Oficio
La comunicación a nivel organizacional debe ser realizada a través de documentos que cuenten con la formalidad que el asunto requiere. Es por esto que e implementan el uso de un oficio.
Los oficios marcan la diferencia entre una comunicación informal a una formal, debido a que posee una serie de pautas y elementos que le otorgan toda la seriedad que debe poseer. Es por esta razón que debes conocer que la conforman y cómo debe ser realizada.
Demostrar que dominas un formato óptimo y sabes darle un correcto uso es apreciado dentro de las organizaciones.
¿Qué es un Oficio?
Los oficios son documentos mediante los cuales se puede establecer una comunicación oficial, a través de ellos se hace llegar comunicados especiales. Estos son utilizados generalmente por los entes públicos y privados. Su fin está basado en informar o comunicar disposiciones, gestiones o notificaciones internas.
Las oficinas gubernamentales, las instituciones educativas (colegios, universidades…), embajadas, entre otros. Suelen disponer frecuentemente de los oficios para comunicar pautas al personal. De igual manera, es común que sean utilizadas también para felicitar o brindar agradecimientos.
Tipos de Oficio
Existen cuatro tipos principales de Oficio, los cuales son:
Oficio Simple
Los oficios de tipo simple son aquellos que se encuentran destinados a un solo individuo. Pudiendo ser éste jurídico o gubernamental.
Múltiple
En este caso, los oficios múltiples son aquellos cuales van dirigidos a varios destinatarios. Frecuentemente son utilizados para comunicados internos en una institución, facilitando el sistema de comunicación organizacional.
De Transcripción
Ofrecen información obtenida a partir de otro u otros oficios. Los documentos de este tipo son muy utilizados al momento de establecer una comunicación basada en una estructura jerárquica.
Cabe destacar que la información obtenida de otros oficios debe ser plasmada a través de citas textuales, las cuales deben ir enmarcadas en comillas.
De Petición
La intención de este tipo de documento es aplicar una comunicación en orden jerárquica pero invertida, es decir, de la base de la pirámide (los subordinados) a los superiores. Este tipo de Oficio es utilizado para solicitar pedir algo de manera oficial.
Partes de un Oficio
Las partes del oficio son las siguientes:
Oficio Membrete
La hoja principal debe poseer el nombre y logotipo de la institución que lo emite.
Nombre del Año
Generalmente las instituciones utilizan frases para expresar el año.
Fecha y Lugar
Estos datos generalmente son identificados en la zona superior derecha del documento. Es importante que todo oficio posea la fecha y lugar. Debido a que de esta manera se deja constancia de la fecha en que el documento se expide.
Asunto
El asunto informa el motivo de la comunicación oficial.
Número de Oficio
Los oficios organizacionales deben poseer un número debido a que de esta manera se organizan y distinguen de una forma apropiada. Generalmente está constituido por el número del oficio seguido por el año y finalmente las siglas de la organización que lo emite.
Oficina
De esta forma se distingue el departamento u oficina que lo emite.
Referencia
Esta sección es opcional. Es utilizada en los oficios que poseen citas textuales de otro oficio. Es común aplicarlo cuando se necesita hacer referencia a acuerdos o resoluciones establecidas anteriormente.
Destinatario
En esta sección se identifica la oficina, departamento o individuo a quien va dirigido el oficio.
Texto o Cuerpo
Esta sección es el cuerpo del oficio, en el se describe toda la información que se necesita plantear. Debe estar redactado con un lenguaje formal, poseer introducción y saludo, desarrollo y finalmente la despedida.
Sello Oficial
Todo documento oficial debe poseer obligatoriamente el sello húmedo estampado y legible. Sin esto carece de formalidad.
Lema de la Institución
Algunas organizaciones poseen leyendas o frases alusivas a su objetivo, es por esto que estas frases deben ir centradas y entre comillas.
Firma
Esta parte del oficio debe identificar el nombre y cargo de la persona que emite y remite el documento, además, su firma a mano.
Anexos de un Oficio
Esta sección es utilizada sólo en caso de ser necesaria. A través de ella se plasma la información relevante que amerita soporte físico.
Distribución
El objetivo de esta sección es la de mencionar apropiadamente a todos aquellos destinatarios a quién va dirigido el documento.
Ejemplo de un Oficio
A continuación conseguirás un ejemplo que te puede guiar para construir apropiadamente un Oficio.
Dirección de Salud
2015, Año de la Modernización
Lic. María Pérez
Directora de la Planta Productora Omega
Presente.
Oficio Número ADM/PT/0005/2015
Expediente número 0004 2015
Caracas, Venezuela, 23 de Abril del 2015
ASUNTO: Inspección a la Planta Productora Omega.
Por medio del presente me complace transmitirle mis más cordiales saludos. además de informarle que la Dirección de Salud ha programado una visita de inspección a su Planta Productora ubicada en el Número 340 de la avenida 1, en el Municipio Libertador, código postal 1000. Por lo que dicha visita se encuentra apuntada para el día 13 de Junio del año en curso, estando a cargo de los siguientes inspectores Aída González y Humberto Materan, los cuales se presentarán debidamente identificados.
Dicha inspección tiene como marco legal el Artículo 12 de la Ley de Salud de nuestro país y forma parte del seguimiento al Expediente 004-2015. Los inspectores están autorizados para la toma de muestras, así como la revisión de documentaciones. Es por esto que solicito respetuosamente, se le brinden todos los accesos y facilidades necesarias para que estos cumplan con sus actividades y su deber.
Así mismo, agradeciendo de antemano toda la cooperación de su persona, sin nada más que agregar, me despido, con todo mi respeto y consideración.
Atte.
_____________________
Licenciada Patricia Albornoz
Directora del Departamento de Inspección
“Nuestra obligación es la Salud”
c.c.p. Humberto Materan. Jefe de Inspectores
Dirección de Salud
Departamento de Inspección
Dirección: Avenida XXXX, XXXX, XXXX, Caracas, Venezuela.
Teléfonos: +582126780022 / +5841412234587