Acta de Acuerdo
Las empresas se encuentran divididas a través de departamentos, donde cada uno posee un objetivo propio. Pero así mantienen tienen un objetivo central: lograr el funcionamiento óptimo de la Empresa. Para lograr este fin los responsables de cada departamento deben reunirse y establecer medidas para un acta de acuerdo.
Así mismo, esta acta de acuerdo o actas de reunión son documentos legales en donde se reflejan las decisiones a las que llega un grupo de trabajo. Cómo todo documento legal debe estar estructurada de una forma particular y poseer una serie de elementos que le brinden su formalidad.
De esta manera, se tiene a disposición un documento con validez legal que afianza todas las decisiones tomadas por los encargados de cada departamento.
Elementos que Debe Tener
Este tipo de acta de acuerdo son documentos legales donde se plasma la versión escrita de una reunión, es por esto que debe poseer toda la información relacionada. Un elemento importante, es que este debe contener la cantidad de asistentes que asistirán junto a su identidad y motivos por el cual se realizara dicha acta.
Esta acta de acuerdo para reunión puede ser redactada a mano, en letra imprenta preferiblemente y debe ser legible. De igual manera, también puede retractarse en computadora. Así mismo, no es necesario hacer uso de palabras complejas al momento de redactar dicha carta, ya que es un documento abierto para cualquier lector.
Partes del Acta
Las partes de un acta son importantes ya que, estas deben de estar conformadas por secciones Las partes del acta de acuerdo son:
- Fecha, hora y lugar donde se celebró la reunión.
- Identificación y cargos de los asistentes a la reunión.
- Planteamiento del problema que inspiró la reunión.
- Desenvolvimiento de los hechos.
- Condiciones que fueron establecidas.
- Medidas que se tomarán a partir de la toma de decisión.
- Sanciones que serán aplicadas para los que incumplan las mismas.
- Hora de culminación de la reunión.
- Firma de los asistentes en conformidad con las decisiones establecidas.
Cómo Redactar un Acta de Acuerdo
Un acta de acuerdo son documentos abiertos, es decir, no poseen ningún tipo de restricción y por lo tanto son documentos de acceso público. No es necesario que sea redactada en lenguaje formal, solo debe ser comprendida por cualquier lector.
En vista de que a través de ellas se expresa la reunión de manera escrita, debe ser redactada tal cual como suceden los hechos. Establecer un orden cronológico todos los acontecimientos que se desenvuelven es esencial. Debe ser redactada en tercera persona e ilustrar los hechos más relevantes.
No debe contener opiniones propias de quien redacta o de los asistentes. De igual manera, la información plasmada debe ser veraz, confiable y objetiva. Al finalizar la redacción se puede anexar la hora de culminación, seguida de la firma de los asistentes en el acta de acuerdo.
Ejemplo
Fecha: 1 de marzo de 2018
Acta de Acuerdo n° 56
Hora de inicio: 11:00 am
Hora de culminación: 01:24 pm
Lugar: Sede Principal de la Organización Arcoiris. Avenida Bella Vista, Edificio Maracaibo, Piso 2, Sala de Reuniones. Maracaibo, Venezuela.
Secretaria: Lola Henríquez.
Asistentes
Gustavo León. Gerente General
Pedro Acuña. Gerente de Operaciones.
Félix Fuenmayor. Gerente del Departamento de Ventas.
Matilde Ferrer. Directora de Publicidad y Mercadeo.
Jairo Martínez. Jefe de Finanzas
Jerónimo Ortiz. Jefe del Departamento de Mantenimiento.
Jorge Sebrihant. Jefe del Departamento de Diseño y mercadeo.
Puntos de Discusión
Acta de acuerdo para el Mantenimiento de la bomba de surtido de la planta eléctrica de la Sede Principal de la Organización Arcoiris.
Fecha para el mantenimiento de la bomba de surtido de la planta eléctrica.
Aprobación de nueva estrategia de mercadeo para el producto Flores de Bach Arcoiris.
Discusión del presupuesto para estrategias de Mantenimiento y mercadeo.
ACTA DE ACUERDO
El día 1 de Marzo de 2018 los arriba citados se reunieron en sesión ordinaria en la Sala de Reuniones de la Sede Principal de la Organización Arcoiris en pro De establecer nuevas medidas ante los temas ya mencionados.
En primer lugar el Licenciado Jerónimo Ortiz fue el encargado de presentar la propuesta y acta de acuerdo de Mantenimiento de la bomba de surtido de la planta eléctrica de la Sede Principal de la Organización Arcoiris. Asi mismo, esta propuesta fue aprobada por mayoría de los asistentes y quedando pendiente establecer la fecha para realizar el mantenimiento.
El segundo punto de discusión fue la propuesta de estrategias de mercadeo para el producto Flores de Bach Arcoiris por parte de la Licenciada Matilde Ferrer. Estableciéndose que las estrategias planteadas no cumplen con los objetivos que se tiene de promover el producto en el mercado. Por lo tanto se le pidió diseñar una nueva visión de ventas e impulso para el diseño ya establecido. Así mismo, es importante que establezca un enfoque inspirado en los consumidores en edades comprendidas entre 18 y 46 años.
En vista de que la estrategia de mercadeo no fue aprobada, la discusión acerca del presupuesto para pronta implementación del producto queda apuntada para la próxima reunión. Sin embargo, el presupuesto para realizar el proceso de Mantenimiento de la bomba de surtido de la planta eléctrica fue establecido. A pesar de esto, queda pendiente informar la fecha de la misma
Sin más a que hacer referencia, esta sesión se levanta a las 01:24 de la tarde del 1° de Marzo del día 2018. Los abajo firmantes informamos nuestra acta de acuerdo ante las decisiones y los acuerdos tomados durante el desarrollo de esta reunión.