Es una oportunidad para exponer de nuevo al cliente a tu marca
• Proporciona información adicional sobre las devoluciones
• Proporciona un nivel de protección tanto para el comprador como para el vendedor

Nota: Se considera una buena práctica empresarial tener dos copias de cada albarán: una para tus archivos y otra para el cliente.

Los albaranes son una herramienta de inventario que garantiza un proceso de embalaje y envío sin problemas. Proporcionan al departamento de logística una mejor gestión del stock de entrada y salida de mercancías, además de mejorar la comunicación entre los departamentos de contabilidad y almacén.

¿Cuáles son las ventajas del albarán para los clientes?

Dado que todos los artículos contenidos en un albarán deben estar en el envío que lo acompaña, el documento ofrece a los clientes una visión general de los productos que han pedido y la posibilidad de cotejar fácilmente los recibidos.

Si falta algún artículo, el cliente puede ponerse en contacto contigo lo antes posible.

En el albarán de entrega se indicará si algún artículo del pedido original no está incluido por falta de existencias o indisponibilidad, por ejemplo.

Del mismo modo, si alguna de las mercancías entregadas está dañada, el mensajero o el personal de entrega puede hacer una anotación en el albarán de entrega y tú puedes enviar entonces una sustitución o emitir una nota de abono.

¿Cuál es la diferencia entre factura y albarán?

Aunque un albarán es similar a una factura en muchos aspectos, no puede sustituirla por completo, porque un albarán sólo da detalles de la cantidad suministrada y no enumera los precios de los productos.

Las facturas las prepara la contabilidad y no requieren ningún acuse de recibo por parte del comprador, mientras que las notas de entrega las prepara la logística y normalmente deben ser reconocidas.

Nota: Los albaranes no pueden utilizarse para realizar asientos contables.

Recuerda que siempre debes presentar una factura y que normalmente se envía después de haber expedido la mercancía. Comprobar nuestra plantilla de factura gratuita.

¿Puede un albarán incluir el precio?

Aunque un albarán puede mostrar los precios de los productos y el importe total pagado, no es aconsejable hacerlo.

No sabes si el pedido ha sido un regalo o si se ha encargado algo a una empresa y lo está vendiendo otra con ánimo de lucro. Lo lógico es que la persona que entrega o incluso recibe la mercancía no vea el coste.

Sin embargo, dependiendo del sector y de los productos que se envíen, algunos proveedores optan por incluir los números únicos de producto.

¿Qué debe incluirse en un albarán de entrega?

Dado que no existe obligación legal de emitir albaranes, no hay normas estrictas que dicten qué incluir al crear uno. Sin embargo, deben seguir una estructura determinada para garantizar que se incluyen todos los detalles importantes y mantener una comunicación clara con tu cliente.

Aunque no hay campos obligatorios que incluir, deberías considerar incluir:

• Nombre y dirección de tu empresa
• Nombre y dirección de tu cliente, para que pueda saber si la mercancía recibida es para él
• Fecha del pedido, envío y entrega prevista
• Número de pedido / nombre
• Lista de productos incluidos
• Entregas posteriores si cabe esperarlas

También puede ser útil mostrar qué artículos no están incluidos, por ejemplo, el cliente puede haber pedido algo que está agotado.

Añaden que si utilizas a un tercero para entregar tus productos, una empresa de mensajería por ejemplo, puede que también quieras incluir las instrucciones de entrega.

Como ya se ha mencionado, un albarán de entrega suele tener un campo vacío para la firma (o sello) del receptor que confirma que se ha recibido la entrega.

¿Qué aspecto debe tener un albarán?

Tus albaranes deben tener un aspecto coherente y contener siempre la misma información básica, así que piensa en crear una plantilla estándar.

El diseño y el contenido de un albarán pueden editarse con un programa normal de tratamiento de textos, como Microsoft Word, o con un programa de hojas de cálculo, como Excel.

Te invitamos a que descargues nuestra plantilla gratuita de albarán al final de este artículo, que contiene toda la información pertinente, y la adaptes a tus necesidades. Es sencillo y totalmente gratuito.

Por último, no olvides añadir la marca de tu empresa y hacer que sea coherente con todos tus materiales de comunicación. Esto hace que un envío sea más fácilmente identificable para tu cliente, además de extender la marca de tu empresa y tu imagen profesional.

¿Cómo enviar un albarán?

El método más habitual de enviar albaranes a los clientes es incluir una versión en papel e incluirla junto con el envío.

Sin embargo, cada vez hay más albaranes que se envían por correo electrónico cuando se despacha la mercancía. Esto no sólo recuerda al cliente que hay un paquete en camino, sino que también proporciona una visión general de lo que ha pedido, lo que puede ser útil para entregas más grandes.

¿Necesito guardar albaranes?

Se aconseja tanto a los clientes como a los proveedores que adjunten el albarán, o una copia, a la factura y luego los archiven durante un periodo de seis años.

Los albaranes físicos que hayan sido firmados o tengan un sello con la fecha pueden digitalizarse fácilmente. Siempre que sea legible, puedes simplemente escanear el documento y colocarlo en tus archivos informáticos. Esto te ahorrará mucho dinero y podrás acceder rápidamente en tu ordenador a todos los albaranes enviados siempre que los necesites.

Descarga gratis nuestra plantilla de albarán de entrega en Word y Excel